Referente di un Working Group: differenze tra le versioni

← Differenza precedente Differenza successiva →

Versione delle 11:19, 13 ott 2026

Il Referente di un Working Group guida uno dei Working Group (WG) della Sezione: ne coordina i Soci, ne fa nascere gli eventi e ne tiene la documentazione. È il ponte di comunicazione fra il Board e i membri del WG. È uno dei Board Supporter, quindi nominato dal Consiglio Direttivo (Board) con carica semestrale e ratificato dall'Assemblea.

Numero e tematiche dei WG non sono fissi: li sceglie il Board entrante in base alle necessità (art. 13.4 del Regolamento interno).

Questa pagina elenca i compiti del Referente nell'ordine in cui si presentano, ciascuno con la guida che spiega come svolgerlo.

Responsabilità

Gli eventi del WG

Il Referente ha il controllo degli eventi del proprio WG: li raccoglie, li inserisce su Moon e ne sceglie i Referenti.

Raccoglie le idee per gli eventi del mese successivo con una call o un incontro mensile con il WG, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica.
Inserisce gli eventi su Moon, la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: entro il 20 di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG e li tiene aggiornati, stato compreso. Come si fa: Aggiungere gli eventi del proprio WG.
Sceglie il Referente di ogni evento (il Responsabile di Attività del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha un numero contenuto di Referenti, e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come Associato Attivo. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: Chi organizza un evento.
Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci non fanno i Referenti. Un Aspirante Socio può essere solo aiuto Referente, e solo in eventi a basso rischio; su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: Gli Aspiranti agli eventi.
Crea l'evento su Gomry a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento (Creare un evento). Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni (Controlli prima della pubblicazione) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente.
Manda il messaggio dell'evento all'ora stabilita dal Communication Manager, nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi Canali di Comunicazione). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: Scadenze.
Riassegna i posti liberi. I biglietti non si cedono: chi non può venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è (Biglietti e lista d'attesa).
Se un evento va annullato, si assicura che si segua la procedura, in quest'ordine: la conferma del Board; l'avviso al Communication Manager e ai partecipanti; lo stato aggiornato su Moon e i rimborsi. I passi: Annullare un evento.
Dopo l'evento si assicura che il report sia consegnato e archiviato, a disposizione di tutti i Soci. Per un evento ricorrente il report può limitarsi a ciò che è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è (Dopo l'evento).

Gli eventi del WG legati alle Cause di ESN li carica su ESN Activities il Referente Impatto Sociale.

Gli eventi a pagamento

Per ogni evento a pagamento valgono queste regole verso il Tesoriere:

il bilancio preventivo (spesso chiamato, impropriamente, budget) dell'evento, che prepara il Referente dell'evento, arriva al Tesoriere almeno 10 giorni prima della pubblicazione (vedi Scadenze);
l'evento non si crea su Gomry prima che il Tesoriere abbia approvato il bilancio preventivo;
su Gomry la quota è quella concordata con il Tesoriere, e il nome del biglietto segue il formato standard, perché è la causale con cui il Tesoriere riconcilia i pagamenti (vedi Gomry);
nella descrizione, nei post e nel messaggio WhatsApp si indica il prezzo base, senza le commissioni di Gomry (vedi Commissioni).

I membri del WG

Chi vuole entrare in un WG chiede di entrare nel suo gruppo WhatsApp: il Referente lo ammette nel gruppo e aggiorna l'elenco dei membri su Moon, il gestionale dei volontari, così che corrisponda a chi è nel gruppo; lo stesso quando qualcuno esce.

Il Referente determina inoltre modalità e tempistiche con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3 del Regolamento interno).

Come Board Supporter

Tiene informato il Board sull'andamento del WG, anche partecipando alle sue riunioni.
D'accordo con il Board, può rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni legate al tema del WG.
Come ogni Board Supporter, partecipa alle riunioni fra Board e Board Supporter e a fine mandato scrive il report di fine mandato e lascia un vademecum a chi gli succede (vedi Obblighi); poi passa le consegne al successore.

Attività ricorrenti

Ogni mese: una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, che entro il 20 sono su Moon; poi le proposte al Board.
A ogni evento: la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager.
A ogni richiesta di entrare nel WG, o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon.
A ogni annullamento: la procedura di Annullare un evento.
Dopo ogni evento: il report consegnato e archiviato.
A fine mandato: report di fine mandato, vademecum e passaggio di consegne.

Strumenti e accessi

Moon: il calendario degli eventi del WG e l'elenco dei suoi membri. Come si aggiungono gli eventi: Aggiungere gli eventi del proprio WG.
Gomry: la creazione degli eventi (Creare un evento), i controlli prima della pubblicazione e i posti liberi.
Il modulo Google «Prepara l'evento», compilato dal Referente dell'evento.
Il gruppo WhatsApp del WG, di cui il Referente ammette i membri.
Il percorso completo di un evento — scadenze, testi, annullamento, rimborsi — è in Eventi di ESN Milano Statale.

Relazioni con altri ruoli

Il Consiglio Direttivo lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, valuta le proposte di eventi e conferma l'annullamento di un evento.
Il Referente dell'evento è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi Chi organizza un evento.
Il Tesoriere riceve e approva il bilancio preventivo degli eventi a pagamento; con il Segretario segue le iscrizioni.
Il Communication Manager promuove gli eventi e ne decide data e ora di pubblicazione; va avvisato se un evento viene annullato.
Il Referente Impatto Sociale partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause, e li carica su ESN Activities.

Riferimenti

Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, 15 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026) (consultato il 2026-10-03)
Working Group · Board Supporter · Eventi di ESN Milano Statale · Moon · Gomry · ESN Activities

Ultimo aggiornamento: 2026-10-13

@@ Riga 2: / Riga 2: @@
 Numero e tematiche dei WG non sono fissi: '''li sceglie il Board entrante''' in base alle necessità (art. 13.4 del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]).
+Questa pagina elenca i compiti del Referente nell'ordine in cui si presentano, ciascuno con la guida che spiega come svolgerlo.
 == Responsabilità ==
-Dal Regolamento interno (art. 15.1), il Referente:
+=== Gli eventi del WG ===
+Il Referente ha il '''controllo degli eventi del proprio WG''': li raccoglie, li inserisce su [[Moon]] e ne sceglie i Referenti.
+* '''Raccoglie le idee''' per gli eventi del mese successivo con una call o un incontro mensile con il WG, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica.
+* '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG e li tiene aggiornati, stato compreso. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]].
+* '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]].
+* '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio'''; su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: [[Il percorso di un Associato#Gli Aspiranti agli eventi|Gli Aspiranti agli eventi]].
+* '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente.
+* '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]].
+* '''Riassegna i posti liberi.''' I biglietti non si cedono: chi non può venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è ([[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|Biglietti e lista d'attesa]]).
+* '''Se un evento va annullato''', si assicura che si segua la procedura, in quest'ordine: la conferma del Board; l'avviso al Communication Manager e ai partecipanti; lo stato aggiornato su Moon e i rimborsi. I passi: [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]].
+* '''Dopo l'evento''' si assicura che il report sia consegnato e archiviato, a disposizione di tutti i Soci. Per un evento ricorrente il report può limitarsi a ciò che è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è ([[Eventi di ESN Milano Statale#Dopo l'evento|Dopo l'evento]]).
-* '''gestisce i Soci in entrata e in uscita''' dal proprio WG, dandone comunicazione al Board;
+Gli eventi del WG legati alle [[Cause di ESN]] li carica su [[ESN Activities]] il [[Referente Impatto Sociale]].
-* '''individua i Referenti degli eventi''' afferenti alla propria tematica, tenendo incontri periodici con i Soci membri del gruppo — il Regolamento li chiama '''Responsabili di Attività''' (art. 20.1);
-* '''aggiorna il calendario condiviso''' inserendovi gli eventi del proprio WG;
-* '''carica i report degli eventi sul Drive''', in modo che siano disponibili per tutti i Soci;
-* '''crea lo strumento informatico per le iscrizioni''' ai vari eventi;
-* '''carica su [[ESN Activities]]''' gli eventi del proprio WG che afferiscono a una delle [[Cause di ESN]].
-Determina inoltre '''modalità e tempistiche''' con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3).
+=== Gli eventi a pagamento ===
-In pratica, chi vuole entrare in un WG chiede di entrare nel suo gruppo WhatsApp: il Referente lo '''ammette nel gruppo''' e '''aggiorna l'elenco dei membri su [[Moon]]''', il gestionale dei volontari, così che corrisponda a chi è nel gruppo; lo stesso quando qualcuno esce. Su Moon il Referente aggiunge anche i dettagli degli eventi del proprio WG.
+Per ogni evento a pagamento valgono queste regole verso il [[Tesoriere]]:
-Per creare un evento su Gomry, il Referente del WG parte dal modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento: le risposte sono la base dell'evento su Gomry (vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Procedura|la procedura]]). Gli eventi entrano nel calendario di solito durante o subito dopo le riunioni del WG, e il Referente li tiene aggiornati nel tempo.
+* il '''bilancio preventivo''' (spesso chiamato, impropriamente, ''budget'') dell'evento, che prepara il Referente dell'evento, arriva al Tesoriere '''almeno 10 giorni prima della pubblicazione''' (vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]);
+* l'evento '''non si crea su Gomry''' prima che il Tesoriere abbia approvato il bilancio preventivo;
+* su Gomry la quota è quella concordata con il Tesoriere, e il '''nome del biglietto''' segue il formato standard, perché è la causale con cui il Tesoriere riconcilia i pagamenti (vedi [[Gomry#Registration|Gomry]]);
+* nella descrizione, nei post e nel messaggio WhatsApp si indica il '''prezzo base''', senza le commissioni di Gomry (vedi [[Gomry#Commissioni|Commissioni]]).
-In concreto, come lo descrivono le call per i Board Supporter, il Referente:
+=== I membri del WG ===
-* coordina il WG con '''incontri periodici''', perché organizzi eventi di qualità e in buon numero;
+Chi vuole entrare in un WG chiede di entrare nel suo gruppo WhatsApp: il Referente lo '''ammette nel gruppo''' e '''aggiorna l'elenco dei membri su [[Moon]]''', il gestionale dei volontari, così che corrisponda a chi è nel gruppo; lo stesso quando qualcuno esce.
-* '''tiene informato il Board''' sull'andamento del WG, anche partecipando alle riunioni;
-* tiene aggiornato il '''calendario''' con gli eventi del proprio ambito;
-* si assicura che i '''report degli eventi''' siano consegnati e archiviati;
-* crea i '''moduli di iscrizione''' agli eventi su [[Gomry]] e aggiorna ESN Activities.
-D'accordo con il Board, il Referente può anche '''rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni''' legate al tema del WG. A fine mandato passa le consegne al successore.
+Il Referente determina inoltre '''modalità e tempistiche''' con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3 del Regolamento interno).
+=== Come Board Supporter ===
+* '''Tiene informato il Board''' sull'andamento del WG, anche partecipando alle sue riunioni.
+* D'accordo con il Board, può '''rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni''' legate al tema del WG.
+* Come ogni Board Supporter, partecipa alle '''riunioni fra Board e Board Supporter''' e a fine mandato scrive il '''report di fine mandato''' e lascia un '''vademecum''' a chi gli succede (vedi [[Board Supporter#Obblighi|Obblighi]]); poi passa le consegne al successore.
 == Attività ricorrenti ==
-* '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per raccogliere le idee sugli eventi del mese successivo e '''trovarne i Referenti''', idealmente '''entro il 20''', in tempo per chiudere il calendario; poi le proposte vanno al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica.
+* '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, che '''entro il 20''' sono su Moon; poi le proposte al Board.
-* '''A ogni riunione del WG''', o subito dopo: inserimento dei nuovi eventi nel calendario, da tenere poi aggiornato.
+* '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager.
-* '''A ogni evento''': scelta del Referente dell'evento, creazione dell'evento su Gomry a partire dalle risposte al modulo «Prepara l'evento», dettagli dell'evento su Moon.
+* '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon.
-* '''A ogni richiesta di entrare nel WG''': ammissione nel gruppo WhatsApp e aggiornamento dell'elenco su Moon.
+* '''A ogni annullamento''': la procedura di [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]].
-* '''Dopo ogni evento''': archiviazione del report sul Drive e, se l'evento afferisce a una Causa, caricamento su ESN Activities.
+* '''Dopo ogni evento''': il report consegnato e archiviato.
+* '''A fine mandato''': report di fine mandato, vademecum e passaggio di consegne.
+== Strumenti e accessi ==
+* '''[[Moon]]''': il calendario degli eventi del WG e l'elenco dei suoi membri. Come si aggiungono gli eventi: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]].
+* '''[[Gomry]]''': la creazione degli eventi ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]), i [[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|controlli prima della pubblicazione]] e i [[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|posti liberi]].
+* Il modulo Google '''«Prepara l'evento»''', compilato dal Referente dell'evento.
+* Il '''gruppo WhatsApp del WG''', di cui il Referente ammette i membri.
+* Il percorso completo di un evento — scadenze, testi, annullamento, rimborsi — è in [[Eventi di ESN Milano Statale#Come si organizza un evento|Eventi di ESN Milano Statale]].
 == Relazioni con altri ruoli ==
-* Il '''[[Consiglio Direttivo]]''' lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, riceve comunicazione di chi entra ed esce e approva le proposte di eventi.
+* Il '''[[Consiglio Direttivo]]''' lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, valuta le proposte di eventi e conferma l'annullamento di un evento.
-* Il '''Referente dell'evento''' (il Responsabile di Attività del Regolamento) è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Eventi di ESN Milano Statale]].
+* Il '''Referente dell'evento''' è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]].
-* Il '''[[Segretario]]''' e il '''[[Tesoriere]]''' sono i due interlocutori fissi di ogni evento del gruppo, per iscrizioni e piano finanziario.
+* Il '''[[Tesoriere]]''' riceve e approva il bilancio preventivo degli eventi a pagamento; con il '''[[Segretario]]''' segue le iscrizioni.
-* Il '''[[Communication Manager]]''' promuove gli eventi, e con lui si decide quando pubblicarli su WhatsApp.
+* Il '''[[Communication Manager]]''' promuove gli eventi e ne decide data e ora di pubblicazione; va avvisato se un evento viene annullato.
-* Il '''[[Referente Impatto Sociale]]''' partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause.
+* Il '''[[Referente Impatto Sociale]]''' partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause, e li carica su ESN Activities.
 == Riferimenti ==
@@ Riga 50: / Riga 73: @@
 * {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, 15 maggio 2026|2026-10-03}}
 * {{Fonte|Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026)|2026-10-03}}
-* [[Working Group]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[ESN Activities]]
+* [[Working Group]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[Moon]] · [[Gomry]] · [[ESN Activities]]
-{{Ultimo aggiornamento|2026-10-08}}
+{{Ultimo aggiornamento|2026-10-13}}
 [[Categoria:Ruoli]]

TrainerBot (discussione | contributi)