Eventi di ESN Milano Statale: differenze tra le versioni

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* gli appuntamenti di formazione e del Network (vedi [[Formazione]] ed [[ESN Italia]]).

Gli eventi organizzati con le altre Sezioni milanesi sono descritti in [[ESN a Milano Unita]].

Hanno una pagina propria anche questi format ricorrenti (vedi [[#I format degli eventi|I format degli eventi]]):

* del [[WG Cultura]]: la [[Milan City Walk]], la [[Monumentale Walk]] e gli [[Eventi alla Scala]];

* del [[WG Eventi]]: la [[Board Games Night]], il [[Guess the Song]], il [[Language Tandem]], la [[Mixology Class]] e lo [[Speed Friending Aperitivo]];

* del WG Sport: il [[Beach Volley]], la [[Climbing Session]], la [[Nike Run]] e il [[Padel]];

* del WG Viaggi: il [[Como Trip]], il [[Monza Trip]], il [[Turin Trip]] e il [[Verona Trip]];

* organizzato all'interno di un WG: il [[Recup]], con l'associazione omonima.

Gli eventi organizzati con le altre Sezioni milanesi sono descritti in [[ESN Milano Unita]].

== Come si organizza un evento ==

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* '''Per ogni evento''': l'informativa sulla privacy (Modulo 3) con la richiesta di consenso a foto e video (vedi [[#Privacy|Privacy]]).

I modelli del bilancio preventivo («Template ~~Budget~~ - crea una copia»), del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, ~~Budget~~ & Modulo Richiesta Rimborsi».

I modelli del bilancio preventivo («Template Bilancio preventivo - crea una copia»), del [https://drive.google.com/file/d/1ZJRamnQmP0kecxbvToVjFLfMKdT7vrv0/view report] e della [https://drive.google.com/file/d/18LTgtsLyCPjNYDHUTmpbwwuRqu4QxQEv/view richiesta di rimborso] sono nel Drive della Sezione, cartella [https://drive.google.com/drive/folders/130cad1C9BAWF8b0ITmtsFwqRYFAFk1kK «5. Template Report, Bilancio preventivo & Modulo Richiesta Rimborsi»].

=== Procedura ===

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# '''Trova il locale e contattalo.''' Accordati su data e luogo, numero di persone (confrontati con il Referente del WG su quanti potrebbero partecipare), accordo sul prezzo (''deal'') ed eventuali gratuità. Controlla nel Drive del WG se c'è il report di un evento simile o tenuto nello stesso locale: aiuta a evitare problemi già capitati.

# '''Prepara il bilancio preventivo''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:

# '''Prepara il [https://drive.google.com/file/d/1aq_g0FODC7rzgpJ_X74gr3PmLs_htGP-mq3JwjFOtWI/view bilancio preventivo]''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:

#: fee = (n. partecipanti + n. Referenti) × deal ÷ n. partecipanti + ''b''

#: dove ''b'' è un piccolo margine facoltativo per la Sezione, anche 0. Per esempio, con 20 partecipanti e 2 Referenti ciascun partecipante paga il deal più un decimo — (20 + 2) ÷ 20 = 1,1 volte il deal — più ''b''. Gomry aggiunge poi la propria commissione (vedi [[Gomry#Commissioni|Gomry]]), quindi i partecipanti pagano un po' di più.

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# '''Compila il modulo Google «Prepara l'evento»''' con tutti i dettagli e avvisa il Referente del WG o un membro del Board: il Referente del WG usa le risposte come base per creare l'evento su [[Gomry]] e, prima di pubblicarlo, ne verifica le impostazioni con i [[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|controlli prima della pubblicazione]]. Per le scadenze vedi [[#Scadenze|Scadenze]]; per i testi, [[#Testi dell'evento|Testi dell'evento]].

# '''Prepara il messaggio WhatsApp''', con il collegamento a Gomry e la grafica, e mandalo al [[Communication Manager]] (CM): il CM lo controlla, lo corregge se serve e decide '''data e ora della pubblicazione'''. Il prezzo che si indica è il '''prezzo base''', senza le commissioni di Gomry.

# '''La pubblicazione.''' Il CM manda la programmazione dei messaggi WhatsApp. All'ora stabilita il Referente del WG manda il messaggio nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci, «EVENTS | ESN MILANO STATALE» (vedi [[~~Canali di Comunicazione~~#WhatsApp~~|Canali di Comunicazione~~]]); se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il CM, senza scegliere da solo un'altra ora. Tu, come Referente dell'evento, pubblichi nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry, la ''Event Board'', fino alla chiusura delle iscrizioni e compare anche sul profilo Instagram della Sezione, che gestisce il CM.

# '''La pubblicazione.''' Il CM manda la programmazione dei messaggi WhatsApp. All'ora stabilita il Referente del WG manda il messaggio nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci, «EVENTS | ESN MILANO STATALE» (vedi [[Gruppi WhatsApp#La community degli studenti Erasmus|Gruppi WhatsApp]]); se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il CM, senza scegliere da solo un'altra ora. Tu, come Referente dell'evento, pubblichi nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry, la ''Event Board'', fino alla chiusura delle iscrizioni e compare anche sul profilo Instagram della Sezione, che gestisce il CM.

# '''Apri e segui le iscrizioni''' insieme al Referente del WG: su Gomry si aprono all'ora di pubblicazione stabilita dal CM; controllate insieme che si aprano davvero e seguitene l'andamento (vedi [[Gomry#Aprire e seguire le iscrizioni|Gomry]]). Con lui o con il Board gestisci gli eventuali problemi. I biglietti '''non si cedono''' fra partecipanti: chi non può più venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è (vedi [[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|Gomry]]).

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Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, oltre a pubblicare l'evento almeno due settimane prima, su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.

Alle scadenze si possono fare '''eccezioni''', ma devono restare eccezioni: per esempio quando un teatro offre i posti per uno spettacolo con poco preavviso, e prima l'occasione non c'era (vedi [[Eventi alla Scala]]). Anche in quel caso un evento a pagamento si crea su Gomry solo dopo che il Tesoriere ha approvato il bilancio preventivo.

==== Testi dell'evento ====

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* Il Referente è responsabile della buona riuscita dell'evento e, se qualcosa va storto, avvisa subito il Board.

* Registra i partecipanti con il '''check-in''' di Gomry, dal browser del telefono: i passi sono in [[Gomry#Check-in|Gomry]].

* Agli '''eventi gratuiti nei luoghi pubblici''' — una walk, un parco, un mercato — di solito c'è '''tolleranza''' verso chi si unisce al gruppo senza essersi iscritto.

==== Dopo l'evento ====

# '''Manda il report''': compila il modello (fanne una copia) e invialo in PDF a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> '''entro 20 giorni''' dall'evento, lo stesso termine del [[#Rimborso|rimborso]]. Il Referente del WG si assicura poi che sia archiviato. Per un'edizione di un evento ricorrente, il report può riportare '''solo cosa è cambiato''' rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è. Il report serve anche ad aggiornare quella pagina (vedi [[#I format degli eventi|I format degli eventi]]).

# '''Manda il report''': compila il [https://drive.google.com/file/d/1ZJRamnQmP0kecxbvToVjFLfMKdT7vrv0/view modello] (fanne una copia) e invialo in PDF a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> '''entro 20 giorni''' dall'evento, lo stesso termine del [[#Rimborso|rimborso]]. Il Referente del WG si assicura poi che sia archiviato. Per un'edizione di un evento ricorrente, il report può riportare '''solo cosa è cambiato''' rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è. Il report serve anche ad aggiornare quella pagina (vedi [[#I format degli eventi|I format degli eventi]]).

# '''Chiedi il rimborso''', se ti spetta (sezione seguente).

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==== Rimborso ====

~~I rimborsi seguono una delibera annuale dei Soci. Quella del 2026, approvata il 20 aprile 2026, prevede:~~

Il Referente dell'evento ha diritto al rimborso della quota di partecipazione e, nei limiti della delibera annuale dei Soci sui rimborsi, di trasporti, servizi e materiali. In breve: manda il report in PDF '''entro 20 giorni''' dall'evento, poi scrivi a <code>board@esnmilanostatale.it</code> allegando il modulo di richiesta e i giustificativi. Chi ne ha diritto, che cosa si rimborsa e tutti i passaggi: [[Rimborsi]].

* '''A chi''': al Referente dell'evento ~~— chi organizza un evento~~ della ~~Sezione, o il delegato a un evento~~ di ~~rappresentanza nazionale o internazionale — già dal primo evento~~, ~~qualunque sia il numero di partecipanti. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote~~ dei ~~primi due delegati; un terzo~~, ~~a discrezione del Board.~~

* '''Cosa''': l'intera quota di ~~partecipazione; il trasporto per gli eventi locali; il trasporto per gli eventi nazionali o internazionali~~, ~~entro il tetto fissato dalla delibera; i~~ servizi e i materiali ~~acquistati per l'Associazione~~. ~~Quello che non è coperto è indicato nella call per i Referenti.~~

* '''Come''':

*# paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria;

*# porta a termine l'evento, problemi compresi;

*# manda il report in PDF '''entro 20 giorni''' dall'evento ~~alla mailing list dei volontari;~~

*# scrivi a <code>board@esnmilanostatale.it</code> ~~con oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)»,~~ allegando il modulo di richiesta e ~~gli scontrini;~~

*# la Tesoreria paga con bonifico '''entro 30 giorni''' dalla richiesta.

* Il Board, e ~~in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari~~.

=== Prevenire i rischi ===

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== Riferimenti ==

* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 19–21, testo ~~del 15 maggio 2026~~ approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2026-10-03}}

* {{Fonte|1=[https://drive.google.com/file/d/1PVWr29Fof2aOGmQZjekn7Xv2w1NFqta2/view Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS], artt. 13, 15, 19–21, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2=2026-10-03}}

* {{Fonte|Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026|2026-10-02}}

* {{Fonte|1=[https://drive.google.com/file/d/1TCd9FkNfQunWoVQYFE8Z4BXveeHxzGFL/view Delibera rimborsi 2026], approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026|2=2026-10-02}}

* [[Working Group]] · [[Referente di un Working Group]] · [[Communication Manager]] · [[Tesoriere]] · [[Referente Impatto Sociale]] · [[Il percorso di un Associato]] · [[Gomry]] · [[Jupiter]] · [[ESN Activities]] · [[Moon]] · [[Crazy Countdown]] · [[Sport Day]]

[[Categoria:Eventi]]

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 * gli appuntamenti di formazione e del Network (vedi [[Formazione]] ed [[ESN Italia]]).
-Gli eventi organizzati con le altre Sezioni milanesi sono descritti in [[ESN a Milano Unita]].
+Hanno una pagina propria anche questi format ricorrenti (vedi [[#I format degli eventi|I format degli eventi]]):
+* del [[WG Cultura]]: la [[Milan City Walk]], la [[Monumentale Walk]] e gli [[Eventi alla Scala]];
+* del [[WG Eventi]]: la [[Board Games Night]], il [[Guess the Song]], il [[Language Tandem]], la [[Mixology Class]] e lo [[Speed Friending Aperitivo]];
+* del WG Sport: il [[Beach Volley]], la [[Climbing Session]], la [[Nike Run]] e il [[Padel]];
+* del WG Viaggi: il [[Como Trip]], il [[Monza Trip]], il [[Turin Trip]] e il [[Verona Trip]];
+* organizzato all'interno di un WG: il [[Recup]], con l'associazione omonima.
+Gli eventi organizzati con le altre Sezioni milanesi sono descritti in [[ESN Milano Unita]].
 == Come si organizza un evento ==
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 * '''Per ogni evento''': l'informativa sulla privacy (Modulo 3) con la richiesta di consenso a foto e video (vedi [[#Privacy|Privacy]]).
-I modelli del bilancio preventivo («Template Budget - crea una copia»), del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, Budget & Modulo Richiesta Rimborsi».
+I modelli del bilancio preventivo («Template Bilancio preventivo - crea una copia»), del [https://drive.google.com/file/d/1ZJRamnQmP0kecxbvToVjFLfMKdT7vrv0/view report] e della [https://drive.google.com/file/d/18LTgtsLyCPjNYDHUTmpbwwuRqu4QxQEv/view richiesta di rimborso] sono nel Drive della Sezione, cartella [https://drive.google.com/drive/folders/130cad1C9BAWF8b0ITmtsFwqRYFAFk1kK «5. Template Report, Bilancio preventivo & Modulo Richiesta Rimborsi»].
 === Procedura ===
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 # '''Trova il locale e contattalo.''' Accordati su data e luogo, numero di persone (confrontati con il Referente del WG su quanti potrebbero partecipare), accordo sul prezzo (''deal'') ed eventuali gratuità. Controlla nel Drive del WG se c'è il report di un evento simile o tenuto nello stesso locale: aiuta a evitare problemi già capitati.
-# '''Prepara il bilancio preventivo''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:
+# '''Prepara il [https://drive.google.com/file/d/1aq_g0FODC7rzgpJ_X74gr3PmLs_htGP-mq3JwjFOtWI/view bilancio preventivo]''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:
 #: fee = (n. partecipanti + n. Referenti) × deal ÷ n. partecipanti + ''b''
 #: dove ''b'' è un piccolo margine facoltativo per la Sezione, anche 0. Per esempio, con 20 partecipanti e 2 Referenti ciascun partecipante paga il deal più un decimo — (20 + 2) ÷ 20 = 1,1 volte il deal — più ''b''. Gomry aggiunge poi la propria commissione (vedi [[Gomry#Commissioni|Gomry]]), quindi i partecipanti pagano un po' di più.
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 # '''Compila il modulo Google «Prepara l'evento»''' con tutti i dettagli e avvisa il Referente del WG o un membro del Board: il Referente del WG usa le risposte come base per creare l'evento su [[Gomry]] e, prima di pubblicarlo, ne verifica le impostazioni con i [[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|controlli prima della pubblicazione]]. Per le scadenze vedi [[#Scadenze|Scadenze]]; per i testi, [[#Testi dell'evento|Testi dell'evento]].
 # '''Prepara il messaggio WhatsApp''', con il collegamento a Gomry e la grafica, e mandalo al [[Communication Manager]] (CM): il CM lo controlla, lo corregge se serve e decide '''data e ora della pubblicazione'''. Il prezzo che si indica è il '''prezzo base''', senza le commissioni di Gomry.
-# '''La pubblicazione.''' Il CM manda la programmazione dei messaggi WhatsApp. All'ora stabilita il Referente del WG manda il messaggio nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci, «EVENTS | ESN MILANO STATALE» (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]); se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il CM, senza scegliere da solo un'altra ora. Tu, come Referente dell'evento, pubblichi nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry, la ''Event Board'', fino alla chiusura delle iscrizioni e compare anche sul profilo Instagram della Sezione, che gestisce il CM.
+# '''La pubblicazione.''' Il CM manda la programmazione dei messaggi WhatsApp. All'ora stabilita il Referente del WG manda il messaggio nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci, «EVENTS | ESN MILANO STATALE» (vedi [[Gruppi WhatsApp#La community degli studenti Erasmus|Gruppi WhatsApp]]); se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il CM, senza scegliere da solo un'altra ora. Tu, come Referente dell'evento, pubblichi nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry, la ''Event Board'', fino alla chiusura delle iscrizioni e compare anche sul profilo Instagram della Sezione, che gestisce il CM.
 # '''Apri e segui le iscrizioni''' insieme al Referente del WG: su Gomry si aprono all'ora di pubblicazione stabilita dal CM; controllate insieme che si aprano davvero e seguitene l'andamento (vedi [[Gomry#Aprire e seguire le iscrizioni|Gomry]]). Con lui o con il Board gestisci gli eventuali problemi. I biglietti '''non si cedono''' fra partecipanti: chi non può più venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è (vedi [[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|Gomry]]).
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 Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, oltre a pubblicare l'evento almeno due settimane prima, su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.
+Alle scadenze si possono fare '''eccezioni''', ma devono restare eccezioni: per esempio quando un teatro offre i posti per uno spettacolo con poco preavviso, e prima l'occasione non c'era (vedi [[Eventi alla Scala]]). Anche in quel caso un evento a pagamento si crea su Gomry solo dopo che il Tesoriere ha approvato il bilancio preventivo.
 ==== Testi dell'evento ====
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 * Il Referente è responsabile della buona riuscita dell'evento e, se qualcosa va storto, avvisa subito il Board.
 * Registra i partecipanti con il '''check-in''' di Gomry, dal browser del telefono: i passi sono in [[Gomry#Check-in|Gomry]].
+* Agli '''eventi gratuiti nei luoghi pubblici''' — una walk, un parco, un mercato — di solito c'è '''tolleranza''' verso chi si unisce al gruppo senza essersi iscritto.
 ==== Dopo l'evento ====
-# '''Manda il report''': compila il modello (fanne una copia) e invialo in PDF a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> '''entro 20 giorni''' dall'evento, lo stesso termine del [[#Rimborso|rimborso]]. Il Referente del WG si assicura poi che sia archiviato. Per un'edizione di un evento ricorrente, il report può riportare '''solo cosa è cambiato''' rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è. Il report serve anche ad aggiornare quella pagina (vedi [[#I format degli eventi|I format degli eventi]]).
+# '''Manda il report''': compila il [https://drive.google.com/file/d/1ZJRamnQmP0kecxbvToVjFLfMKdT7vrv0/view modello] (fanne una copia) e invialo in PDF a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> '''entro 20 giorni''' dall'evento, lo stesso termine del [[#Rimborso|rimborso]]. Il Referente del WG si assicura poi che sia archiviato. Per un'edizione di un evento ricorrente, il report può riportare '''solo cosa è cambiato''' rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è. Il report serve anche ad aggiornare quella pagina (vedi [[#I format degli eventi|I format degli eventi]]).
 # '''Chiedi il rimborso''', se ti spetta (sezione seguente).
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 ==== Rimborso ====
-I rimborsi seguono una delibera annuale dei Soci. Quella del 2026, approvata il 20 aprile 2026, prevede:
+Il Referente dell'evento ha diritto al rimborso della quota di partecipazione e, nei limiti della delibera annuale dei Soci sui rimborsi, di trasporti, servizi e materiali. In breve: manda il report in PDF '''entro 20 giorni''' dall'evento, poi scrivi a <code>board@esnmilanostatale.it</code> allegando il modulo di richiesta e i giustificativi. Chi ne ha diritto, che cosa si rimborsa e tutti i passaggi: [[Rimborsi]].
-* '''A chi''': al Referente dell'evento — chi organizza un evento della Sezione, o il delegato a un evento di rappresentanza nazionale o internazionale — già dal primo evento, qualunque sia il numero di partecipanti. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote dei primi due delegati; un terzo, a discrezione del Board.
-* '''Cosa''': l'intera quota di partecipazione; il trasporto per gli eventi locali; il trasporto per gli eventi nazionali o internazionali, entro il tetto fissato dalla delibera; i servizi e i materiali acquistati per l'Associazione. Quello che non è coperto è indicato nella call per i Referenti.
-* '''Come''':
-*# paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria;
-*# porta a termine l'evento, problemi compresi;
-*# manda il report in PDF '''entro 20 giorni''' dall'evento alla mailing list dei volontari;
-*# scrivi a <code>board@esnmilanostatale.it</code> con oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)», allegando il modulo di richiesta e gli scontrini;
-*# la Tesoreria paga con bonifico '''entro 30 giorni''' dalla richiesta.
-* Il Board, e in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari.
 === Prevenire i rischi ===
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 == Riferimenti ==
-* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 19–21, testo del 15 maggio 2026 approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2026-10-03}}
+* {{Fonte|1=[https://drive.google.com/file/d/1PVWr29Fof2aOGmQZjekn7Xv2w1NFqta2/view Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS], artt. 13, 15, 19–21, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2=2026-10-03}}
-* {{Fonte|Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026|2026-10-02}}
+* {{Fonte|1=[https://drive.google.com/file/d/1TCd9FkNfQunWoVQYFE8Z4BXveeHxzGFL/view Delibera rimborsi 2026], approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026|2=2026-10-02}}
 * [[Working Group]] · [[Referente di un Working Group]] · [[Communication Manager]] · [[Tesoriere]] · [[Referente Impatto Sociale]] · [[Il percorso di un Associato]] · [[Gomry]] · [[Jupiter]] · [[ESN Activities]] · [[Moon]] · [[Crazy Countdown]] · [[Sport Day]]
 {{Ultimo aggiornamento|2026-10-14}}
 [[Categoria:Eventi]]

Eventi di ESN Milano Statale: differenze tra le versioni

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