Referente di un Working Group: differenze tra le versioni
Batch 16: doveri dei Board Supporter e dei Referenti WG, eventi, Gomry, Moon (risposte del 12–13/10) (via update-page on MediaWiki MCP Server) |
Batch 21: dai vademecum dei Board Supporter, link ai WG (via update-page on MediaWiki MCP Server) |
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Il '''Referente di un Working Group''' guida uno dei [[Working Group]] (WG) della Sezione: ne coordina i Soci, ne fa nascere gli eventi e ne tiene la documentazione. È il ponte di comunicazione fra il Board e i membri del WG. È uno dei [[Board Supporter]], quindi nominato dal [[Consiglio Direttivo]] (Board) con carica semestrale e ratificato dall'Assemblea. | Il '''Referente di un Working Group''' guida uno dei [[Working Group]] (WG) della Sezione: ne coordina i Soci, ne fa nascere gli eventi e ne tiene la documentazione. È il ponte di comunicazione fra il Board e i membri del WG. È uno dei [[Board Supporter]], quindi nominato dal [[Consiglio Direttivo]] (Board) con carica semestrale e ratificato dall'Assemblea. | ||
Numero e tematiche dei WG non sono fissi: '''li sceglie il Board entrante''' in base alle necessità (art. 13.4 del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]). | Numero e tematiche dei WG non sono fissi: '''li sceglie il Board entrante''' in base alle necessità (art. 13.4 del [[Regolamento interno di ESN Milano Statale|Regolamento interno]]). Ciò che è proprio di un singolo WG — i suoi format, i suoi partner, la sua prassi — è sulla pagina del WG, come [[WG Cultura]] e [[WG Eventi]]. | ||
Questa pagina elenca i compiti del Referente nell'ordine in cui si presentano, ciascuno con la guida che spiega come svolgerlo. | Questa pagina elenca i compiti del Referente nell'ordine in cui si presentano, ciascuno con la guida che spiega come svolgerlo. | ||
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Il Referente ha il '''controllo degli eventi del proprio WG''': li raccoglie, li inserisce su [[Moon]] e ne sceglie i Referenti. | Il Referente ha il '''controllo degli eventi del proprio WG''': li raccoglie, li inserisce su [[Moon]] e ne sceglie i Referenti. | ||
* '''Raccoglie le idee''' per gli eventi del mese successivo con una call o un incontro mensile con il WG, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica. | * '''Raccoglie le idee''' per gli eventi del mese successivo con una call o un incontro mensile con il WG, perché il gruppo organizzi eventi di qualità e in buon numero. La riunione non ha una data fissa: si tiene in tempo perché gli eventi del mese successivo siano su Moon entro il 20. Una call online si fa dall'account di ruolo della Sezione o del WG, non da un account personale, perché la riunione su Meet non si interrompa dopo un'ora. Le proposte vanno poi al Board, che ne valuta fattibilità, date e logistica. | ||
* '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG e | * '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG; per ogni evento inserisce almeno nome, data, ora, luogo se già noto, Referenti ed eventuali note, e poi lo tiene aggiornato, stato compreso. Se un evento '''cambia data''', lo aggiorna subito su Moon e controlla che la nuova data non si sovrapponga agli eventi degli altri WG. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | ||
* '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | * '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | ||
* '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio'''; su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: [[Il percorso di un Associato#Gli Aspiranti agli eventi|Gli Aspiranti agli eventi]]. | * '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio'''; su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: [[Il percorso di un Associato#Gli Aspiranti agli eventi|Gli Aspiranti agli eventi]]. | ||
* '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente. | * '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). La grafica è quella che il [[Communication Manager]] ha creato nel design Canva del mese, e si usa così com'è. Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente. | ||
* '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]. | * '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]. | ||
* '''Se un evento ha poche iscrizioni''', avvisa il Board e il Communication Manager qualche giorno prima: il Board decide se annullarlo o promuoverlo di più. | |||
* '''Riassegna i posti liberi.''' I biglietti non si cedono: chi non può venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è ([[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|Biglietti e lista d'attesa]]). | * '''Riassegna i posti liberi.''' I biglietti non si cedono: chi non può venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è ([[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|Biglietti e lista d'attesa]]). | ||
* '''Se un evento va annullato''', si assicura che si segua la procedura, in quest'ordine: la conferma del Board; l'avviso al Communication Manager e ai partecipanti; lo stato aggiornato su Moon e i rimborsi. I passi: [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]]. | * '''Se un evento va annullato''', si assicura che si segua la procedura, in quest'ordine: la conferma del Board; l'avviso al Communication Manager e ai partecipanti; lo stato aggiornato su Moon e i rimborsi. I passi: [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]]. | ||
* '''Dopo l'evento''' si assicura che il report sia consegnato e archiviato, a disposizione di tutti i Soci. Per un evento ricorrente il report può limitarsi a ciò che è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è ([[Eventi di ESN Milano Statale#Dopo l'evento|Dopo l'evento]]). | * '''Dopo l'evento''' si assicura che il report sia consegnato e archiviato, a disposizione di tutti i Soci; controlla periodicamente che nessun report manchi e, se serve, lo sollecita ai Referenti dell'evento. Nel report '''non vanno foto''': le foto vanno a parte, nella cartella delle foto degli eventi gestita dal Communication Manager (vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Privacy|Privacy]]). Per un evento ricorrente il report può limitarsi a ciò che è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è ([[Eventi di ESN Milano Statale#Dopo l'evento|Dopo l'evento]]). | ||
Gli eventi del WG legati alle [[Cause di ESN]] li carica su [[ESN Activities]] il [[Referente Impatto Sociale]]. | Gli eventi del WG legati alle [[Cause di ESN]] li carica su [[ESN Activities]] il [[Referente Impatto Sociale]]. | ||
=== I contatti con i locali === | |||
Le comunicazioni formali con i locali e gli enti che ospitano un evento — preventivi, dati per il pagamento, ricevute — partono dalla '''casella email del WG''', con in copia i Referenti dell'evento. Per un evento a pagamento si chiede al locale un '''preventivo''' che indichi tempi e modalità di pagamento e se prevede '''posti gratuiti per gli accompagnatori'''; se non li prevede, il loro costo entra nella quota dei partecipanti o si concorda prima con il [[Tesoriere]]. | |||
=== Gli eventi a pagamento === | === Gli eventi a pagamento === | ||
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* '''Tiene informato il Board''' sull'andamento del WG, anche partecipando alle sue riunioni. | * '''Tiene informato il Board''' sull'andamento del WG, anche partecipando alle sue riunioni. | ||
* D'accordo con il Board, può '''rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni''' legate al tema del WG. | * D'accordo con il Board, può '''rappresentare la Sezione davanti alle istituzioni''' legate al tema del WG. | ||
* Come ogni Board Supporter, partecipa alle '''riunioni fra Board e Board Supporter''' e a fine mandato scrive il '''report di fine mandato''' | * Come ogni Board Supporter, partecipa alle '''riunioni fra Board e Board Supporter''' e a fine mandato scrive il '''report di fine mandato''' (vedi [[Board Supporter#Obblighi|Obblighi]]). | ||
* '''Passa le consegne''' al successore: gli accessi agli account del WG, gli eventi già programmati, le scadenze (gli eventi del mese successivo su Moon entro il 20) e una call insieme per programmare gli eventi del mese successivo. | |||
== Attività ricorrenti == | == Attività ricorrenti == | ||
* '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, | * '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, in tempo perché '''entro il 20''' siano su Moon; poi le proposte al Board. | ||
* '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager. | * '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager; se le iscrizioni sono poche, l'avviso al Board e al Communication Manager. | ||
* '''A ogni cambio di data''': l'evento aggiornato subito su Moon, controllando gli eventi degli altri WG. | |||
* '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon. | * '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon. | ||
* '''A ogni annullamento''': la procedura di [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]]. | * '''A ogni annullamento''': la procedura di [[Eventi di ESN Milano Statale#Annullare un evento|Annullare un evento]]. | ||
* '''Dopo ogni evento''': il report consegnato e archiviato. | * '''Dopo ogni evento''': il report consegnato e archiviato, senza foto; periodicamente, il controllo che nessun report manchi. | ||
* '''A fine mandato''': report di fine mandato | * '''A fine mandato''': report di fine mandato e passaggio di consegne. | ||
== Strumenti e accessi == | == Strumenti e accessi == | ||
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* Il modulo Google '''«Prepara l'evento»''', compilato dal Referente dell'evento. | * Il modulo Google '''«Prepara l'evento»''', compilato dal Referente dell'evento. | ||
* Il '''gruppo WhatsApp del WG''', di cui il Referente ammette i membri. | * Il '''gruppo WhatsApp del WG''', di cui il Referente ammette i membri. | ||
* La '''casella email e l'account di ruolo del WG''': per le comunicazioni formali con i locali e per le call del WG. | |||
* Il percorso completo di un evento — scadenze, testi, annullamento, rimborsi — è in [[Eventi di ESN Milano Statale#Come si organizza un evento|Eventi di ESN Milano Statale]]. | * Il percorso completo di un evento — scadenze, testi, annullamento, rimborsi — è in [[Eventi di ESN Milano Statale#Come si organizza un evento|Eventi di ESN Milano Statale]]. | ||
== Relazioni con altri ruoli == | == Relazioni con altri ruoli == | ||
* Il '''[[Consiglio Direttivo]]''' lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, valuta le proposte di eventi | * Il '''[[Consiglio Direttivo]]''' lo nomina, sceglie la tematica del gruppo, valuta le proposte di eventi, conferma l'annullamento di un evento e, se un evento ha poche iscrizioni, decide se annullarlo o promuoverlo di più. | ||
* Il '''Referente dell'evento''' è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | * Il '''Referente dell'evento''' è scelto dal Referente del WG e ne dirige la fase organizzativa e operativa: vedi [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | ||
* Il '''[[Tesoriere]]''' riceve e approva il bilancio preventivo degli eventi a pagamento; con il '''[[Segretario]]''' segue le iscrizioni. | * Il '''[[Tesoriere]]''' riceve e approva il bilancio preventivo degli eventi a pagamento; con il '''[[Segretario]]''' segue le iscrizioni. | ||
* Il '''[[Communication Manager]]''' promuove gli eventi e ne decide data e ora di pubblicazione; va avvisato se un evento viene annullato. | * Il '''[[Communication Manager]]''' promuove gli eventi e ne decide data e ora di pubblicazione; va avvisato se un evento ha poche iscrizioni o viene annullato. Gestisce la cartella delle foto degli eventi. | ||
* Il '''[[Referente Impatto Sociale]]''' partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause, e li carica su ESN Activities. | * Il '''[[Referente Impatto Sociale]]''' partecipa ai WG come osservatore e consigliere sugli eventi legati alle Cause, e li carica su ESN Activities. | ||
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* {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, 15 maggio 2026|2026-10-03}} | * {{Fonte|Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 13, 15, 20.1, 15 maggio 2026|2026-10-03}} | ||
* {{Fonte|Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026)|2026-10-03}} | * {{Fonte|Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026)|2026-10-03}} | ||
* [[Working Group]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[Moon]] · [[Gomry]] · [[ESN Activities]] | * [[Working Group]] · [[WG Cultura]] · [[WG Eventi]] · [[Board Supporter]] · [[Eventi di ESN Milano Statale]] · [[Moon]] · [[Gomry]] · [[ESN Activities]] | ||
{{Ultimo aggiornamento|2026-10- | {{Ultimo aggiornamento|2026-10-14}} | ||
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