ESN Activities

ESN Activities (activities.esn.org) è la piattaforma di ESN International che raccoglie gli eventi organizzati dalle Sezioni di tutto il Network. Vi si entra con un ESN Account. Serve a far conoscere le realtà associative delle altre Sezioni, a tenere traccia degli eventi organizzati e a costruire un portfolio aggiornato delle attività a impatto sociale; ESN Italia la usa anche per monitorare le Attività di Rilevanza Primaria delle Sezioni.

Ogni evento caricato ha una Causa principale, ed eventualmente altre, fra le sei Cause di ESN. Gli eventi di ESN Milano Statale li carica il Referente Impatto Sociale.

Caricare un evento

Quando

L'ActiCom (Activities Committee) di ESN International, che ogni mese prepara i report sulle attività del Network a partire dalla piattaforma, chiede alle Sezioni di caricare tutti gli eventi entro il 7 di ogni mese.

Prerequisiti

• Un ESN Account. Se non sei registrato o l'accesso non funziona, scrivi al Consiglio Direttivo (Board).
• Un ruolo su ESN Accounts che permetta di caricare eventi: secondo il vademecum di ESN Italia, EG Activities Manager, Project Manager o Board Member della Sezione; chi non è nel Board chiede di essere abilitato come Project Manager. In ESN Milano Statale i ruoli su ESN Accounts li aggiorna di norma il Rappresentante Locale: è a lui che si chiede.
• Le foto dell'evento, se è stato in presenza (vedi i requisiti sotto).

Procedura

Da verificare. Questa pagina contiene informazioni incomplete o non confermate. Il vademecum di ESN Italia è del 2024 e parla di Galaxy, il predecessore di ESN Accounts: non è confermato che i tre ruoli abbiano ancora questi nomi, né cosa veda un account senza ruolo. Non è descritto nemmeno dove compaia esattamente Submit dopo l'accesso.

1. Accedi. Su activities.esn.org clicca Log in, in alto a destra, poi Log in with ESN Accounts, ed entra con le credenziali ESN Accounts. Solo l'account che registra un evento potrà poi modificarlo.
2. Apri il menu Submit e scegli New Physical Activity per un evento in presenza o New Online Activity per un evento online.
3. Compila il form, in inglese. I campi obbligatori sono segnati con l'asterisco; per il taglio del testo conviene guardare gli eventi già pubblicati nella sezione Home. In particolare:
   • date: un evento che si ripete, per esempio un cineforum settimanale, è un'unica attività, dalla data del primo incontro a quella dell'ultimo;
   • obiettivi: da questi la piattaforma assegna in automatico la Causa principale, quindi vanno scelti pensando alla Causa che si vuole far risultare;
   • Goal of the activity e Description: completi e descrittivi, non il messaggio promozionale incollato. Chi legge deve capire com'è andato l'evento e cosa ha ottenuto; per gli eventi online deve risultare la partecipazione attiva degli studenti Erasmus — le storie Instagram con quiz o sondaggi non bastano;
   • Number of coordinators: i volontari della Sezione che hanno partecipato;
   • solo per gli eventi online, Portal (la piattaforma usata: Instagram, Meet, Zoom…) e Online link, meglio se visibile pubblicamente, così che chi controlla possa vederlo.
4. Carica le foto:
   • l'immagine di copertina (Highlighted Image), 1920 × 460 px: il campo la ridimensiona da solo, quindi controlla che non risulti deformata. Si può anche lasciare vuoto: il sistema ne mette una predefinita;
   • per gli eventi in presenza, la galleria: da tre a cinque foto, ciascuna di almeno 1200 × 899 px, al massimo 2 MB, in formato png o jpg (non .jpeg: basta rinominare l'estensione). Le foto vanno orizzontali, nitide, non passate da WhatsApp, e non mostrano consumo eccessivo di alcol.

   Per ritagliarle si può usare Canva, un convertitore online o lo strumento della Sezione, di cui il Board ha il collegamento.

5. Verifica i requisiti ufficiali. In galleria serve almeno una foto di gruppo dell'evento: la guida della Sezione chiede una foto con due o più persone e altre due foto con almeno una persona ciascuna; il banner non conta. Per gli eventi finanziati da bandi universitari, l'università va inserita fra i partner.
6. Salva.

Domande frequenti

Il partner non compare nell'elenco. Che si fa?

La guida della Sezione dice di scriverne comunque il nome, se è l'organizzatore principale: l'elenco viene aggiornato e le volte successive si potrà selezionare. Il vademecum di ESN Italia dice invece di lasciare vuoto il campo e di nominare il partner nella descrizione. Funzionano entrambe le soluzioni; chi controlla gli eventi a livello nazionale legge il vademecum.

Chi può modificare o eliminare un evento?

Modificarlo, solo chi lo ha creato. Eliminarlo non è possibile: si corregge con i dati giusti, oppure lo si riusa per registrare un evento nuovo.

Cosa si intende per evento online?

Secondo la guida della Sezione, solo i workshop, che di solito rientrano nella Causa Skills & Employability. Non si allegano screenshot, perché potrebbero mostrare i dati personali di chi era collegato; vanno però conservati — insieme a un video o a una foto — come prova che l'evento si è tenuto. Le prove non si caricano da nessuna parte: le chiede il Social Impact Team di ESN Italia durante i controlli sulle Attività di Rilevanza Primaria.

Riferimenti

• 2026-10-06 — le sei Cause e le indicazioni nazionali su come registrare gli eventi su ESN Activities.
• ActiCom – ESN Activities Committee, wiki di ESN International (wiki.esn.org) (consultato il 2026-10-06) — la scadenza del 7 di ogni mese.
• ESN Accounts · Cause di ESN · Referente Impatto Sociale · Rappresentante Locale · Come organizzare un evento

Ultimo aggiornamento: 2026-10-06