Vai al contenuto

Come organizzare un evento: differenze tra le versioni

Da Wiki di ESN Milano Statale.

TrainerBot (discussione | contributi)

2 gruppi utente
427 modifiche
VisualeWikitesto
Creata pagina con "= Come organizzare un evento = Possiamo organizzare tanti tipi di eventi (aperitivi, visite ai musei, city tours, tandem con diverse tematiche, tornei sportivi, ecc) e per ogni tipologia si ha un WG di riferimento. Il primo step è ovviamente farsi venire un’idea, che tipo di evento si vuole organizzare? Sarà un evento formale o informale? Quali documenti vanno compilati? Ma soprattutto, quali sono i ruoli del referente? Per rispondere a queste e tante altre domand..."
 
TrainerBot (discussione | contributi)
Bot, Gestione pagine
427 modifiche
Tolti gli importi in euro; data nelle fonti della Sezione (via update-page on MediaWiki MCP Server)
 
(3 versioni intermedie di uno stesso utente non sono mostrate)
Riga 1: Riga 1:
= Come organizzare un evento =
La Sezione organizza molti tipi di eventi — aperitivi, visite ai musei, city tour, tandem linguistici, tornei sportivi — e ciascuno fa capo a un [[Working Group]] (WG). Questa pagina descrive i passi per organizzare un evento «formale», dall'idea al rimborso del Referente.


Possiamo organizzare tanti tipi di eventi (aperitivi, visite ai musei, city tours, tandem con diverse tematiche, tornei sportivi, ecc) e per ogni tipologia si ha un WG di riferimento.
In ogni momento, per qualsiasi dubbio, si può chiedere aiuto al [[Consiglio Direttivo]] (Board), al proprio Mentor o al Referente del proprio WG.


Il primo step è ovviamente farsi venire un’idea, che tipo di evento si vuole organizzare? Sarà un evento formale o informale? Quali documenti vanno compilati? Ma soprattutto, quali sono i ruoli del referente?
== Prerequisiti ==


Per rispondere a queste e tante altre domande, ecco qui una guida step by step per organizzare il tuo evento in ESN!
=== Il Referente dell'evento ===


Ricorda che in ogni momento e per qualsiasi dubbio è possibile chiedere aiuto al Board, al tuo mentor o al proprio referente WG.
Ogni evento ha un '''Referente''' (il ''Responsabile Attività'' del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]): è la persona a cui la Sezione e gli studenti Erasmus si rivolgono per informazioni sull'evento e sulla sua organizzazione. Lo designa il [[Referente di un Working Group|Referente del WG]], che ogni mese raccoglie con il gruppo le idee per gli eventi del mese successivo e individua chi se ne fa carico.


== Referente evento ==
Il Referente dell'evento:


Il referente è colui/colei a cui la sezione e gli stessi Erasmus si rivolgono se hanno bisogno di chiedere informazioni relative all’evento e alla sua organizzazione/programmazione.
* ne cura l'organizzazione e lo svolgimento ed è il contatto della Sezione con i terzi, per esempio il locale;
* se l'evento non è gratuito, presenta al [[Presidente]] e al [[Tesoriere]] il piano finanziario preventivo e quello consuntivo;
* gestisce le iscrizioni insieme al [[Segretario]], al Tesoriere e al Referente del WG;
* scrive il report dell'evento e lo condivide con i volontari;
* avvisa per tempo il Board se non può portare avanti l'evento;
* si presenta puntuale al punto d'incontro, o trova con urgenza un sostituto.


Per la creazione e pubblicazione di un evento, il referente dovrà seguire queste linee guida. Una volta pubblicato l’evento sul gruppo Erasmus, il referente dovrà anche diffonderlo nel gruppo ESNers con un breve testo in italiano indicando se e quanti posti sono disponibili per i volontari.
Nei '''viaggi''' il Referente del viaggio è un Referente dell'evento a tutti gli effetti; gli accompagnatori li designa il Board o il Referente del WG.


Il referente dovrà presentarsi puntuale al meeting point (o trovare urgentemente un sostituto nel caso in cui sia impossibilitato).
=== Eventi formali e informali ===


== Eventi “informali” e “formali” ==
Questa pagina descrive l'evento '''formale''': segue tutti i passi, viene promosso sui social e, se rientra in una delle [[Cause di ESN]], si registra su [[ESN Activities]]. L'evento '''informale''' non passa da [[Gomry]] e si diffonde con un semplice messaggio su WhatsApp: è una pratica da limitare.


Questa guida fa riferimento all’iter da seguire per organizzare un evento “formale” ovvero che segue tutti gli step necessari per la pianificazione, con diffusione sui social e registrazione su ESNactivities qualora rientrasse nelle cause.
Gli eventi ordinari si gestiscono su [[Gomry]]. Gli eventi '''molto costosi''' — l'Incontro Culturale Erasmus (ICE), i National Erasmus Games (NEG), il Napoli Spring Break (NSB), i viaggi di più giorni organizzati dalla Sezione — non passano da Gomry: si pagano con bonifico e spesso si gestiscono su [[Jupiter]].


La pratica di evento “informale” è da limitare e consiste in eventi organizzati per cui non si passa da Gomry e basta un semplice messaggio nella chat di Whatsapp per diffonderlo.
=== I documenti ===


== Pianificazione ==
* '''Prima dell'evento''': il '''budget''' — così lo si chiama in Sezione, ma è un bilancio preventivo, cioè il piano di costi e ricavi —, il modulo Google «Prepara l'evento», i testi per la promozione.
* '''Dopo l'evento''': il '''report''' e, se spetta, la richiesta di '''rimborso'''.
* '''Per ogni evento''': l'informativa sulla privacy (Modulo 3) con la richiesta di consenso a foto e video (vedi [[#Privacy|Privacy]]).


Per organizzare un evento ci sono una serie di documenti da preparare.
I modelli del budget, del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, Budget & Modulo Richiesta Rimborsi».


Prima dell’evento:
== Procedura ==


* Budget
=== Prima dell'evento ===
* Form Google (necessario per caricare l’evento su Gomry)
* Testi e diffusione dell’evento


Dopo l’evento:
# '''Trova il locale e contattalo.''' Accordati su data e luogo, numero di persone (confrontati con il Referente del WG su quanti potrebbero partecipare), accordo sul prezzo (''deal'') ed eventuali gratuità. Controlla nel Drive del WG se c'è il report di un evento simile o tenuto nello stesso locale: aiuta a evitare problemi già capitati.
# '''Prepara il budget''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:
#: fee = (n. partecipanti + n. Referenti) × deal ÷ n. partecipanti + ''b''
#: dove ''b'' è un piccolo margine facoltativo per la Sezione, anche 0. Per esempio, con 20 partecipanti e 2 Referenti ciascun partecipante paga il deal più un decimo — (20 + 2) ÷ 20 = 1,1 volte il deal — più ''b''. Gomry aggiunge poi la propria commissione (vedi [[Gomry#Commissioni|Gomry]]), quindi i partecipanti pagano un po' di più.
# '''Manda il budget al [[Tesoriere]]''' a <code>tesoriere@esnmilanostatale.it</code>, con oggetto «BUDGET: EVENTO XXX», al più tardi il giorno prima del modulo Google, così da concordare metodo di pagamento e fee. Prima informati su come il locale vuole essere pagato:
#* '''bonifico''' prima o dopo l'evento, il metodo da preferire: comunica al Tesoriere le scadenze del locale;
#* '''di persona''': avvisa per tempo se serve il Tesoriere sul posto; se non può esserci, fa un bonifico al Referente, che paga il giorno dell'evento. L'anticipo da parte del Referente, con rimborso successivo, è l'ultima risorsa.
#: A pagamento avvenuto, manda al Tesoriere la foto dello scontrino e conserva l'originale per consegnarglielo. Se i costi possono essere coperti da un bando, dillo al Tesoriere: in quel caso serve la '''fattura''' del locale.
# '''Compila il modulo Google «Prepara l'evento»''' con tutti i dettagli e avvisa chi crea gli eventi su [[Gomry]] o un membro del Board. Per le scadenze vedi la tabella qui sotto; per i testi, [[#Testi dell'evento|Testi dell'evento]].
# '''Diffondi l'evento.''' Quando l'evento è creato e il Board o il [[Communication Manager]] ha approvato testi e tempi, pubblica il messaggio nel gruppo WhatsApp con gli studenti Erasmus e internazionali; un membro del Board lo ripubblica nel gruppo «EVENTS | ESN MILANO STATALE», perché nel gruppo generale «ERASMUS STUDENTS» non vada perso. Pubblica anche nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry fino alla chiusura delle iscrizioni e viene pubblicato sul profilo Instagram della Sezione.
# '''Segui le iscrizioni''' insieme al Referente del WG o al Board, e gestisci con loro gli eventuali problemi.


* Report
=== Scadenze ===
* Rimborso
 
La piattaforma che usiamo come gestionale e per la creazione di eventi è GOMRY.
 
== Prima dell’evento ==
 
== 1. Trova il locale per l’evento che vuoi organizzare e contattalo ==
 
Mettiti d’accordo con il locale su:
 
* Data e luogo dell’evento;
* N. di persone, confrontati con il Referente WG su quante persone potrebbero partecipare;
* deal;
* possibili gratuità;
 
Pro tip: controlla nel drive del WG se sia presente un report di un evento simile o che si sia svolto proprio nello stesso locale! Se è presente dagli un’occhiata, potrebbe tornarti utile per prevenire delle problematiche che in passato si sono già verificate ;)
 
== 2. Prepara il budget ==
 
Sembra complicato, ma non lo è. Abbiamo preparato un fantastico template (scaricalo qui) <math display="inline">{ }^{+}</math>per aiutarvi! Fatene una copia ed iniziate a compilarlo! Se non hai la più pallida idea di come si faccia, non ti preoccupare! Ci siamo passati tutti, chiedi pure al tuo mentor, al referente WG o nel gruppo whatsapp, c’è sempre qualcuno pronto a darti una mano :)
 
Il primo passo è calcolare la fee, che deve comprendere il rimborso dei referenti! Come la calcolo?
 
<math display="block">
\frac{(n . \text { partecipanti }+n . \text { referenti })^{*} \text { deal }}{n . \text { partecipanti }}+b
</math>
 
<math display="inline">b</math> è un valore di euro molto piccolo solo per fornire un guadagno in più alla sezione. Può anche essere o.
 
Un esempio con i numeri
 
* deal con il locale <math display="inline">10 €</math>
* *# partecipanti 20
* *# referenti 2
* scegliamo <math display="inline">b</math> uguale a 50 centesimi fee <math display="inline">=\frac{(20+2)^{*} 10}{20}+0.5=11.50</math> Ogni evento su Gomry ha una commissione sul prezzo del biglietto (al momento è pari a <math display="inline">2.49 \%+</math> prezzo fisso di 79 centesimi + diverse commissioni in base al metodo di pagamento) che i partecipanti dovranno pagare. Questa aggiunta viene calcolata in automatico da Gomry, ma tenete sempre a mente che il prezzo sarà un po’ più alto!
 
== 3. Presenta il budget al tesoriere di sezione ==
 
Una volta compilato, deve essere inviato al tesoriere via mail (tesoriere@esnmilanostatale.it) con oggetto “BUDGET: EVENTO XXX”, al massimo entro il giorno prima della compilazione del google form, così potrà essere accordato il metodo di pagamento e la fee.
 
Il referente deve aver già contattato il locale in questione ed essersi informato sulle modalità di pagamento che il locale richiede.
 
Le opzioni di pagamento possono essere le seguenti:
 
* BONIFICO pre o post evento (metodo da preferire): consultare le scadenze che richiede il locale e comunicatele al tesoriere.
* PAGAMENTO DI PERSONA: Contestualmente all’invio del budget e qualora fosse necessario che il tesoriere sia presente in loco per pagare, si dovrà informare per tempo.
 
Qualora non dovesse per il tesoriere essere possibile pagare di persona, allora effettuerà un bonifico bancario in favore del referente, a cui poi spetterà pagare il giorno dell’Evento.
 
L’anticipo del pagamento da parte del referente (con successivo rimborso) è da considerarsi come extrema ratio, da evitare qualora non strettamente necessario.
 
In tutti e due i casi, a pagamento avvenuto, il referente dovrà mandare foto dello scontrino e conservarlo, al fine di poi consegnarlo direttamente alla tesoriera.
 
Importante: Informare il tesoriere se i costi dell’Evento organizzato possono essere coperti da eventuali bandi; caso in cui sarà assolutamente fondamentale richiedere la fattura (emessa dall’ente presso cui l’Evento è organizzato).
 
== 4. Prepara il Google Form ==
 
Una volta definiti tutti i dettagli dell’Evento, compila_questo Form Google e avvisa il referente alla creazione dell’evento su Gomry o un membro del Board! Per le scadenze di pubblicazione consulta la tabella che trovi in fondo a questa guida.
 
Segui anche le linee guida per la stesura dei testi degli eventi.
 
== 5. Scadenze per l’organizzazione di un evento ==


{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
! !! Pubblicazione su Gomry !! Invio del modulo Google !! Invio del budget
|-
|-
!
| Evento gratuito || 5 giorni prima || 7 giorni prima || —
! quando va pubblicato su Gomry
! quando inviare form google
! quando inviare il budget
|-
|-
| evento gratuito
| Evento a pagamento || 7 giorni prima || 9 giorni prima || il giorno prima del modulo Google
| 5 gg prima
| 7 gg prima
| NA
|-
|-
| evento a pagamento
| Viaggio con biglietti nominativi || 14 giorni prima || 15 giorni prima || il giorno prima del modulo Google
| 7 gg prima
| 9 gg prima
| il gg prima del from google
|-
| viaggio con acquisto biglietti nominativi
| 14 gg prima
| 15 gg prima
| il gg prima del from google
|}
|}


== N.B sull’organizzazione dei viaggi: ==
Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, l'evento va pubblicato '''almeno due settimane prima''', e su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.


Se l’acquisto di biglietti di treni o altri mezzi di trasporto richiede i nominativi esatti dei partecipanti, l’Evento deve necessariamente essere pubblicato con almeno 2 settimane di anticipo.
=== Testi dell'evento ===


Servirà inoltre specificare su GOMRY che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, sarà il partecipante a dover prendersi carico del sovrapprezzo del cambio nome.
Per i messaggi nel gruppo WhatsApp degli eventi con gli studenti Erasmus valgono alcune indicazioni, da seguire come linee guida più che come regole rigide:


Per eventi molto costosi (ICE, NSB, NEG o altri viaggi organizzati da noi di più giorni) non si passerà da GOMRY ma si dovrà pagare con bonifico e spesso questi eventi vengono gestiti su Jupiter.
* un tono '''informale''', con un saluto inclusivo («hi everyone», «hey folks»);
* '''pochi dettagli''': quote, luogo, orari e programma stanno nella descrizione principale, su Gomry; il messaggio dice cosa, quando e come iscriversi o chiedere informazioni;
* '''sempre il collegamento all'iscrizione su Gomry''';
* '''brevità''': meglio evitare messaggi lunghi o da ufficio stampa;
* '''niente spam''': se qualcuno ha appena pubblicato un evento, conviene aspettare qualche ora;
* in fondo, '''nomi e numeri di telefono dei Referenti''' dell'evento.


== 6. Invio dell’evento sul Gruppo WhatsApp ==
=== Durante l'evento ===


Dopo la creazione dell’evento e l’approvazione da parte del board o del CM dei testi e delle tempistiche, il referente dell’evento può mandare il messaggio sul gruppo WhatsApp con gli studenti erasmus ed internazionali.
* Il Referente è responsabile della buona riuscita dell'evento e, se qualcosa va storto, avvisa subito il Board.
* Registra i partecipanti con il '''check-in''' di Gomry, dal browser del telefono: i passi sono in [[Gomry#Check-in|Gomry]].


Successivamente, un membro del Board manderà il messaggio anche nel gruppo Whatsapp “EVENTS | ESN MILANO STATALE”. Questo per evitare che il messaggio si perda se inviato solamente nel gruppo nel gruppo generico “ERASMUS STUDENTS”.
=== Dopo l'evento ===


A questo punto l’Evento sarà visibile nella bacheca di GOMRY fino alla scadenza delle iscrizioni; l’Evento sarà poi anche pubblicato sulla pagina Instagram della sezione.
# '''Manda il report''': compila il modello (fanne una copia) e invialo a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> entro due settimane dalla fine dell'evento. I Referenti dei WG caricano poi i report dei propri eventi nel Drive.
# '''Registra l'evento su [[ESN Activities]]''', se rientra in una delle [[Cause di ESN]].
# '''Chiedi il rimborso''', se ti spetta (sezione seguente).


== 7. Gestione iscrizioni ==
=== Rimborso ===


Dal momento della pubblicazione, il referente dell’Evento deve fare affidamento al referente del proprio WG/ Board Per monitorare le iscrizioni e gestire eventuali problemi.
I rimborsi seguono una delibera annuale dei Soci. Quella del 2026, approvata il 20 aprile 2026, prevede:


== Durante l’evento ==
* '''A chi''': al Referente dell'evento — chi organizza un evento della Sezione, o il delegato a un evento di rappresentanza nazionale o internazionale — già dal primo evento, qualunque sia il numero di partecipanti. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote dei primi due delegati; un terzo, a discrezione del Board.
* '''Cosa''': l'intera quota di partecipazione; il trasporto per gli eventi locali; il trasporto per gli eventi nazionali o internazionali, entro il tetto fissato dalla delibera; i servizi e i materiali acquistati per l'Associazione. Quello che non è coperto è indicato nella call per i Referenti.
* '''Come''':
*# paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria;
*# porta a termine l'evento, problemi compresi;
*# manda il report in PDF '''entro 20 giorni''' dall'evento alla mailing list dei volontari;
*# scrivi a <code>board@esnmilanostatale.it</code> con oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)», allegando il modulo di richiesta e gli scontrini;
*# la Tesoreria paga con bonifico '''entro 30 giorni''' dalla richiesta.
* Il Board, e in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari.


== 1. Check-in partecipanti ==
== Prevenire i rischi ==


Il referente dell’Evento è responsabile della buona riuscita dell’evento e qualora qualcosa andasse storto deve avvisare il Board immediatamente.
=== Privacy ===


Deve segnare i partecipanti all’evento tramite la funzione check-in di Gomry. Verrete autorizzati su Gomry a controllare le iscrizioni e scannerizzare il QRcode ricevuto tramite email di conferma di iscrizione all’evento.
* '''Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti''' a un evento, anche quando sembra utile: qualcuno potrebbe non volere che si sappia dove si trova. Per avvisare tutti, crea un gruppo WhatsApp o, meglio, manda un'email a tutti in copia nascosta.
* Nei gruppi WhatsApp si entra '''con il link''': non si aggiungono i numeri senza consenso.
* Ogni evento ha il '''Modulo 3''' con la richiesta di consenso a foto e video, e un avviso visibile che permette di rifiutare; chi ha rifiutato le foto riceve un braccialetto o un segno simile.
* Le allergie si chiedono solo se strettamente necessario, e nomi e allergie dei partecipanti '''non si passano''' ai locali esterni.
* Le foto si conservano al massimo un anno; i dati dei partecipanti a un viaggio si cancellano 30 giorni dopo il viaggio.


E’ molto semplice:
=== Emergenze ===
 
* dal vostro cellulare aprite da Browser la pagina Gomry, fate il login con la mail con cui siete iscritti e con cui vi è stato dato l’accesso da Admin
 
# cliccate su Events nel menù a tendina
 
* selezionate l’evento per cui siete referenti
 
# cliccate “attendees”
# poi “scan QRcodes”
# Start Scanning (inquadra QRcode)
 
== conferma cliccando “check in” ==
 
== Dopo l’evento ==
 
== 1. Invio Report ==
 
Compilare il report (scaricalo e crea una copia sul tuo pc) e mandarlo via email a esners@esnmilanostatale.it entro due settimane dalla fine dell’evento.
 
Se previsto il rimborso per il referente, questo avverrà solo dopo l’invio del report nelle tempistiche previste e nelle modalità definite dal Consiglio Direttivo corrente.
 
== Prevenire i rischi ==


== Pubblicare i nomi dei partecipanti ==
È necessario conoscere il contatto di emergenza di ogni partecipante: il modo migliore è chiederlo a ciascuno al momento del pagamento della quota. In caso di emergenza:


Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti ad un evento, anche quando può sembrare utile. Dobbiamo mantenere la privacy, infatti a qualcuno potrebbe non andare bene che tutti sappiano dove si trova. La migliore soluzione per avvisare tutti è creare un gruppo WhatsApp o ancora meglio mandare un messaggio email a tutti in Ccn.
# avvisa il contatto di emergenza;
# chiama l'ambulanza;
# avvisa il [[Presidente]] della Sezione o, se non è raggiungibile, un altro membro del Board.


== Soccorso e contatto di emergenza ==
Il primo soccorso da parte di un volontario è raccomandato solo se si hanno le competenze.


Innanzi tutto è necessario conoscere i contatti di emergenza di tutti i partecipanti all’evento. Si possono ottenere nel miglior modo chiedendo a ognuno al momento del pagamento della quota.
== Errori comuni ==


== In caso di emergenza: ==
* '''Dimenticare il rimborso dei Referenti nella fee''': va calcolato fin dal budget, con la formula sopra.
* '''Anticipare i soldi di tasca propria''': è l'ultima risorsa; prima si concorda con il Tesoriere un bonifico.
* '''Pubblicare in ritardo''': le scadenze della tabella valgono anche per il modulo Google e il budget, non solo per Gomry.
* '''Troppi eventi informali''': sono una pratica da limitare; l'evento formale passa da Gomry.


# Avvisare il contatto di emergenza
== Riferimenti ==
# Chiamare l’ambulanza
# Avvisare il Presidente della propria sezione


* In caso il Presidente non fosse raggiungibile, avvisare un altro membro del Board.
* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 19–21, testo del 15 maggio 2026 approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026|2026-10-03}}
* {{Fonte|Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026|2026-10-02}}
* [[Gomry]] · [[Jupiter]] · [[ESN Activities]] · [[Working Group]] · [[Referente di un Working Group]] · [[Tesoriere]]


Il primo soccorso eseguito da uno di noi ESNer è raccomandato solo se si hanno le capacità.
{{Ultimo aggiornamento|2026-10-06}}
[[Categoria:Eventi]]

Versione attuale delle 01:35, 7 ott 2026

La Sezione organizza molti tipi di eventi — aperitivi, visite ai musei, city tour, tandem linguistici, tornei sportivi — e ciascuno fa capo a un Working Group (WG). Questa pagina descrive i passi per organizzare un evento «formale», dall'idea al rimborso del Referente.

In ogni momento, per qualsiasi dubbio, si può chiedere aiuto al Consiglio Direttivo (Board), al proprio Mentor o al Referente del proprio WG.

Prerequisiti

Il Referente dell'evento

Ogni evento ha un Referente (il Responsabile Attività del Regolamento interno): è la persona a cui la Sezione e gli studenti Erasmus si rivolgono per informazioni sull'evento e sulla sua organizzazione. Lo designa il Referente del WG, che ogni mese raccoglie con il gruppo le idee per gli eventi del mese successivo e individua chi se ne fa carico.

Il Referente dell'evento:

  • ne cura l'organizzazione e lo svolgimento ed è il contatto della Sezione con i terzi, per esempio il locale;
  • se l'evento non è gratuito, presenta al Presidente e al Tesoriere il piano finanziario preventivo e quello consuntivo;
  • gestisce le iscrizioni insieme al Segretario, al Tesoriere e al Referente del WG;
  • scrive il report dell'evento e lo condivide con i volontari;
  • avvisa per tempo il Board se non può portare avanti l'evento;
  • si presenta puntuale al punto d'incontro, o trova con urgenza un sostituto.

Nei viaggi il Referente del viaggio è un Referente dell'evento a tutti gli effetti; gli accompagnatori li designa il Board o il Referente del WG.

Eventi formali e informali

Questa pagina descrive l'evento formale: segue tutti i passi, viene promosso sui social e, se rientra in una delle Cause di ESN, si registra su ESN Activities. L'evento informale non passa da Gomry e si diffonde con un semplice messaggio su WhatsApp: è una pratica da limitare.

Gli eventi ordinari si gestiscono su Gomry. Gli eventi molto costosi — l'Incontro Culturale Erasmus (ICE), i National Erasmus Games (NEG), il Napoli Spring Break (NSB), i viaggi di più giorni organizzati dalla Sezione — non passano da Gomry: si pagano con bonifico e spesso si gestiscono su Jupiter.

I documenti

  • Prima dell'evento: il budget — così lo si chiama in Sezione, ma è un bilancio preventivo, cioè il piano di costi e ricavi —, il modulo Google «Prepara l'evento», i testi per la promozione.
  • Dopo l'evento: il report e, se spetta, la richiesta di rimborso.
  • Per ogni evento: l'informativa sulla privacy (Modulo 3) con la richiesta di consenso a foto e video (vedi Privacy).

I modelli del budget, del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, Budget & Modulo Richiesta Rimborsi».

Procedura

Prima dell'evento

  1. Trova il locale e contattalo. Accordati su data e luogo, numero di persone (confrontati con il Referente del WG su quanti potrebbero partecipare), accordo sul prezzo (deal) ed eventuali gratuità. Controlla nel Drive del WG se c'è il report di un evento simile o tenuto nello stesso locale: aiuta a evitare problemi già capitati.
  2. Prepara il budget partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (fee) deve coprire anche il rimborso dei Referenti:
    fee = (n. partecipanti + n. Referenti) × deal ÷ n. partecipanti + b
    dove b è un piccolo margine facoltativo per la Sezione, anche 0. Per esempio, con 20 partecipanti e 2 Referenti ciascun partecipante paga il deal più un decimo — (20 + 2) ÷ 20 = 1,1 volte il deal — più b. Gomry aggiunge poi la propria commissione (vedi Gomry), quindi i partecipanti pagano un po' di più.
  3. Manda il budget al Tesoriere a tesoriere@esnmilanostatale.it, con oggetto «BUDGET: EVENTO XXX», al più tardi il giorno prima del modulo Google, così da concordare metodo di pagamento e fee. Prima informati su come il locale vuole essere pagato:
    • bonifico prima o dopo l'evento, il metodo da preferire: comunica al Tesoriere le scadenze del locale;
    • di persona: avvisa per tempo se serve il Tesoriere sul posto; se non può esserci, fa un bonifico al Referente, che paga il giorno dell'evento. L'anticipo da parte del Referente, con rimborso successivo, è l'ultima risorsa.
    A pagamento avvenuto, manda al Tesoriere la foto dello scontrino e conserva l'originale per consegnarglielo. Se i costi possono essere coperti da un bando, dillo al Tesoriere: in quel caso serve la fattura del locale.
  4. Compila il modulo Google «Prepara l'evento» con tutti i dettagli e avvisa chi crea gli eventi su Gomry o un membro del Board. Per le scadenze vedi la tabella qui sotto; per i testi, Testi dell'evento.
  5. Diffondi l'evento. Quando l'evento è creato e il Board o il Communication Manager ha approvato testi e tempi, pubblica il messaggio nel gruppo WhatsApp con gli studenti Erasmus e internazionali; un membro del Board lo ripubblica nel gruppo «EVENTS | ESN MILANO STATALE», perché nel gruppo generale «ERASMUS STUDENTS» non vada perso. Pubblica anche nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry fino alla chiusura delle iscrizioni e viene pubblicato sul profilo Instagram della Sezione.
  6. Segui le iscrizioni insieme al Referente del WG o al Board, e gestisci con loro gli eventuali problemi.

Scadenze

Pubblicazione su Gomry Invio del modulo Google Invio del budget
Evento gratuito 5 giorni prima 7 giorni prima —
Evento a pagamento 7 giorni prima 9 giorni prima il giorno prima del modulo Google
Viaggio con biglietti nominativi 14 giorni prima 15 giorni prima il giorno prima del modulo Google

Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, l'evento va pubblicato almeno due settimane prima, e su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.

Testi dell'evento

Per i messaggi nel gruppo WhatsApp degli eventi con gli studenti Erasmus valgono alcune indicazioni, da seguire come linee guida più che come regole rigide:

  • un tono informale, con un saluto inclusivo («hi everyone», «hey folks»);
  • pochi dettagli: quote, luogo, orari e programma stanno nella descrizione principale, su Gomry; il messaggio dice cosa, quando e come iscriversi o chiedere informazioni;
  • sempre il collegamento all'iscrizione su Gomry;
  • brevità: meglio evitare messaggi lunghi o da ufficio stampa;
  • niente spam: se qualcuno ha appena pubblicato un evento, conviene aspettare qualche ora;
  • in fondo, nomi e numeri di telefono dei Referenti dell'evento.

Durante l'evento

  • Il Referente è responsabile della buona riuscita dell'evento e, se qualcosa va storto, avvisa subito il Board.
  • Registra i partecipanti con il check-in di Gomry, dal browser del telefono: i passi sono in Gomry.

Dopo l'evento

  1. Manda il report: compila il modello (fanne una copia) e invialo a esners@esnmilanostatale.it entro due settimane dalla fine dell'evento. I Referenti dei WG caricano poi i report dei propri eventi nel Drive.
  2. Registra l'evento su ESN Activities, se rientra in una delle Cause di ESN.
  3. Chiedi il rimborso, se ti spetta (sezione seguente).

Rimborso

I rimborsi seguono una delibera annuale dei Soci. Quella del 2026, approvata il 20 aprile 2026, prevede:

  • A chi: al Referente dell'evento — chi organizza un evento della Sezione, o il delegato a un evento di rappresentanza nazionale o internazionale — già dal primo evento, qualunque sia il numero di partecipanti. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote dei primi due delegati; un terzo, a discrezione del Board.
  • Cosa: l'intera quota di partecipazione; il trasporto per gli eventi locali; il trasporto per gli eventi nazionali o internazionali, entro il tetto fissato dalla delibera; i servizi e i materiali acquistati per l'Associazione. Quello che non è coperto è indicato nella call per i Referenti.
  • Come:
    1. paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria;
    2. porta a termine l'evento, problemi compresi;
    3. manda il report in PDF entro 20 giorni dall'evento alla mailing list dei volontari;
    4. scrivi a board@esnmilanostatale.it con oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)», allegando il modulo di richiesta e gli scontrini;
    5. la Tesoreria paga con bonifico entro 30 giorni dalla richiesta.
  • Il Board, e in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari.

Prevenire i rischi

Privacy

  • Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti a un evento, anche quando sembra utile: qualcuno potrebbe non volere che si sappia dove si trova. Per avvisare tutti, crea un gruppo WhatsApp o, meglio, manda un'email a tutti in copia nascosta.
  • Nei gruppi WhatsApp si entra con il link: non si aggiungono i numeri senza consenso.
  • Ogni evento ha il Modulo 3 con la richiesta di consenso a foto e video, e un avviso visibile che permette di rifiutare; chi ha rifiutato le foto riceve un braccialetto o un segno simile.
  • Le allergie si chiedono solo se strettamente necessario, e nomi e allergie dei partecipanti non si passano ai locali esterni.
  • Le foto si conservano al massimo un anno; i dati dei partecipanti a un viaggio si cancellano 30 giorni dopo il viaggio.

Emergenze

È necessario conoscere il contatto di emergenza di ogni partecipante: il modo migliore è chiederlo a ciascuno al momento del pagamento della quota. In caso di emergenza:

  1. avvisa il contatto di emergenza;
  2. chiama l'ambulanza;
  3. avvisa il Presidente della Sezione o, se non è raggiungibile, un altro membro del Board.

Il primo soccorso da parte di un volontario è raccomandato solo se si hanno le competenze.

Errori comuni

  • Dimenticare il rimborso dei Referenti nella fee: va calcolato fin dal budget, con la formula sopra.
  • Anticipare i soldi di tasca propria: è l'ultima risorsa; prima si concorda con il Tesoriere un bonifico.
  • Pubblicare in ritardo: le scadenze della tabella valgono anche per il modulo Google e il budget, non solo per Gomry.
  • Troppi eventi informali: sono una pratica da limitare; l'evento formale passa da Gomry.

Riferimenti

Ultimo aggiornamento: 2026-10-06
Estratto da "https://wiki.esnmilanostatale.it/index.php?title=Come_organizzare_un_evento&oldid=465"