Referente di un Working Group: differenze tra le versioni
Risposte del responsabile (8 e 12 ottobre 2026), rivisto dal responsabile (via update-page on MediaWiki MCP Server) |
Batch 16: doveri dei Board Supporter e dei Referenti WG, eventi, Gomry, Moon (risposte del 12–13/10) (via update-page on MediaWiki MCP Server) |
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Numero e tematiche dei WG non sono fissi: '''li sceglie il Board entrante''' in base alle necessità (art. 13.4 del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]). | Numero e tematiche dei WG non sono fissi: '''li sceglie il Board entrante''' in base alle necessità (art. 13.4 del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]). | ||
Questa pagina elenca i compiti del Referente nell'ordine in cui si presentano, ciascuno con la guida che spiega come svolgerlo. | |||
== Responsabilità == | == Responsabilità == | ||
=== Gli eventi del WG === | |||
Il Referente ha il '''controllo degli eventi del proprio WG''': li raccoglie, li inserisce su [[Moon]] e ne sceglie i Referenti. | |||
* '''Raccoglie le idee''' per gli eventi del mese successivo con una call o un incontro mensile con il WG, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica. | |||
* '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG e li tiene aggiornati, stato compreso. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | |||
* '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | |||
* '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio'''; su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: [[Il percorso di un Associato#Gli Aspiranti agli eventi|Gli Aspiranti agli eventi]]. | |||
* '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente. | |||
* '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]. | |||
* '''Riassegna i posti liberi.''' I biglietti non si cedono: chi non può venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è ([[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|Biglietti e lista d'attesa]]). | |||
* '''Se un evento va annullato''', si assicura che si segua la procedura, in quest'ordine: la conferma del Board; l'avviso al Communication Manager e ai partecipanti; lo stato aggiornato su Moon e i rimborsi. I passi: [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]]. | |||
* '''Dopo l'evento''' si assicura che il report sia consegnato e archiviato, a disposizione di tutti i Soci. Per un evento ricorrente il report può limitarsi a ciò che è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è ([[Eventi di ESN Milano Statale#Dopo l'evento|Dopo l'evento]]). | |||
Gli eventi del WG legati alle [[Cause di ESN]] li carica su [[ESN Activities]] il [[Referente Impatto Sociale]]. | |||
=== Gli eventi a pagamento === | |||
Per ogni evento a pagamento valgono queste regole verso il [[Tesoriere]]: | |||
* il '''bilancio preventivo''' (spesso chiamato, impropriamente, ''budget'') dell'evento, che prepara il Referente dell'evento, arriva al Tesoriere '''almeno 10 giorni prima della pubblicazione''' (vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]); | |||
* l'evento '''non si crea su Gomry''' prima che il Tesoriere abbia approvato il bilancio preventivo; | |||
* su Gomry la quota è quella concordata con il Tesoriere, e il '''nome del biglietto''' segue il formato standard, perché è la causale con cui il Tesoriere riconcilia i pagamenti (vedi [[Gomry#Registration|Gomry]]); | |||
* nella descrizione, nei post e nel messaggio WhatsApp si indica il '''prezzo base''', senza le commissioni di Gomry (vedi [[Gomry#Commissioni|Commissioni]]). | |||
=== I membri del WG === | |||
Chi vuole entrare in un WG chiede di entrare nel suo gruppo WhatsApp: il Referente lo '''ammette nel gruppo''' e '''aggiorna l'elenco dei membri su [[Moon]]''', il gestionale dei volontari, così che corrisponda a chi è nel gruppo; lo stesso quando qualcuno esce. | |||
D'accordo con il Board, | Il Referente determina inoltre '''modalità e tempistiche''' con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3 del Regolamento interno). | ||
=== Come Board Supporter === | |||
* '''Tiene informato il Board''' sull'andamento del WG, anche partecipando alle sue riunioni. | |||
* D'accordo con il Board, può '''rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni''' legate al tema del WG. | |||
* Come ogni Board Supporter, partecipa alle '''riunioni fra Board e Board Supporter''' e a fine mandato scrive il '''report di fine mandato''' e lascia un '''vademecum''' a chi gli succede (vedi [[Board Supporter#Obblighi|Obblighi]]); poi passa le consegne al successore. | |||
== Attività ricorrenti == | == Attività ricorrenti == | ||
* '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per | * '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, che '''entro il 20''' sono su Moon; poi le proposte al Board. | ||
* '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager. | |||
* '''A ogni evento''': scelta del Referente dell'evento, | * '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon. | ||
* '''A ogni richiesta di entrare nel WG''': | * '''A ogni annullamento''': la procedura di [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]]. | ||
* '''Dopo ogni evento''': | * '''Dopo ogni evento''': il report consegnato e archiviato. | ||
* '''A fine mandato''': report di fine mandato, vademecum e passaggio di consegne. | |||
== Strumenti e accessi == | |||
* '''[[Moon]]''': il calendario degli eventi del WG e l'elenco dei suoi membri. Come si aggiungono gli eventi: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | |||
* '''[[Gomry]]''': la creazione degli eventi ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]), i [[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|controlli prima della pubblicazione]] e i [[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|posti liberi]]. | |||
* Il modulo Google '''«Prepara l'evento»''', compilato dal Referente dell'evento. | |||
* Il '''gruppo WhatsApp del WG''', di cui il Referente ammette i membri. | |||
* Il percorso completo di un evento — scadenze, testi, annullamento, rimborsi — è in [[Eventi di ESN Milano Statale#Come si organizza un evento|Eventi di ESN Milano Statale]]. | |||
== Relazioni con altri ruoli == | == Relazioni con altri ruoli == | ||
* Il '''[[Consiglio Direttivo]]''' lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, | * Il '''[[Consiglio Direttivo]]''' lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, valuta le proposte di eventi e conferma l'annullamento di un evento. | ||
* Il '''Referente dell'evento''' | * Il '''Referente dell'evento''' è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | ||
* Il '''[[ | * Il '''[[Tesoriere]]''' riceve e approva il bilancio preventivo degli eventi a pagamento; con il '''[[Segretario]]''' segue le iscrizioni. | ||
* Il '''[[Communication Manager]]''' promuove gli eventi | * Il '''[[Communication Manager]]''' promuove gli eventi e ne decide data e ora di pubblicazione; va avvisato se un evento viene annullato. | ||
* Il '''[[Referente Impatto Sociale]]''' partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause. | * Il '''[[Referente Impatto Sociale]]''' partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause, e li carica su ESN Activities. | ||
== Riferimenti == | == Riferimenti == | ||
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* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, 15 maggio 2026|2026-10-03}} | * {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, 15 maggio 2026|2026-10-03}} | ||
* {{Fonte|Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026)|2026-10-03}} | * {{Fonte|Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026)|2026-10-03}} | ||
* [[Working Group]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[ESN Activities]] | * [[Working Group]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[Moon]] · [[Gomry]] · [[ESN Activities]] | ||
{{Ultimo aggiornamento|2026-10- | {{Ultimo aggiornamento|2026-10-13}} | ||
[[Categoria:Ruoli]] | [[Categoria:Ruoli]] | ||