Gomry

Gomry è il gestionale di ESN Milano Statale: vi si trovano i contatti, i pagamenti e gli eventi in programma. È una piattaforma esterna e commerciale (gomry.com), non uno strumento di ESN, ed ESN Milano Statale è stata la prima Sezione di ESN ad adottarla; la usano anche altre Sezioni milanesi. Questa pagina spiega le funzioni che la Sezione usa di più.

A cosa serve

La Sezione usa Gomry per tre attività:

• Eventi: le pagine di iscrizione, con i biglietti che gli Associati compilano e pagano.
• Tessere: la registrazione di ogni ESNcard e dei suoi dati principali sulla scheda del contatto; la procedura è in ESNcard.
• Pagamenti: la quota associativa e le quote degli eventi. La sezione Balance mostra le entrate e permette di trasferirle sul conto della Sezione; di norma la gestisce solo il Tesoriere.

Dalla Dashboard le pagine più usate sono Contacts, Events e Forms, insieme a Spaces → Lists, Boards e Balance.

Commissioni

Gomry aggiunge a ogni prezzo una commissione, in parte percentuale e in parte fissa, secondo il piano scelto dalla Sezione (quello gratuito, start-up), più le commissioni del metodo di pagamento scelto. La commissione si somma al biglietto, quindi chi si iscrive paga un po' più della quota fissata: sulle quote basse la differenza si nota. Le tariffe aggiornate sono quelle pubblicate da Gomry.

Non spuntare mai la casella Absorb Fee: la commissione la pagherebbe la Sezione.

Creare un evento

1. Clicca il tasto nero Create Event, in alto a destra.
2. Inserisci il titolo nel formato «Nome dell'evento June 22nd | ESN Milano Statale».
3. Aggiungi la grafica dell'evento, preparata dai Communication Manager.
4. Inserisci data, luogo e una breve descrizione. Ci si può ispirare agli eventi precedenti; nella descrizione non si indica il luogo preciso, per evitare imbucati. La descrizione deve sempre contenere l'avviso riportato sotto.
5. Inserisci la capacity, cioè quante persone possono iscriversi (vuota se non c'è limite), e la fee (vuota se l'evento è gratuito). Non spuntare Absorb Fee.
6. Se prevedi molte iscrizioni (per esempio un evento alla Scala) o i posti sono limitati (per esempio la visita a un museo), attiva Require approval: i pagamenti vengono processati solo quando approvi le persone, e si forma da sola una lista d'attesa. Così non si superano i posti disponibili e, se qualcuno rinuncia, si accetta il successivo.
7. Spunta sempre Hide Location e Make it secret, per non avere intrusi.
8. Controlla che Time Zone e Currency siano corrette: Rome ed EUR.

L'avviso da mettere in ogni descrizione:

We remind you that ESN Events are not refundable, if once already
registered for the Event you do not manage to participate, please
do contact the organizers.
Please note: this Event is organized by members of ESN Milano
Statale to help you get the most out of your Erasmus life! All ESN
Events are no profit and organised by students on a purely
voluntary basis.

Nella pagina Registration:

• apri o chiudi le iscrizioni e modifica la capacity;
• gestisci i Tickets: di solito una sola classe di biglietti, con il nome dell'evento (per esempio «Ticket Picnic»). Si può fissare la finestra di vendita — utile quando il locale vuole il numero definitivo degli iscritti in anticipo — e quanti biglietti può comprare ogni account, di norma uno. Le opzioni si trovano accanto al tipo di biglietto, alcune sotto Advanced Settings;
• in Registration Email modifica l'email di conferma, che deve contenere le informazioni essenziali: punto d'incontro preciso, orario, eventuale dress code. Con Require approval attivo si modificano anche le email Pending Approval (sei in lista d'attesa, seguiranno informazioni) e Declined (il motivo, per esempio i posti esauriti);
• attiva sempre Restrict Registration, tranne per gli eventi non riservati ai Soci, come il Crazy Countdown: si scelgono le liste di persone che possono iscriversi, per esempio «Erasmus primaverile 24/25» per gli studenti in arrivo nel semestre primaverile 2024/25;
• personalizza le domande del Registration Form.

Creato l'evento, copia il collegamento per condividerlo e incollalo nella Event Board: Boards → Event Board | ESN Milano Statale, nel banner indicato. Il resto del percorso di un evento — budget, scadenze, diffusione — è in Come organizzare un evento.

Check-in

All'evento il Referente registra i partecipanti leggendo il QR code che ciascuno ha ricevuto nell'email di conferma. Un amministratore gli dà accesso all'evento; il Referente lavora dal browser del telefono, entrando con l'email con cui ha avuto l'accesso.

1. Apri Events dal menu a tendina e scegli l'evento di cui sei Referente.
2. Apri Attendees e la funzione di scansione dei QR code — le guide della Sezione la chiamano ora Scan QR codes, ora Check In Attendees.
3. Clicca Start Scanning, inquadra il QR code e conferma con Check in.

In alternativa si cerca la persona nell'elenco dei partecipanti e se ne cambia lo stato a mano.

Creare un form

I form servono soprattutto per il pagamento della quota associativa, sia dei volontari sia degli studenti Erasmus, e per raccogliere documenti o informazioni, per esempio per gli eventi di recruiting.

1. Clicca il tasto nero Create Form, in alto a destra.
2. Inserisci il titolo, sempre seguito da «| ESN Milano Statale», e una descrizione.
3. Imposta lo stato del form, attivo o inattivo, e scrivi le domande, scegliendo per ognuna il tipo adatto (risposta breve, scelta multipla, caricamento di documenti…).
4. Nella pagina Advanced puoi far sì che chi compila il form venga aggiunto in automatico a una lista: è fondamentale, per esempio, perché chi paga la quota di un Anno Associativo finisca nella lista giusta. Restrict Submissions limita il form a determinate liste, ma qui serve di rado. Da qui si personalizzano anche le email di accettazione.
5. Nella pagina Payments inserisci l'importo, se c'è; altrimenti lascia vuoto. Non spuntare Absorb Fee.

Le risposte si consultano nella sezione Submissions del form.

Creare una lista

Spaces → Lists → Add List, poi dai un nome alla lista. Le liste servono a Restrict Registration sugli eventi e all'iscrizione automatica dai form.

Consigli

La piattaforma è intuitiva: conoscendo le funzioni di base, il resto si impara usandola. Gomry è ancora in sviluppo e aggiunge spesso funzioni nuove, e i suoi sviluppatori accolgono volentieri segnalazioni e proposte: quando l'interfaccia cambia, aggiorna questa pagina.

Riferimenti

• ESNcard · Come organizzare un evento · Tesoriere · Jupiter

Ultimo aggiornamento: 2026-10-06