Gomry

Gomry è il gestionale di ESN Milano Statale: vi si trovano i contatti, i pagamenti e gli eventi in programma. È una piattaforma esterna e commerciale (gomry.com), non uno strumento di ESN, ed ESN Milano Statale è stata la prima Sezione di ESN ad adottarla; la usano anche altre Sezioni milanesi. Questa pagina spiega le funzioni che la Sezione usa di più e le impostazioni da controllare su ogni evento.

A cosa serve

La Sezione usa Gomry per tre attività:

• Eventi: le pagine di iscrizione, con i biglietti che gli Associati compilano e pagano.
• Tessere: la registrazione di ogni ESNcard e dei suoi dati principali sulla scheda del contatto; la procedura è in ESNcard.
• Pagamenti: la quota associativa e le quote degli eventi. La sezione Balance mostra le entrate e permette di trasferirle sul conto della Sezione; di norma la gestisce solo il Tesoriere.

Le pagine più usate sono Contacts, Events e Forms; servono anche Calendars, dove sta la bacheca degli eventi, Lists, sotto Settings, e Balance.

L'amministrazione di Gomry spetta al Segretario, che può delegarla.

Commissioni

Gomry aggiunge a ogni prezzo una commissione, in parte percentuale e in parte fissa, secondo il piano scelto dalla Sezione (quello gratuito, start-up), più le commissioni del metodo di pagamento scelto. La commissione si somma al biglietto, quindi chi si iscrive paga un po' più della quota fissata: sulle quote basse la differenza si nota. Le tariffe aggiornate sono quelle pubblicate da Gomry.

Il prezzo che si indica nella descrizione dell'evento, nei post e nel messaggio WhatsApp è il prezzo base, senza le commissioni di Gomry.

Non spuntare mai la casella Absorb Fee: la commissione la pagherebbe la Sezione.

Creare un evento

Su Gomry l'evento lo crea di norma il Referente del WG, a partire dalle risposte al modulo Google «Prepara l'evento» compilato dal Referente dell'evento: conviene tenerle aperte accanto, per esempio su un secondo schermo. Il resto del percorso di un evento — bilancio preventivo (spesso chiamato, impropriamente, budget), scadenze, diffusione — è in Eventi di ESN Milano Statale; un evento a pagamento non si crea su Gomry prima che il Tesoriere abbia approvato il bilancio preventivo.

I dati di base

1. Clicca il tasto nero Create Event, in alto a destra.
2. Inserisci il titolo nel formato «Nome dell'evento June 22nd | ESN Milano Statale».
3. Aggiungi la grafica dell'evento: la crea il Communication Manager nel design Canva del mese, che raccoglie le grafiche di tutti gli eventi del mese, e la si usa così com'è, senza modificarla. Se non è ancora pronta, la si aggiunge dopo.
4. Inserisci data, luogo e una breve descrizione. Ci si può ispirare agli eventi precedenti; nella descrizione non si indica il luogo preciso, per evitare imbucati. La descrizione deve sempre contenere l'avviso riportato sotto.
5. Inserisci la capacity, cioè quante persone possono iscriversi (vuota se non c'è limite), e la fee (vuota se l'evento è gratuito). Non spuntare Absorb Fee.
6. Valuta se attivare Require approval: i pagamenti vengono processati solo quando approvi le persone, e chi non è ancora approvato resta in lista d'attesa. Va attivata per gli eventi a rischio di vendite in eccesso — Gomry a volte vende più biglietti dei posti disponibili, per esempio negli eventi con molte iscrizioni come quelli alla Scala o con posti limitati come le visite ai musei — e in ogni caso in cui il Referente del WG la ritiene necessaria.
7. Clicca Create event in fondo alla pagina: si apre la pagina dell'evento, da cui con Manage si passa alla gestione.

L'avviso da mettere in ogni descrizione:

We remind you that ESN Events are not refundable, if once already
registered for the Event you do not manage to participate, please
do contact the organizers.
Please note: this Event is organized by members of ESN Milano
Statale to help you get the most out of your Erasmus life! All ESN
Events are no profit and organised by students on a purely
voluntary basis.

Overview

Dalla pagina Overview dell'evento, Edit Event modifica i dati inseriti; Change photo cambia la foto di copertina e aggiunge la grafica. In fondo a Edit Event:

• spunta sempre Hide Location, così il luogo lo vede solo chi si iscrive, e Make it secret, così l'evento lo vede solo chi ha il collegamento;
• togli la spunta a Guests can RSVP «Maybe»;
• togli la spunta ad Allow waitlist, tranne nei rari eventi in cui la lista d'attesa di Gomry è utile;
• togli la spunta ad Allow transfers: i biglietti non si cedono (vedi Biglietti e lista d'attesa);
• controlla che Time Zone e Currency siano Rome ed EUR.

Registration

Nella pagina Registration:

• si aprono e chiudono le iscrizioni e si modifica la capacity, che deve essere uguale al numero dei biglietti;
• si gestiscono i Tickets, con le opzioni accanto al tipo di biglietto (alcune sotto Advanced Settings):
  • di solito una sola classe di biglietti, con il nome nel formato standard: «Ticket», il nome dell'evento e la data in formato gg/mm, per esempio «Ticket Picnic 25/04». Il nome del biglietto conta: è la causale con cui il Tesoriere riconcilia i pagamenti;
  • la finestra di vendita: l'inizio coincide con la data di pubblicazione dell'evento, come ulteriore garanzia; una fine, se è comoda, per esempio per gli eventi a pagamento o quando il locale vuole in anticipo il numero definitivo degli iscritti;
  • quanti biglietti può comprare ogni account: di norma uno;
• in Registration Email si modifica l'email di conferma, che deve contenere le informazioni essenziali: punto d'incontro preciso, orario, eventuale dress code e, solo se l'evento ha un gruppo WhatsApp, il collegamento al gruppo. Con Require approval attivo si modificano anche le email Pending Approval (sei in lista d'attesa, seguiranno informazioni) e Declined (il motivo, per esempio i posti esauriti);
• si attiva Restrict Registration, sempre tranne che per gli eventi non riservati ai Soci, come il Crazy Countdown: si scelgono le liste di persone che possono iscriversi, cioè le liste ESNcard del semestre in corso e di quello precedente, perché la tessera vale un anno. Senza liste può iscriversi anche chi non ha la tessera;
• si personalizzano le domande del Registration Form, e si aggiunge sempre la domanda sul consenso alle foto (vedi sotto).

La domanda sul consenso alle foto è obbligatoria su ogni evento. Il modo più semplice è copiarla da un evento recente che la contiene:

• tipo single choice, con le risposte «I do» e «I don't», e la spunta required;
• titolo: «I hereby consent to the processing of my data for promotional purposes and accept the Release Form for the use of my images as described in the dedicated document»;
• nel testo aggiuntivo, il collegamento al documento Media Release Section.

Messages

Nella pagina Messages disattiva le FOMO notifications. Da qui si scrive anche ai partecipanti con Invia un messaggio, per esempio se l'evento si annulla.

Event Board

Creato l'evento, copia il collegamento per condividerlo e aggiungilo alla bacheca degli eventi: Calendars → Event Board | ESN Milano Statale, nel banner indicato.

• Aggiungi l'evento solo se ha già la grafica di copertina, altrimenti si rovina l'aspetto del calendario, e se hai già impostato l'apertura delle iscrizioni nelle Advanced Settings del biglietto (vedi Aprire e seguire le iscrizioni). Se manca la grafica, chiedila al Communication Manager.
• Non cambiare le caselle del calendario: Automatically add new events resta vuota, perché non tutti gli eventi vanno nel calendario; Automatically remove past events resta spuntata, così l'evento sparisce quando è finito.
• Il calendario non ordina gli eventi da solo: sposta ogni evento nella posizione giusta in ordine cronologico. Il form della quota associativa resta sempre il primo.

Controlli prima della pubblicazione

Prima di pubblicare un evento, il Referente del WG controlla:

1. Overview: Hide Location e Make it secret spuntate; Guests can RSVP «Maybe», Allow waitlist (salvo rari casi) e Allow transfers senza spunta.
2. Registration: la domanda obbligatoria sul consenso alle foto.
3. Messages: le FOMO notifications disattivate.
4. Restrict Registration: le liste ESNcard del semestre in corso e di quello precedente.
5. Capacity uguale al numero dei biglietti.
6. Finestra di vendita: l'inizio alla data di pubblicazione; la fine, se serve.
7. Require approval, se c'è rischio di vendite in eccesso o se lo ritiene necessario.
8. Email di conferma, con il collegamento al gruppo WhatsApp solo se l'evento ne ha uno.
9. Nomi dell'evento e del biglietto nel formato standard.
10. Foto, descrizione con l'avviso finale, data, ora, luogo e prezzo corretti.
11. L'evento nell'Event Board.

Aprire e seguire le iscrizioni

Le iscrizioni le aprono il Referente del WG e il Referente dell'evento:

• le iscrizioni si aprono all'ora di pubblicazione dell'evento, quella stabilita dal Communication Manager (vedi Come si organizza un evento): l'apertura si imposta nelle Advanced Settings del biglietto, con l'inizio della finestra di vendita;
• a quell'ora controllano che le iscrizioni si siano aperte davvero;
• poi ne seguono l'andamento: se un evento ha poche iscrizioni, il Referente del WG avvisa il Board e il Communication Manager qualche giorno prima (vedi Gli eventi del WG).

Biglietti e lista d'attesa

I biglietti non si cedono fra partecipanti: la Sezione deve sapere chi partecipa davvero a un evento. Chi non può più venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è: la lista d'attesa di Gomry si attiva solo in rari casi. Con Require approval attivo la lista d'attesa si forma da sola, con le persone non ancora approvate.

Check-in

All'evento il Referente registra i partecipanti leggendo il QR code che ciascuno ha ricevuto nell'email di conferma. Il Referente lavora dal browser del telefono, entrando con l'email con cui ha avuto l'accesso all'evento.

Per dare l'accesso, chi gestisce l'evento apre la pagina Admins (oppure Settings → Team Members), clicca Invite e inserisce l'email dei Referenti, con il permesso Check-in only: nessun altro permesso va dato all'account personale di un Socio.

Il check-in:

1. Apri Events dal menu a tendina e scegli l'evento di cui sei Referente.
2. Apri Attendees e la funzione di scansione dei QR code — le guide della Sezione la chiamano ora Scan QR codes, ora Check In Attendees.
3. Clicca Start Scanning, inquadra il QR code e conferma con Check in.

In alternativa si cerca la persona nell'elenco dei partecipanti e se ne cambia lo stato a mano.

Creare un form

I form servono soprattutto per il pagamento della quota associativa, sia dei volontari sia degli studenti Erasmus, e per raccogliere documenti o informazioni, per esempio per gli eventi di recruiting.

1. Clicca il tasto nero Create Form, in alto a destra.
2. Inserisci il titolo, sempre seguito da «| ESN Milano Statale», e una descrizione.
3. Imposta lo stato del form, attivo o inattivo, e scrivi le domande, scegliendo per ognuna il tipo adatto (risposta breve, scelta multipla, caricamento di documenti…).
4. Nella pagina Advanced puoi far sì che chi compila il form venga aggiunto in automatico a una lista: è fondamentale, per esempio, perché chi paga la quota di un Anno Associativo finisca nella lista giusta. Restrict Submissions limita il form a determinate liste, ma qui serve di rado. Da qui si personalizzano anche le email di accettazione.
5. Nella pagina Payments inserisci l'importo, se c'è; altrimenti lascia vuoto. Non spuntare Absorb Fee.

Le risposte si consultano nella sezione Submissions del form.

Creare una lista

Apri Lists (sotto Settings), clicca Add List e dai un nome alla lista. Le liste servono a Restrict Registration sugli eventi e all'iscrizione automatica dai form.

Consigli

La piattaforma è intuitiva: conoscendo le funzioni di base, il resto si impara usandola. Gomry è ancora in sviluppo e aggiunge spesso funzioni nuove, e i suoi sviluppatori accolgono volentieri segnalazioni e proposte: quando l'interfaccia cambia, aggiorna questa pagina.

Riferimenti

• Eventi di ESN Milano Statale · Referente di un Working Group · Segretario · Tesoriere · Communication Manager · ESNcard · Jupiter

Ultimo aggiornamento: 2026-10-15