Referente di un Working Group

Il Referente di un Working Group guida uno dei Working Group (WG) della Sezione: ne coordina i Soci, ne fa nascere gli eventi e ne tiene la documentazione. È il ponte di comunicazione fra il Board e i membri del WG. È uno dei Board Supporter, quindi nominato dal Consiglio Direttivo (Board) con carica semestrale e ratificato dall'Assemblea.

Numero e tematiche dei WG non sono fissi: li sceglie il Board entrante in base alle necessità (art. 13.4 del Regolamento interno). Ciò che è proprio di un singolo WG — i suoi format, i suoi partner, la sua prassi — è sulla pagina del WG, come WG Cultura e WG Eventi.

Questa pagina elenca i compiti del Referente nell'ordine in cui si presentano, ciascuno con la guida che spiega come svolgerlo.

Responsabilità

Gli eventi del WG

Il Referente ha il controllo degli eventi del proprio WG: li raccoglie, li inserisce su Moon e ne sceglie i Referenti.

• Raccoglie le idee per gli eventi del mese successivo, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. Di solito lo fa con una call o un incontro mensile con il WG: è una buona prassi, non un obbligo, e non serve in particolare quando il calendario è già in buono stato. Si evita però di pianificare troppo in anticipo, per lasciare il calendario dinamico e dare a tutti la possibilità di organizzare eventi. La riunione, quando si tiene, non ha una data fissa: si tiene in tempo perché gli eventi del mese successivo siano su Moon entro il 20. Una call online si fa dall'account di ruolo della Sezione o del WG, non da un account personale, perché la riunione su Meet non si interrompa dopo un'ora. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica.
• Inserisce gli eventi su Moon, la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: entro il 20 di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG; per ogni evento inserisce almeno nome, data, ora, luogo se già noto, Referenti ed eventuali note; poi completa gli altri campi appena li conosce e tiene aggiornato lo stato dell'evento: «confermato» vuol dire che l'evento si può pubblicare, e i volontari, il Board e il Communication Manager contano su un calendario aggiornato. Creato l'evento su Gomry, ne aggiunge su Moon il collegamento a Gomry. Se un evento cambia data, lo aggiorna subito su Moon e controlla che la nuova data non si sovrapponga agli eventi degli altri WG. Come si fa: Aggiungere gli eventi del proprio WG.
• Sceglie il Referente di ogni evento (il Responsabile di Attività del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha un numero contenuto di Referenti, e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come Associato Attivo. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: Chi organizza un evento.
• Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci non fanno i Referenti. Un Aspirante Socio può essere solo aiuto Referente, e solo in eventi a basso rischio: è sempre Referente secondario, con un Associato Attivo come Referente principale che lo affianca. Su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Lo stesso vale per chiunque faccia il suo primo evento: è Referente secondario, e il principale è un Socio più esperto. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: Gli Aspiranti agli eventi.
• Crea l'evento su Gomry a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento (Creare un evento). La grafica è quella che il Communication Manager ha creato nel design Canva del mese, e si usa così com'è. Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni (Controlli prima della pubblicazione), lo aggiunge all'Event Board di Gomry, senza la quale gli studenti non lo trovano (Event Board), e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente.
• Apre le iscrizioni e ne segue l'andamento, insieme al Referente dell'evento: le iscrizioni si aprono su Gomry all'ora di pubblicazione stabilita dal Communication Manager, e i due controllano che si aprano davvero (Aprire e seguire le iscrizioni).
• Manda il messaggio dell'evento all'ora stabilita dal Communication Manager, nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi Gruppi WhatsApp). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: Scadenze.
• Se un evento ha poche iscrizioni, avvisa il Board e il Communication Manager qualche giorno prima: il Board decide se annullarlo o promuoverlo di più.
• Riassegna i posti liberi. I biglietti non si cedono: chi non può venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è (Biglietti e lista d'attesa).
• Se un evento va annullato, si assicura che si segua la procedura, in quest'ordine: la conferma del Board; l'avviso al Communication Manager e ai partecipanti; lo stato aggiornato su Moon e i rimborsi. I passi: Annullare un evento.
• Dopo l'evento si assicura che il report sia consegnato e archiviato sul Drive condiviso, a disposizione dei volontari della Sezione; controlla periodicamente che nessun report manchi e, se serve, lo sollecita ai Referenti dell'evento. Nel report non vanno foto: le foto vanno a parte, nella cartella delle foto degli eventi gestita dal Communication Manager (vedi Privacy). Per un evento ricorrente il report può limitarsi a ciò che è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è (Dopo l'evento).

Gli eventi del WG legati alle Cause di ESN li carica su ESN Activities il Referente Impatto Sociale.

Il Bando finanziamenti dell'Università non è solo del WG Cultura: si possono presentare anche gli eventi degli altri WG, nella misura in cui ne rispettano i requisiti — gratuiti, aperti alla comunità universitaria, con le sole spese che il bando ammette. La domanda la presenta il Presidente.

I contatti con i locali

Le comunicazioni formali con i locali e gli enti che ospitano un evento — preventivi, dati per il pagamento, ricevute — partono dalla casella email del WG, con in copia i Referenti dell'evento. Per un evento a pagamento si chiede al locale un preventivo che indichi tempi e modalità di pagamento e se prevede posti gratuiti per gli accompagnatori; se non li prevede, il loro costo entra nella quota dei partecipanti o si concorda prima con il Tesoriere.

Gli eventi a pagamento

Per ogni evento a pagamento valgono queste regole verso il Tesoriere:

• il bilancio preventivo (spesso chiamato, impropriamente, budget) dell'evento, che prepara il Referente dell'evento, arriva al Tesoriere almeno 10 giorni prima della pubblicazione (vedi Scadenze);
• l'evento non si crea su Gomry prima che il Tesoriere abbia approvato il bilancio preventivo;
• su Gomry la quota è quella concordata con il Tesoriere, e il nome del biglietto segue il formato standard, perché è la causale con cui il Tesoriere riconcilia i pagamenti (vedi Gomry);
• nella descrizione, nei post e nel messaggio WhatsApp si indica il prezzo base, senza le commissioni di Gomry (vedi Commissioni).

I membri del WG

Chi vuole entrare in un WG chiede di entrare nel suo gruppo WhatsApp: il Referente lo ammette nel gruppo e aggiorna l'elenco dei membri su Moon, il gestionale dei volontari, così che corrisponda a chi è nel gruppo; lo stesso quando qualcuno esce.

Il Referente determina inoltre modalità e tempistiche con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3 del Regolamento interno).

Dall'esperienza dei Referenti, alcuni consigli:

• dopo ogni call del WG, un breve riepilogo nel gruppo — le idee emerse, gli eventi che cercano ancora un Referente — perché anche chi non c'era possa prendersi un evento;
• distribuire gli eventi fra i membri del WG, senza caricare sempre le stesse persone;
• affiancare ai nuovi volontari, nei primi eventi, un volontario con più esperienza.

Come Board Supporter

• Tiene informato il Board sull'andamento del WG, anche partecipando alle sue riunioni.
• D'accordo con il Board, può rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni legate al tema del WG.
• Come ogni Board Supporter, partecipa alle riunioni fra Board e Board Supporter e a fine mandato scrive il report di fine mandato (vedi Obblighi).
• Passa le consegne al successore: gli accessi agli account del WG, gli eventi già programmati, le scadenze (gli eventi del mese successivo su Moon entro il 20) e una call insieme per programmare gli eventi del mese successivo.

Attività ricorrenti

• Ogni mese: gli eventi del mese successivo su Moon entro il 20, di solito dopo una call o un incontro con il WG; poi le proposte al Board.
• A ogni evento: la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato, stato compreso; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione, l'Event Board e il collegamento a Gomry su Moon; l'apertura delle iscrizioni e il loro andamento, con il Referente dell'evento; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager; se le iscrizioni sono poche, l'avviso al Board e al Communication Manager.
• A ogni cambio di data: l'evento aggiornato subito su Moon, controllando gli eventi degli altri WG.
• A ogni richiesta di entrare nel WG, o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon.
• A ogni annullamento: la procedura di Annullare un evento.
• Dopo ogni evento: il report consegnato e archiviato, senza foto; periodicamente, il controllo che nessun report manchi.
• A fine mandato: report di fine mandato e passaggio di consegne.

Strumenti e accessi

• Moon: il calendario degli eventi del WG e l'elenco dei suoi membri. Come si aggiungono gli eventi: Aggiungere gli eventi del proprio WG.
• Gomry: la creazione degli eventi (Creare un evento), i controlli prima della pubblicazione, le iscrizioni e i posti liberi.
• Il modulo Google «Prepara l'evento», compilato dal Referente dell'evento.
• Il gruppo WhatsApp del WG, di cui il Referente ammette i membri.
• La casella email e l'account di ruolo del WG: per le comunicazioni formali con i locali e per le call del WG.
• Il percorso completo di un evento — scadenze, testi, annullamento, rimborsi — è in Eventi di ESN Milano Statale.

Relazioni con altri ruoli

• Il Consiglio Direttivo lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, valuta le proposte di eventi, conferma l'annullamento di un evento e, se un evento ha poche iscrizioni, decide se annullarlo o promuoverlo di più.
• Il Referente dell'evento è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi Chi organizza un evento.
• Il Tesoriere riceve e approva il bilancio preventivo degli eventi a pagamento; con il Segretario segue le iscrizioni.
• Il Communication Manager promuove gli eventi e ne decide data e ora di pubblicazione; va avvisato se un evento ha poche iscrizioni o viene annullato. Gestisce la cartella delle foto degli eventi.
• Il Referente Impatto Sociale partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause, e li carica su ESN Activities.

Riferimenti

• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
• Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026) (consultato il 2026-10-03)
• Working Group · WG Cultura · WG Eventi · Board Supporter · Eventi di ESN Milano Statale · Moon · Gomry · ESN Activities

Ultimo aggiornamento: 2026-10-15