Referente di un Working Group: differenze tra le versioni

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 Il Referente ha il '''controllo degli eventi del proprio WG''': li raccoglie, li inserisce su [[Moon]] e ne sceglie i Referenti.
-* '''Raccoglie le idee''' per gli eventi del mese successivo con una call o un incontro mensile con il WG, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. La riunione non ha una data fissa: si tiene in tempo perché gli eventi del mese successivo siano su Moon entro il 20. Una call online si fa dall'account di ruolo della Sezione o del WG, non da un account personale, perché la riunione su Meet non si interrompa dopo un'ora. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica.
+* '''Raccoglie le idee''' per gli eventi del mese successivo, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. Di solito lo fa con una call o un incontro mensile con il WG: è una buona prassi, non un obbligo, e non serve in particolare quando il calendario è già in buono stato. Si evita però di pianificare troppo in anticipo, per lasciare il calendario dinamico e dare a tutti la possibilità di organizzare eventi. La riunione, quando si tiene, non ha una data fissa: si tiene in tempo perché gli eventi del mese successivo siano su Moon entro il 20. Una call online si fa dall'account di ruolo della Sezione o del WG, non da un account personale, perché la riunione su Meet non si interrompa dopo un'ora. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica.
-* '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG; per ogni evento inserisce almeno nome, data, ora, luogo se già noto, Referenti ed eventuali note, e poi lo tiene aggiornato, stato compreso. Se un evento '''cambia data''', lo aggiorna subito su Moon e controlla che la nuova data non si sovrapponga agli eventi degli altri WG. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]].
+* '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG; per ogni evento inserisce almeno nome, data, ora, luogo se già noto, Referenti ed eventuali note; poi completa gli altri campi appena li conosce e tiene aggiornato lo '''stato''' dell'evento: «confermato» vuol dire che l'evento si può pubblicare, e i volontari, il Board e il [[Communication Manager]] contano su un calendario aggiornato. Creato l'evento su Gomry, ne aggiunge su Moon il '''collegamento a Gomry'''. Se un evento '''cambia data''', lo aggiorna subito su Moon e controlla che la nuova data non si sovrapponga agli eventi degli altri WG. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]].
 * '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]].
 * '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio''': è sempre '''Referente secondario''', con un [[Associato Attivo]] come '''Referente principale''' che lo affianca. Su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Lo stesso vale per chiunque faccia il suo '''primo evento''': è Referente secondario, e il principale è un Socio più esperto. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: [[Il percorso di un Associato#Gli Aspiranti agli eventi|Gli Aspiranti agli eventi]].
-* '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). La grafica è quella che il [[Communication Manager]] ha creato nel design Canva del mese, e si usa così com'è. Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente.
+* '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). La grafica è quella che il [[Communication Manager]] ha creato nel design Canva del mese, e si usa così com'è. Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]), lo aggiunge all''''Event Board''' di Gomry, senza la quale gli studenti non lo trovano ([[Gomry#Event Board|Event Board]]), e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente.
 * '''Apre le iscrizioni e ne segue l'andamento''', insieme al Referente dell'evento: le iscrizioni si aprono su Gomry all'ora di pubblicazione stabilita dal Communication Manager, e i due controllano che si aprano davvero ([[Gomry#Aprire e seguire le iscrizioni|Aprire e seguire le iscrizioni]]).
 * '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]].
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 == Attività ricorrenti ==
-* '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, in tempo perché '''entro il 20''' siano su Moon; poi le proposte al Board.
+* '''Ogni mese''': gli eventi del mese successivo su Moon '''entro il 20''', di solito dopo una call o un incontro con il WG; poi le proposte al Board.
-* '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; l'apertura delle iscrizioni e il loro andamento, con il Referente dell'evento; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager; se le iscrizioni sono poche, l'avviso al Board e al Communication Manager.
+* '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato, stato compreso; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione, l'Event Board e il collegamento a Gomry su Moon; l'apertura delle iscrizioni e il loro andamento, con il Referente dell'evento; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager; se le iscrizioni sono poche, l'avviso al Board e al Communication Manager.
 * '''A ogni cambio di data''': l'evento aggiornato subito su Moon, controllando gli eventi degli altri WG.
 * '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon.
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 * [[Working Group]] · [[WG Cultura]] · [[WG Eventi]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[Moon]] · [[Gomry]] · [[ESN Activities]]
-{{Ultimo aggiornamento|2026-10-14}}
+{{Ultimo aggiornamento|2026-10-15}}
 [[Categoria:Ruoli]]

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