Referente di un Working Group: differenze tra le versioni
Batch 21: dai vademecum dei Board Supporter, link ai WG (via update-page on MediaWiki MCP Server) |
Iscrizioni, Aspiranti Referenti secondari, consigli dalle risposte del responsabile (via update-page on MediaWiki MCP Server) |
||
| Riga 14: | Riga 14: | ||
* '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG; per ogni evento inserisce almeno nome, data, ora, luogo se già noto, Referenti ed eventuali note, e poi lo tiene aggiornato, stato compreso. Se un evento '''cambia data''', lo aggiorna subito su Moon e controlla che la nuova data non si sovrapponga agli eventi degli altri WG. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | * '''Inserisce gli eventi su Moon''', la fonte ufficiale degli eventi della Sezione: '''entro il 20''' di ogni mese gli eventi del mese successivo devono essere su Moon. Li inserisce di solito durante o subito dopo le riunioni del WG; per ogni evento inserisce almeno nome, data, ora, luogo se già noto, Referenti ed eventuali note, e poi lo tiene aggiornato, stato compreso. Se un evento '''cambia data''', lo aggiorna subito su Moon e controlla che la nuova data non si sovrapponga agli eventi degli altri WG. Come si fa: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | ||
* '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | * '''Sceglie il Referente di ogni evento''' (il ''Responsabile di Attività'' del Regolamento interno, art. 20.1). Ogni evento ha '''un numero contenuto di Referenti''', e chi è Referente di un evento lo è anche ai fini dei requisiti: l'evento conta per la sua attivazione o per la permanenza come [[Associato Attivo]]. Per questo è Referente chi partecipa attivamente all'organizzazione e alla gestione dell'evento, non chi è soltanto presente. Cosa fa il Referente dell'evento: [[Eventi di ESN Milano Statale#Chi organizza un evento|Chi organizza un evento]]. | ||
* '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio''' | * '''Un criterio fondamentale nella scelta: gli Aspiranti Soci''' non fanno i Referenti. Un [[Aspirante|Aspirante Socio]] può essere solo '''aiuto Referente''', e solo in '''eventi a basso rischio''': è sempre '''Referente secondario''', con un [[Associato Attivo]] come '''Referente principale''' che lo affianca. Su Moon lo si aggiunge all'evento come Referente secondario. Il perché, e cosa può fare un Aspirante agli eventi: [[Il percorso di un Associato#Gli Aspiranti agli eventi|Gli Aspiranti agli eventi]]. | ||
* '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). La grafica è quella che il [[Communication Manager]] ha creato nel design Canva del mese, e si usa così com'è. Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente. | * '''Crea l'evento su [[Gomry]]''' a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento», che di norma compila il Referente dell'evento ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]). La grafica è quella che il [[Communication Manager]] ha creato nel design Canva del mese, e si usa così com'è. Prima di pubblicarlo ne verifica le impostazioni ([[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|Controlli prima della pubblicazione]]) e decide a sua discrezione se l'evento richiede l'approvazione delle iscrizioni. Un evento a pagamento ha in più le regole della sezione seguente. | ||
* '''Apre le iscrizioni e ne segue l'andamento''', insieme al Referente dell'evento: le iscrizioni si aprono su Gomry all'ora di pubblicazione stabilita dal Communication Manager, e i due controllano che si aprano davvero ([[Gomry#Aprire e seguire le iscrizioni|Aprire e seguire le iscrizioni]]). | |||
* '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]. | * '''Manda il messaggio dell'evento''' all'ora stabilita dal [[Communication Manager]], nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi [[Canali di Comunicazione#WhatsApp|Canali di Comunicazione]]). Se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il Communication Manager, senza scegliere da solo un'altra ora. I tempi di pubblicazione: [[Eventi di ESN Milano Statale#Scadenze|Scadenze]]. | ||
* '''Se un evento ha poche iscrizioni''', avvisa il Board e il Communication Manager qualche giorno prima: il Board decide se annullarlo o promuoverlo di più. | * '''Se un evento ha poche iscrizioni''', avvisa il Board e il Communication Manager qualche giorno prima: il Board decide se annullarlo o promuoverlo di più. | ||
| Riga 23: | Riga 24: | ||
Gli eventi del WG legati alle [[Cause di ESN]] li carica su [[ESN Activities]] il [[Referente Impatto Sociale]]. | Gli eventi del WG legati alle [[Cause di ESN]] li carica su [[ESN Activities]] il [[Referente Impatto Sociale]]. | ||
Il [[WG Cultura#Gli eventi finanziati dal bando|Bando finanziamenti]] dell'Università non è solo del WG Cultura: si possono presentare anche gli eventi degli altri WG, nella misura in cui ne rispettano i requisiti — gratuiti, aperti alla comunità universitaria, con le sole spese che il bando ammette. La domanda la presenta il [[Presidente]]. | |||
=== I contatti con i locali === | === I contatti con i locali === | ||
| Riga 42: | Riga 45: | ||
Il Referente determina inoltre '''modalità e tempistiche''' con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3 del Regolamento interno). | Il Referente determina inoltre '''modalità e tempistiche''' con cui il gruppo si aggiorna e prende decisioni (art. 13.3 del Regolamento interno). | ||
Dall'esperienza dei Referenti, alcuni consigli: | |||
* dopo ogni call del WG, un breve '''riepilogo''' nel gruppo — le idee emerse, gli eventi che cercano ancora un Referente — perché anche chi non c'era possa prendersi un evento; | |||
* '''distribuire gli eventi''' fra i membri del WG, senza caricare sempre le stesse persone; | |||
* affiancare ai '''nuovi volontari''', nei primi eventi, un volontario con più esperienza. | |||
=== Come Board Supporter === | === Come Board Supporter === | ||
| Riga 53: | Riga 62: | ||
* '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, in tempo perché '''entro il 20''' siano su Moon; poi le proposte al Board. | * '''Ogni mese''': una call o un incontro con il WG per gli eventi del mese successivo, in tempo perché '''entro il 20''' siano su Moon; poi le proposte al Board. | ||
* '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager; se le iscrizioni sono poche, l'avviso al Board e al Communication Manager. | * '''A ogni evento''': la scelta del Referente dell'evento; l'evento su Moon, tenuto aggiornato; l'evento su Gomry dalle risposte al modulo «Prepara l'evento» — se è a pagamento, solo dopo l'approvazione del bilancio preventivo — con i controlli prima della pubblicazione; l'apertura delle iscrizioni e il loro andamento, con il Referente dell'evento; il messaggio WhatsApp all'ora decisa dal Communication Manager; se le iscrizioni sono poche, l'avviso al Board e al Communication Manager. | ||
* '''A ogni cambio di data''': l'evento aggiornato subito su Moon, controllando gli eventi degli altri WG. | * '''A ogni cambio di data''': l'evento aggiornato subito su Moon, controllando gli eventi degli altri WG. | ||
* '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon. | * '''A ogni richiesta di entrare nel WG''', o di uscirne: il gruppo WhatsApp e l'elenco su Moon. | ||
| Riga 63: | Riga 72: | ||
* '''[[Moon]]''': il calendario degli eventi del WG e l'elenco dei suoi membri. Come si aggiungono gli eventi: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | * '''[[Moon]]''': il calendario degli eventi del WG e l'elenco dei suoi membri. Come si aggiungono gli eventi: [[Moon#Aggiungere gli eventi del proprio WG|Aggiungere gli eventi del proprio WG]]. | ||
* '''[[Gomry]]''': la creazione degli eventi ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]), i [[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|controlli prima della pubblicazione]] e i [[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|posti liberi]]. | * '''[[Gomry]]''': la creazione degli eventi ([[Gomry#Creare un evento|Creare un evento]]), i [[Gomry#Controlli prima della pubblicazione|controlli prima della pubblicazione]], le [[Gomry#Aprire e seguire le iscrizioni|iscrizioni]] e i [[Gomry#Biglietti e lista d'attesa|posti liberi]]. | ||
* Il modulo Google '''«Prepara l'evento»''', compilato dal Referente dell'evento. | * Il modulo Google '''«Prepara l'evento»''', compilato dal Referente dell'evento. | ||
* Il '''gruppo WhatsApp del WG''', di cui il Referente ammette i membri. | * Il '''gruppo WhatsApp del WG''', di cui il Referente ammette i membri. | ||