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Nuova pagina

Gli eventi sono il modo principale in cui [[ESN Milano Statale]] accoglie gli studenti internazionali: aperitivi e serate, visite ai musei, city tour, tandem linguistici, tornei sportivi, viaggi. Questa pagina descrive quali eventi organizza la Sezione, chi li organizza, quali sono i suoi eventi di punta e, nella sezione [[#Come si organizza un evento|Come si organizza un evento]], i passi per organizzarne uno, dall'idea al rimborso del Referente.

In ogni momento, per qualsiasi dubbio, si può chiedere aiuto al [[Consiglio Direttivo]] (Board), al proprio Mentor o al Referente del proprio [[Working Group]].

== Che eventi organizza la Sezione ==

Ogni tipo di evento fa capo a un [[Working Group]] (WG), che lo organizza nel proprio ambito:

* il '''WG Cultura''': city tour, visite ad archivi e a mostre, per far conoscere Milano;
* il '''WG Sport''': la ''Sport Night'' e gli altri eventi sportivi, compresi quelli di sensibilizzazione sulla salute;
* il '''WG Eventi''': le ''Bar Night'' nei locali convenzionati, le serate a tema e i tandem linguistici;
* il '''WG Viaggi''': viaggi e gite, in giornata o di più giorni.

Numero e temi dei WG li sceglie il Consiglio Direttivo a ogni mandato: l'elenco aggiornato è in [[Working Group]]. Il calendario degli eventi è su [[Moon]], con un calendario per ogni WG.

=== Eventi formali e informali ===

L'evento '''formale''' segue tutti i passi descritti sotto, viene promosso sui social e, se rientra in una delle [[Cause di ESN]], si registra su [[ESN Activities]]. L'evento '''informale''' non passa da [[Gomry]] e si diffonde con un semplice messaggio su WhatsApp: è una pratica da limitare.

Gli eventi ordinari si gestiscono su [[Gomry]]. Gli eventi '''molto costosi''' — l'[[Incontro Culturale Erasmus]] (ICE), i [[ESN Italia#National Erasmus Games|National Erasmus Games]] (NEG), il Napoli Spring Break (NSB), i viaggi di più giorni organizzati dalla Sezione — non passano da Gomry: si pagano con bonifico e spesso si gestiscono su [[Jupiter]].

=== Chi organizza un evento ===

Ogni evento ha un '''Referente''' (il ''Responsabile Attività'' del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]): è la persona a cui la Sezione e gli studenti Erasmus si rivolgono per informazioni sull'evento e sulla sua organizzazione. Lo designa il [[Referente di un Working Group|Referente del WG]], che ogni mese raccoglie con il gruppo le idee per gli eventi del mese successivo e individua chi se ne fa carico.

Il Referente dell'evento:

* ne cura l'organizzazione e lo svolgimento ed è il contatto della Sezione con i terzi, per esempio il locale;
* se l'evento non è gratuito, presenta al [[Presidente]] e al [[Tesoriere]] il piano finanziario preventivo e quello consuntivo;
* gestisce le iscrizioni insieme al [[Segretario]], al Tesoriere e al Referente del WG;
* scrive il report dell'evento e lo condivide con i volontari;
* avvisa per tempo il Board se non può portare avanti l'evento;
* si presenta puntuale al punto d'incontro, o trova con urgenza un sostituto.

Nei '''viaggi''' il Referente del viaggio è un Referente dell'evento a tutti gli effetti; gli accompagnatori li designa il Board o il Referente del WG.

== Eventi di punta ==

Gli eventi caratteristici della Sezione, che la Sezione organizza da anni e che la distinguono. Ciascuno ha una pagina propria.

* '''[[Crazy Countdown]]''' — il capodanno anticipato per gli studenti Erasmus, organizzato con ESN Politecnico Milano a dicembre.
* '''[[Sport Day]]''' — la giornata di sport in memoria di un volontario della Sezione, fra fine febbraio e marzo.
* '''Il compleanno della Sezione''' — si festeggia negli anni «tondi»; il 30º è stato nell'ottobre 2024 (vedi [[ESN Milano Statale#Il compleanno|ESN Milano Statale]]).

=== Altri appuntamenti ricorrenti ===

Non sono considerati eventi di punta, ma tornano ogni anno nel calendario della Sezione:

* i '''Welcome Day''' all'inizio di ogni semestre, per gli studenti internazionali dell'Università degli Studi di Milano, dell'Università Vita-Salute San Raffaele e del Conservatorio;
* gli '''eventi di recruiting''' per i nuovi volontari, di solito due per semestre, prima del Welcome Day, così che chi entra possa vivere le settimane di benvenuto con la Sezione (un tempo si chiamavano ''Welcome Back'');
* una serata sociale settimanale;
* le visite di '''Erasmus in Schools''';
* gli appuntamenti di formazione e del Network (vedi [[Formazione]] ed [[ESN Italia]]).

Gli eventi organizzati con le altre Sezioni milanesi sono descritti in [[ESN a Milano Unita]].

== Come si organizza un evento ==

I passi che seguono valgono per un evento formale. Gli eventi su Jupiter seguono [[Jupiter#Creare un evento|la procedura di Jupiter]]; la registrazione di un evento legato a una Causa, quella di [[ESN Activities#Caricare un evento|ESN Activities]].

=== Prerequisiti ===

* Un '''Referente dell'evento''', designato dal Referente del WG (vedi [[#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]).
* '''Prima dell'evento''': il '''budget''' — così lo si chiama in Sezione, ma è un bilancio preventivo, cioè il piano di costi e ricavi —, il modulo Google «Prepara l'evento», i testi per la promozione.
* '''Dopo l'evento''': il '''report''' e, se spetta, la richiesta di '''rimborso'''.
* '''Per ogni evento''': l'informativa sulla privacy (Modulo 3) con la richiesta di consenso a foto e video (vedi [[#Privacy|Privacy]]).

I modelli del budget, del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, Budget & Modulo Richiesta Rimborsi».

=== Procedura ===

==== Prima dell'evento ====

# '''Trova il locale e contattalo.''' Accordati su data e luogo, numero di persone (confrontati con il Referente del WG su quanti potrebbero partecipare), accordo sul prezzo (''deal'') ed eventuali gratuità. Controlla nel Drive del WG se c'è il report di un evento simile o tenuto nello stesso locale: aiuta a evitare problemi già capitati.
# '''Prepara il budget''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:
#: fee = (n. partecipanti + n. Referenti) × deal ÷ n. partecipanti + ''b''
#: dove ''b'' è un piccolo margine facoltativo per la Sezione, anche 0. Per esempio, con 20 partecipanti e 2 Referenti ciascun partecipante paga il deal più un decimo — (20 + 2) ÷ 20 = 1,1 volte il deal — più ''b''. Gomry aggiunge poi la propria commissione (vedi [[Gomry#Commissioni|Gomry]]), quindi i partecipanti pagano un po' di più.
# '''Manda il budget al [[Tesoriere]]''' a <code>tesoriere@esnmilanostatale.it</code>, con oggetto «BUDGET: EVENTO XXX», al più tardi il giorno prima del modulo Google, così da concordare metodo di pagamento e fee. Prima informati su come il locale vuole essere pagato:
#* '''bonifico''' prima o dopo l'evento, il metodo da preferire: comunica al Tesoriere le scadenze del locale;
#* '''di persona''': avvisa per tempo se serve il Tesoriere sul posto; se non può esserci, fa un bonifico al Referente, che paga il giorno dell'evento. L'anticipo da parte del Referente, con rimborso successivo, è l'ultima risorsa.
#: A pagamento avvenuto, manda al Tesoriere la foto dello scontrino e conserva l'originale per consegnarglielo. Se i costi possono essere coperti da un bando, dillo al Tesoriere: in quel caso serve la '''fattura''' del locale.
# '''Compila il modulo Google «Prepara l'evento»''' con tutti i dettagli e avvisa chi crea gli eventi su [[Gomry]] o un membro del Board. Per le scadenze vedi la tabella qui sotto; per i testi, [[#Testi dell'evento|Testi dell'evento]].
# '''Diffondi l'evento.''' Quando l'evento è creato e il Board o il [[Communication Manager]] ha approvato testi e tempi, pubblica il messaggio nel gruppo WhatsApp con gli studenti Erasmus e internazionali; un membro del Board lo ripubblica nel gruppo «EVENTS | ESN MILANO STATALE», perché nel gruppo generale «ERASMUS STUDENTS» non vada perso. Pubblica anche nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry fino alla chiusura delle iscrizioni e viene pubblicato sul profilo Instagram della Sezione.
# '''Segui le iscrizioni''' insieme al Referente del WG o al Board, e gestisci con loro gli eventuali problemi.

==== Scadenze ====

{| class="wikitable"
! !! Pubblicazione su Gomry !! Invio del modulo Google !! Invio del budget
|-
| Evento gratuito || 5 giorni prima || 7 giorni prima || —
|-
| Evento a pagamento || 7 giorni prima || 9 giorni prima || il giorno prima del modulo Google
|-
| Viaggio con biglietti nominativi || 14 giorni prima || 15 giorni prima || il giorno prima del modulo Google
|}

Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, l'evento va pubblicato '''almeno due settimane prima''', e su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.

==== Testi dell'evento ====

Per i messaggi nel gruppo WhatsApp degli eventi con gli studenti Erasmus valgono alcune indicazioni, da seguire come linee guida più che come regole rigide:

* un tono '''informale''', con un saluto inclusivo («hi everyone», «hey folks»);
* '''pochi dettagli''': quote, luogo, orari e programma stanno nella descrizione principale, su Gomry; il messaggio dice cosa, quando e come iscriversi o chiedere informazioni;
* '''sempre il collegamento all'iscrizione su Gomry''';
* '''brevità''': meglio evitare messaggi lunghi o da ufficio stampa;
* '''niente spam''': se qualcuno ha appena pubblicato un evento, conviene aspettare qualche ora;
* in fondo, '''nomi e numeri di telefono dei Referenti''' dell'evento.

==== Durante l'evento ====

* Il Referente è responsabile della buona riuscita dell'evento e, se qualcosa va storto, avvisa subito il Board.
* Registra i partecipanti con il '''check-in''' di Gomry, dal browser del telefono: i passi sono in [[Gomry#Check-in|Gomry]].

==== Dopo l'evento ====

# '''Manda il report''': compila il modello (fanne una copia) e invialo a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> entro due settimane dalla fine dell'evento. I Referenti dei WG caricano poi i report dei propri eventi nel Drive.
# '''Registra l'evento su [[ESN Activities]]''', se rientra in una delle [[Cause di ESN]].
# '''Chiedi il rimborso''', se ti spetta (sezione seguente).

==== Rimborso ====

I rimborsi seguono una delibera annuale dei Soci. Quella del 2026, approvata il 20 aprile 2026, prevede:

* '''A chi''': al Referente dell'evento — chi organizza un evento della Sezione, o il delegato a un evento di rappresentanza nazionale o internazionale — già dal primo evento, qualunque sia il numero di partecipanti. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote dei primi due delegati; un terzo, a discrezione del Board.
* '''Cosa''': l'intera quota di partecipazione; il trasporto per gli eventi locali; il trasporto per gli eventi nazionali o internazionali, entro il tetto fissato dalla delibera; i servizi e i materiali acquistati per l'Associazione. Quello che non è coperto è indicato nella call per i Referenti.
* '''Come''':
*# paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria;
*# porta a termine l'evento, problemi compresi;
*# manda il report in PDF '''entro 20 giorni''' dall'evento alla mailing list dei volontari;
*# scrivi a <code>board@esnmilanostatale.it</code> con oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)», allegando il modulo di richiesta e gli scontrini;
*# la Tesoreria paga con bonifico '''entro 30 giorni''' dalla richiesta.
* Il Board, e in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari.

=== Prevenire i rischi ===

==== Privacy ====

* '''Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti''' a un evento, anche quando sembra utile: qualcuno potrebbe non volere che si sappia dove si trova. Per avvisare tutti, crea un gruppo WhatsApp o, meglio, manda un'email a tutti in copia nascosta.
* Nei gruppi WhatsApp si entra '''con il link''': non si aggiungono i numeri senza consenso.
* Ogni evento ha il '''Modulo 3''' con la richiesta di consenso a foto e video, e un avviso visibile che permette di rifiutare; chi ha rifiutato le foto riceve un braccialetto o un segno simile.
* Le allergie si chiedono solo se strettamente necessario, e nomi e allergie dei partecipanti '''non si passano''' ai locali esterni.
* Le foto si conservano al massimo un anno; i dati dei partecipanti a un viaggio si cancellano 30 giorni dopo il viaggio.

==== Emergenze ====

È necessario conoscere il contatto di emergenza di ogni partecipante: il modo migliore è chiederlo a ciascuno al momento del pagamento della quota. In caso di emergenza:

# avvisa il contatto di emergenza;
# chiama l'ambulanza;
# avvisa il [[Presidente]] della Sezione o, se non è raggiungibile, un altro membro del Board.

Il primo soccorso da parte di un volontario è raccomandato solo se si hanno le competenze.

=== Errori comuni ===

* '''Dimenticare il rimborso dei Referenti nella fee''': va calcolato fin dal budget, con la formula sopra.
* '''Anticipare i soldi di tasca propria''': è l'ultima risorsa; prima si concorda con il Tesoriere un bonifico.
* '''Pubblicare in ritardo''': le scadenze della tabella valgono anche per il modulo Google e il budget, non solo per Gomry.
* '''Troppi eventi informali''': sono una pratica da limitare; l'evento formale passa da Gomry.

== Riferimenti ==

* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 19–21, testo del 15 maggio 2026 approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2026-10-03}}
* {{Fonte|Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026|2026-10-02}}
* [[Working Group]] · [[Referente di un Working Group]] · [[Gomry]] · [[Jupiter]] · [[ESN Activities]] · [[Moon]] · [[Tesoriere]] · [[Crazy Countdown]] · [[Sport Day]]

{{Ultimo aggiornamento|2026-10-08}}
[[Categoria:Eventi]]

Eventi di ESN Milano Statale - Cronologia

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