Visualizza wikitesto di Università degli Studi di Milano

L''''Università degli Studi di Milano''' — ''Unimi'', o «la Statale» — è l'università da cui la Sezione prende il nome, uno dei tre istituti i cui studenti internazionali ESN Milano Statale segue, insieme all'[[Università Vita-Salute San Raffaele]] e al [[Conservatorio di Musica "Giuseppe Verdi" di Milano|Conservatorio]]. Questa pagina dice quali uffici dell'Università la Sezione incontra, che cosa fanno per lei, quando li si contatta durante l'anno e come si prenota un'aula. Chi se ne occupa nel [[Consiglio Direttivo]] (Board) è indicato nel calendario; i compiti sono descritti nelle pagine dei ruoli.

== La Sezione e l'Università ==

* '''Gli studenti.''' Può diventare [[Associato Ordinario]] (o Socio Ordinario) chi partecipa a un programma di mobilità presso l'Università, chi vi è iscritto come studente internazionale a un qualsiasi corso di studio e chi partecipa a un programma di mobilità non studentesco, pagando la quota (art. 1 del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]). Fra le Sezioni milanesi, gli studenti della Statale sono di ESN Milano Statale (vedi [[ESN a Milano Unita]]).
* '''Il riconoscimento.''' La Sezione è un'associazione riconosciuta dall'Università ma indipendente da essa. È iscritta all''''Albo delle organizzazioni studentesche''' dell'Università: è l'iscrizione che le permette di partecipare al [[WG Cultura#Gli eventi finanziati dal bando|Bando finanziamenti]], uno per semestre, e di prenotare le aule. L'iscrizione, da rinnovare ogni due anni, e le condizioni che l'Università pone alla carica di Presidente le segue il [[Presidente]].
* '''L'Ufficio.''' La Sezione ha una stanza fissa nell'edificio dell'ufficio Erasmus, in via Santa Sofia 9 (vedi [[Ufficio]]).
* '''I contributi.''' L'Università non ha un accordo con cui versi un contributo fisso alla Sezione: ne finanzia le attività con il bando e, caso per caso, alcune spese, per esempio una parte dell'aperitivo dopo il Welcome Day del Welcome Desk (sotto).
* '''L'account d'ateneo.''' La Sezione ha un proprio indirizzo dell'Università, <code>esn@unimi.it</code>: è l'account con cui si accede ai moduli online dell'ateneo, come quello per le aule.

== Gli uffici e che cosa fanno per la Sezione ==

Le persone cambiano, gli uffici restano: si scrive alle caselle degli uffici.

* '''L'Ufficio Relazioni Internazionali''' (URI), con l''''Ufficio Mobilità Internazionale''' per gli studenti Erasmus — in Sezione «l'URI» o «l'ufficio Erasmus», in via Santa Sofia 9. Segue gli studenti Erasmus in arrivo e in partenza ed è l'ufficio con cui la Sezione lavora di più:
** inoltra agli studenti Erasmus in arrivo la '''lettera di benvenuto''' (''Welcome Letter'') della Sezione;
** fra giugno e luglio comunica gli '''arrivi previsti''', settimana per settimana, così che la Sezione possa fissare la data del suo Welcome Day;
** inoltra agli studenti tornati da una mobilità l''''invito agli eventi di recruiting''' della Sezione;
** può dare i '''gadget''' per il Welcome Day: li si chiede all'ufficio, che indica chi se ne occupa, almeno due settimane prima, con la data e il numero di partecipanti previsti;
** è invitato a salutare gli studenti al Welcome Day della Sezione, e a novembre invita la Sezione a parlare all'incontro per gli studenti in partenza, il '''''International Mobility Day''''', in Aula Magna.
* '''L'International Mobility Office – Incoming students''' (<code>incomingexchange@unimi.it</code>, via Santa Sofia 9): segue gli studenti di scambio in arrivo da fuori dell'Unione europea, qualche decina a semestre. Il giorno del Welcome Day della Sezione tiene, qualche ora prima, una breve presentazione dei suoi uffici, e chiede di coordinare con la Sezione data e orario.
* '''L'International Welcome Desk''' (<code>welcomedesk@unimi.it</code>, via Santa Sofia 9/1): segue gli '''studenti internazionali iscritti ai corsi di laurea''', che non sono studenti di scambio. Invia la lettera di benvenuto della Sezione insieme alla propria e, a fine ottobre, organizza in Aula Magna il suo Welcome Day, in cui la Sezione si presenta; dopo, la Sezione organizza un aperitivo o una cena per i partecipanti, a cui l'Università può contribuire. Il programma va mandato per tempo, perché il contributo dell'Università richiede autorizzazioni.
* '''Gli uffici delle aule''': l'ufficio prenotazioni della sede centrale (<code>caslodsettoria_a1@unimi.it</code>), che dice se un'aula è libera; quello di Città Studi (<code>csd@unimi.it</code>, via Golgi 19); l''''Ufficio logistico della sede centrale''', per i dettagli pratici una volta concessa l'aula; l''''Ufficio Eventi istituzionali''' (<code>manifestazioni@unimi.it</code>), che rilascia l'autorizzazione. Come si prenota: [[#Prenotare un'aula|Prenotare un'aula]].
* '''L'ufficio dell'alleanza 4EU+''', di cui l'Università fa parte: inoltra anch'esso le lettere di benvenuto.
* '''Il Prorettore all'internazionalizzazione''': il livello politico, a cui si scrive quando gli uffici non rispondono o una richiesta è bloccata. Per richieste eccezionali, come una sala di rappresentanza per un anniversario della Sezione, ci si rivolge al Rettore.

I rapporti istituzionali con gli uffici li tiene il [[Presidente]], il contatto di tutti i giorni — le lettere di benvenuto, le aule — il [[Segretario]]; l'invito agli eventi di recruiting lo dà il [[Vice Presidente]].

== Il calendario dei contatti ==

La colonna «Chi» descrive la prassi attuale, non una regola: ogni Board si organizza come preferisce. Ai Welcome Day organizzati dalle università la Sezione la presenta di solito il [[Presidente]], ma più rappresentanti della Sezione ci sono, meglio è.

{| class="wikitable"
! Quando !! Con chi !! Che cosa !! Chi
|-
| gennaio || URI || la lettera di benvenuto del secondo semestre; la data del Welcome Day di febbraio || [[Segretario]]
|-
| gennaio–febbraio || uffici delle aule || le aule per l'evento di recruiting di primavera || [[Segretario]]
|-
| ogni semestre (marzo, settembre) || — || la domanda per il [[WG Cultura#Gli eventi finanziati dal bando|Bando finanziamenti]] || [[Presidente]]
|-
| ogni sei mesi || URI || un incontro per fare il punto sul semestre e programmare il successivo (consigliato) || [[Presidente]]
|-
| giugno || URI || il bando del concorso ''Il Tuo Erasmus con ESN'' di [[ESN Italia]], da diffondere || [[Presidente]]
|-
| fine giugno – inizio luglio || URI, International Mobility Office || gli arrivi previsti || [[Segretario]]
|-
| fine giugno – inizio luglio || URI, International Mobility Office || l'invito al Welcome Day della Sezione || —
|-
| luglio || uffici delle aule || la prenotazione dell'aula del Welcome Day || [[Segretario]]
|-
| luglio || Welcome Desk || il Welcome Day del Welcome Desk || —
|-
| entro la seconda metà di luglio || tutti gli uffici || una breve lettera di pre-benvenuto, prima della chiusura estiva || [[Segretario]]
|-
| agosto || URI || i gadget per il Welcome Day, almeno due settimane prima || [[Segretario]]
|-
| ultima settimana di agosto || tutti gli uffici || la lettera di benvenuto completa || [[Segretario]]
|-
| prima degli eventi di recruiting (inizio settembre) || URI || l'invito agli eventi di recruiting per gli studenti tornati da una mobilità || [[Vice Presidente]]
|-
| metà settembre || URI || il [[Eventi di ESN Milano Statale#Altri appuntamenti ricorrenti|Welcome Day]] della Sezione, con l'URI invitato a salutare || —
|-
| fine ottobre || Welcome Desk || il suo Welcome Day per gli studenti internazionali dei corsi di laurea, in cui si presenta la Sezione, poi l'aperitivo della Sezione || [[Presidente]]
|-
| novembre || URI || l'International Mobility Day per gli studenti in partenza || —
|-
| ogni due anni || — || il rinnovo dell'iscrizione all'Albo delle organizzazioni studentesche || [[Presidente]]
|}

== Prenotare un'aula ==

L'Università concede gratuitamente le sue aule alla Sezione, con un'autorizzazione del Rettore, per le Assemblee, il Welcome Day, gli eventi di recruiting e le presentazioni. Le prenota il [[Segretario]], a nome della Sezione; gli altri membri del Board chiedono a lui.

=== Prerequisiti ===

* L'accesso all'account d'ateneo della Sezione, <code>esn@unimi.it</code>.
* Il programma dell'evento.
* Il documento d'identità e la firma del legale rappresentante, cioè del [[Presidente]].

=== Procedura ===

# '''Compila il modulo online''' «Eventi – Richiesta concessione spazi di rappresentanza» su ''elixForms'' (<code>elixforms.unimi.it</code>), entrando con <code>esn@unimi.it</code>. Il modulo chiede il programma dell'evento e il documento d'identità del legale rappresentante, e produce una richiesta in PDF che '''il legale rappresentante firma'''. Lo stesso modulo vale per le aule ordinarie e per le sale di rappresentanza.
# '''Scrivi all'ufficio prenotazioni''' (<code>caslodsettoria_a1@unimi.it</code>, con in copia <code>manifestazioni@unimi.it</code>): evento, data, orario e numero di partecipanti previsti, con in allegato la richiesta firmata e il programma. Per un'aula a Città Studi scrivi a <code>csd@unimi.it</code>.
# L'ufficio propone aule e date: '''bloccane una subito''', perché la disponibilità cambia in fretta.
# L'autorizzazione arriva dall'Ufficio Eventi istituzionali, come '''autorizzazione del Rettore a titolo gratuito''', e indica l'ufficio logistico a cui rivolgersi per i dettagli pratici.

=== Errori comuni ===

* '''Cercare un'aula grande durante il semestre.''' Fra lezioni ed esami le aule della sede centrale sono piene: per il Welcome Day d'autunno le date libere sono di solito a metà settembre, prima delle lezioni, e vanno chieste a luglio. L'aula usata di solito per il Welcome Day è la 208 di via Festa del Perdono 7.
* '''Dimenticare i costi del fine settimana.''' Di sabato l'apertura e la chiusura dell'edificio richiedono gli straordinari del personale, a carico dell'organizzatore, salvo che l'edificio sia già aperto per la didattica; la domenica l'Università è chiusa.
* '''Trattare una sala di rappresentanza come un'aula.''' Le sale di prestigio, come la Sala Napoleonica di via Sant'Antonio 12, passano dal Rettorato e dalla Direzione Comunicazione ed Eventi Istituzionali, che non ha fondi per gli eventi delle associazioni studentesche: per quelli c'è il bando.

== Riferimenti ==

* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, art. 1, testo del 15 maggio 2026 approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2026-10-03}}
* [[Presidente]] · [[Segretario]] · [[Ufficio]] · [[WG Cultura#Gli eventi finanziati dal bando|Bando finanziamenti]] · [[Università Vita-Salute San Raffaele]] · [[Conservatorio di Musica "Giuseppe Verdi" di Milano]]

{{Ultimo aggiornamento|2026-10-17}}
[[Categoria:ESN Milano Statale]]