Eventi di ESN Milano Statale: differenze tra le versioni

Gli eventi sono il modo principale in cui [[ESN Milano Statale]] accoglie gli studenti internazionali: aperitivi e serate, visite ai musei, city tour, tandem linguistici, tornei sportivi, viaggi. Questa pagina descrive quali eventi organizza la Sezione, chi li organizza, quali sono i suoi eventi di punta e, nella sezione [[#Come si organizza un evento|Come si organizza un evento]], i passi per organizzarne uno, dall'idea al rimborso del Referente.

* il '''WG Cultura''': city tour, visite ad archivi e a mostre, per far conoscere Milano;

Numero e temi dei WG li sceglie il Consiglio Direttivo a ogni mandato: l'elenco aggiornato è in [[Working Group]]. Il calendario degli eventi è su [[Moon]], con un calendario per ogni WG: gli eventi vi si inseriscono di solito durante o subito dopo le riunioni dei WG, e i [[Referente di un Working Group|Referenti dei WG]] li tengono aggiornati.

Il Referente dell'evento:

* ne cura l'organizzazione e lo svolgimento ed è il contatto della Sezione con i terzi, per esempio il locale;

* se l'evento non è gratuito, presenta al [[Presidente]] e al [[Tesoriere]] il piano finanziario preventivo e quello consuntivo;

* scrive il report dell'evento e lo condivide con i volontari;

* avvisa per tempo il Board se non può portare avanti l'evento;

* si presenta puntuale al punto d'incontro, o trova con urgenza un sostituto.

* '''Prima dell'evento''': il '''budget''' — così lo si chiama in Sezione, ma è un bilancio preventivo, cioè il piano di costi e ricavi —, il modulo Google «Prepara l'evento», i testi per la promozione.

I modelli del budget, del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, Budget & Modulo Richiesta Rimborsi».

# '''Prepara il budget''' partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (''fee'') deve coprire anche il rimborso dei Referenti:

# '''Manda il budget al [[Tesoriere]]''' a <code>tesoriere@esnmilanostatale.it</code>, con oggetto «BUDGET: EVENTO XXX», al più tardi il giorno prima del modulo Google, così da concordare metodo di pagamento e fee. Prima informati su come il locale vuole essere pagato:

# '''Compila il modulo Google «Prepara l'evento»''' con tutti i dettagli e avvisa il Referente del WG o un membro del Board: il Referente del WG usa le risposte come base per creare l'evento su [[Gomry]]. Per le scadenze vedi la tabella qui sotto; per i testi, [[#Testi dell'evento|Testi dell'evento]].

# '''Diffondi l'evento.''' Quando l'evento è creato e il Board o il [[Communication Manager]] ha approvato testi e tempi, pubblica il messaggio nel gruppo WhatsApp con gli studenti Erasmus e internazionali; un membro del Board lo ripubblica nel gruppo «EVENTS | ESN MILANO STATALE», perché nel gruppo generale «ERASMUS STUDENTS» non vada perso. Pubblica anche nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry fino alla chiusura delle iscrizioni e viene pubblicato sul profilo Instagram della Sezione.

# '''Segui le iscrizioni''' insieme al Referente del WG o al Board, e gestisci con loro gli eventuali problemi.

! !! Pubblicazione su Gomry !! Invio del modulo Google !! Invio del budget

| Evento gratuito || 5 giorni prima || 7 giorni prima || —

| Evento a pagamento || 7 giorni prima || 9 giorni prima || il giorno prima del modulo Google

| Viaggio con biglietti nominativi || 14 giorni prima || 15 giorni prima || il giorno prima del modulo Google

Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, l'evento va pubblicato '''almeno due settimane prima''', e su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.

# '''Manda il report''': compila il modello (fanne una copia) e invialo a <code>esners@esnmilanostatale.it</code> entro due settimane dalla fine dell'evento. I Referenti dei WG caricano poi i report dei propri eventi nel Drive.

# '''Registra l'evento su [[ESN Activities]]''', se rientra in una delle [[Cause di ESN]].

* Ogni evento ha il '''Modulo 3''' con la richiesta di consenso a foto e video, e un avviso visibile che permette di rifiutare; chi ha rifiutato le foto riceve un braccialetto o un segno simile.

* '''Dimenticare il rimborso dei Referenti nella fee''': va calcolato fin dal budget, con la formula sopra.

* '''Pubblicare in ritardo''': le scadenze della tabella valgono anche per il modulo Google e il budget, non solo per Gomry.

* [[Working Group]] · [[Referente di un Working Group]] · [[Gomry]] · [[Jupiter]] · [[ESN Activities]] · [[Moon]] · [[Tesoriere]] · [[Crazy Countdown]] · [[Sport Day]]

{{Ultimo aggiornamento|2026-10-08}}