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Eventi di ESN Milano Statale

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Gli eventi sono il modo principale in cui ESN Milano Statale accoglie gli studenti internazionali: aperitivi e serate, visite ai musei, city walk, tandem linguistici, tornei sportivi, viaggi. Questa pagina descrive quali eventi organizza la Sezione, chi li organizza, quali sono i suoi eventi di punta e, nella sezione Come si organizza un evento, i passi per organizzarne uno, dall'idea al rimborso del Referente.

In ogni momento, per qualsiasi dubbio, si può chiedere aiuto al Consiglio Direttivo (Board), al proprio Mentor o al Referente del proprio Working Group.

Che eventi organizza la Sezione

Ogni tipo di evento fa capo a un Working Group (WG), che lo organizza nel proprio ambito:

  • il WG Cultura: city walk, visite ad archivi e a mostre, per far conoscere Milano;
  • il WG Sport: la Sport Night e gli altri eventi sportivi, compresi quelli di sensibilizzazione sulla salute;
  • il WG Eventi: le Bar Night nei locali convenzionati, le serate a tema e i tandem linguistici;
  • il WG Viaggi: viaggi e gite, in giornata o di più giorni.

Numero e temi dei WG li sceglie il Consiglio Direttivo a ogni mandato: l'elenco aggiornato è in Working Group. La fonte ufficiale degli eventi e del calendario è Moon, con un calendario per ogni WG: gli eventi vi si inseriscono di solito durante o subito dopo le riunioni dei WG, e i Referenti dei WG li tengono aggiornati.

I format degli eventi

Ogni format di evento — prima quelli ricorrenti, poi via via tutti — si documenta in una pagina propria su questa wiki, come già il Crazy Countdown e lo Sport Day: come si organizza, cosa fare e cosa evitare. La pagina si aggiorna con il report di ogni edizione, e chi organizza l'edizione successiva parte da lì.

Eventi formali e informali

L'evento formale segue tutti i passi descritti sotto, viene promosso sui social e, se rientra in una delle Cause di ESN, si registra su ESN Activities. L'evento informale non passa da Gomry e si diffonde con un semplice messaggio su WhatsApp: è una pratica da limitare.

Gli eventi ordinari si gestiscono su Gomry. Gli eventi molto costosi — l'Incontro Culturale Erasmus (ICE), i National Erasmus Games (NEG), il Napoli Spring Break (NSB), i viaggi di più giorni organizzati dalla Sezione — non passano da Gomry: si pagano con bonifico e spesso si gestiscono su Jupiter.

Chi organizza un evento

Ogni evento ha un Referente (il Responsabile Attività del Regolamento interno): è la persona a cui la Sezione e gli studenti Erasmus si rivolgono per informazioni sull'evento e sulla sua organizzazione. Lo designa il Referente del WG, che ogni mese raccoglie con il gruppo le idee per gli eventi del mese successivo e individua chi se ne fa carico.

Il Referente dell'evento — ogni compito rimanda alla parte di questa pagina che spiega come svolgerlo:

  • ne cura l'organizzazione e lo svolgimento ed è il contatto della Sezione con i terzi, per esempio il locale (Prima dell'evento);
  • se l'evento non è gratuito, prepara il bilancio preventivo (spesso chiamato, impropriamente, budget) e lo manda al Tesoriere almeno 10 giorni prima della pubblicazione, concorda con lui quota e pagamento del locale e dopo l'evento gli presenta il bilancio consuntivo (Prima dell'evento, Scadenze);
  • compila il modulo Google «Prepara l'evento», da cui il Referente del WG crea l'evento su Gomry;
  • prepara il messaggio WhatsApp, con il prezzo base senza le commissioni di Gomry, e lo manda al Communication Manager (Testi dell'evento);
  • apre le iscrizioni e ne segue l'andamento con il Referente del WG, e le gestisce insieme al Segretario, al Tesoriere e al Referente del WG (Aprire e seguire le iscrizioni);
  • si presenta puntuale al punto d'incontro, o trova con urgenza un sostituto, e registra i partecipanti con il check-in (Durante l'evento);
  • in caso di emergenza segue i passi di Emergenze;
  • scrive il report dell'evento e lo condivide con i volontari, e chiede il rimborso se gli spetta (Dopo l'evento, Rimborso);
  • avvisa per tempo il Board e il Referente del WG se non può portare avanti l'evento; se l'evento va annullato, si segue la procedura di Annullare un evento.

Nei viaggi il Referente del viaggio è un Referente dell'evento a tutti gli effetti; gli accompagnatori li designa il Board o il Referente del WG.

Gli Aspiranti Soci, che non sono ancora Soci, evitano gli eventi a pagamento, di norma non partecipano ai viaggi e nell'organizzazione fanno solo da aiuto Referente, cioè da Referente secondario accanto a un Associato Attivo come Referente principale; i Soci Aspiranti sono trattati come gli Associati Attivi. Il dettaglio è in Il percorso di un Associato.

Quanti volontari servono

Ogni volontario che segue un evento può avere con sé fino a circa 15 studenti Erasmus. La regola vale per tutti gli eventi della Sezione: un evento con 30 partecipanti ha bisogno di almeno due volontari. Quanti partecipanti aspettarsi lo si concorda con il Referente del WG (vedi Prima dell'evento).

Eventi di punta

Gli eventi caratteristici della Sezione, che la Sezione organizza da anni e che la distinguono. Ciascuno ha una pagina propria.

  • Crazy Countdown — il capodanno anticipato per gli studenti Erasmus, organizzato con ESN Politecnico Milano a dicembre.
  • Sport Day — la giornata di sport in memoria di un volontario della Sezione, fra fine febbraio e marzo.
  • Il compleanno della Sezione — si festeggia negli anni «tondi»; il 30º è stato nell'ottobre 2024 (vedi ESN Milano Statale).

Altri appuntamenti ricorrenti

Non sono considerati eventi di punta, ma tornano ogni anno nel calendario della Sezione:

  • i Welcome Day all'inizio di ogni semestre, per gli studenti internazionali dell'Università degli Studi di Milano, dell'Università Vita-Salute San Raffaele e del Conservatorio;
  • gli eventi di recruiting per i nuovi volontari, di solito due per semestre, prima del Welcome Day, così che chi entra possa vivere le settimane di benvenuto con la Sezione (un tempo si chiamavano Welcome Back);
  • una serata sociale settimanale;
  • le visite di Erasmus in Schools;
  • gli appuntamenti di formazione e del Network (vedi Formazione ed ESN Italia).

Hanno una pagina propria anche questi format ricorrenti (vedi I format degli eventi):

Gli eventi organizzati con le altre Sezioni milanesi sono descritti in ESN a Milano Unita.

Come si organizza un evento

I passi che seguono valgono per un evento formale. Gli eventi su Jupiter seguono la procedura di Jupiter; la registrazione di un evento legato a una Causa, quella di ESN Activities.

Prerequisiti

  • Un Referente dell'evento, designato dal Referente del WG (vedi Chi organizza un evento).
  • Prima dell'evento: il bilancio preventivo, cioè il piano di costi e ricavi, il modulo Google «Prepara l'evento», i testi per la promozione.
  • Dopo l'evento: il report e, se spetta, la richiesta di rimborso.
  • Per ogni evento: l'informativa sulla privacy (Modulo 3) con la richiesta di consenso a foto e video (vedi Privacy).

I modelli del bilancio preventivo («Template Bilancio preventivo - crea una copia»), del report e della richiesta di rimborso sono nel Drive della Sezione, cartella «5. Template Report, Bilancio preventivo & Modulo Richiesta Rimborsi».

Procedura

Prima dell'evento

  1. Trova il locale e contattalo. Accordati su data e luogo, numero di persone (confrontati con il Referente del WG su quanti potrebbero partecipare), accordo sul prezzo (deal) ed eventuali gratuità. Controlla nel Drive del WG se c'è il report di un evento simile o tenuto nello stesso locale: aiuta a evitare problemi già capitati.
  2. Prepara il bilancio preventivo partendo dal modello (fanne una copia). La quota di partecipazione (fee) deve coprire anche il rimborso dei Referenti:
    fee = (n. partecipanti + n. Referenti) × deal ÷ n. partecipanti + b
    dove b è un piccolo margine facoltativo per la Sezione, anche 0. Per esempio, con 20 partecipanti e 2 Referenti ciascun partecipante paga il deal più un decimo — (20 + 2) ÷ 20 = 1,1 volte il deal — più b. Gomry aggiunge poi la propria commissione (vedi Gomry), quindi i partecipanti pagano un po' di più.
  3. Manda il bilancio preventivo al Tesoriere a tesoriere@esnmilanostatale.it, con oggetto «BUDGET: EVENTO XXX», almeno 10 giorni prima della pubblicazione dell'evento, così da concordare metodo di pagamento e fee. Un evento a pagamento non si crea su Gomry prima che il Tesoriere abbia approvato il bilancio preventivo. Prima informati su come il locale vuole essere pagato:
    • bonifico prima o dopo l'evento, il metodo da preferire: comunica al Tesoriere le scadenze del locale;
    • di persona: avvisa per tempo se serve il Tesoriere sul posto; se non può esserci, fa un bonifico al Referente, che paga il giorno dell'evento. L'anticipo da parte del Referente, con rimborso successivo, è l'ultima risorsa.
    A pagamento avvenuto, manda al Tesoriere la foto dello scontrino e conserva l'originale per consegnarglielo. Se i costi possono essere coperti da un bando, dillo al Tesoriere: in quel caso serve la fattura del locale.
  4. Compila il modulo Google «Prepara l'evento» con tutti i dettagli e avvisa il Referente del WG o un membro del Board: il Referente del WG usa le risposte come base per creare l'evento su Gomry e, prima di pubblicarlo, ne verifica le impostazioni con i controlli prima della pubblicazione. Per le scadenze vedi Scadenze; per i testi, Testi dell'evento.
  5. Prepara il messaggio WhatsApp, con il collegamento a Gomry e la grafica, e mandalo al Communication Manager (CM): il CM lo controlla, lo corregge se serve e decide data e ora della pubblicazione. Il prezzo che si indica è il prezzo base, senza le commissioni di Gomry.
  6. La pubblicazione. Il CM manda la programmazione dei messaggi WhatsApp. All'ora stabilita il Referente del WG manda il messaggio nel gruppo WhatsApp degli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci, «EVENTS | ESN MILANO STATALE» (vedi Canali di Comunicazione); se se ne dimentica o il messaggio non parte, lo riprogramma con il CM, senza scegliere da solo un'altra ora. Tu, come Referente dell'evento, pubblichi nel gruppo dei volontari un breve testo in italiano che dica se ci sono posti per i volontari, e quanti. L'evento resta nella bacheca di Gomry, la Event Board, fino alla chiusura delle iscrizioni e compare anche sul profilo Instagram della Sezione, che gestisce il CM.
  7. Apri e segui le iscrizioni insieme al Referente del WG: su Gomry si aprono all'ora di pubblicazione stabilita dal CM; controllate insieme che si aprano davvero e seguitene l'andamento (vedi Gomry). Con lui o con il Board gestisci gli eventuali problemi. I biglietti non si cedono fra partecipanti: chi non può più venire libera il posto, e il Referente del WG lo riassegna, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è (vedi Gomry).

Scadenze

  • Gli eventi del mese successivo devono essere su Moon entro il 20 del mese (vedi Referente di un Working Group).
  • La pubblicazione si conta dall'evento: almeno 5 giorni prima se è gratuito, almeno 7 se è a pagamento, almeno 14 se è un viaggio con biglietti nominativi.
  • Il bilancio preventivo si conta dalla pubblicazione: arriva al Tesoriere almeno 10 giorni prima della pubblicazione. Per un evento a pagamento il bilancio preventivo arriva quindi almeno 17 giorni prima dell'evento, e l'evento si crea su Gomry solo dopo l'approvazione del Tesoriere.

Se i biglietti del treno o di altri mezzi richiedono i nomi esatti dei partecipanti, oltre a pubblicare l'evento almeno due settimane prima, su Gomry va scritto che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, il costo del cambio nome è a carico del partecipante.

Alle scadenze si possono fare eccezioni, ma devono restare eccezioni: per esempio quando un teatro offre i posti per uno spettacolo con poco preavviso, e prima l'occasione non c'era (vedi Eventi alla Scala). Anche in quel caso un evento a pagamento si crea su Gomry solo dopo che il Tesoriere ha approvato il bilancio preventivo.

Testi dell'evento

Per i messaggi nel gruppo WhatsApp degli eventi con gli studenti Erasmus valgono alcune indicazioni, da seguire come linee guida più che come regole rigide:

  • un tono informale, con un saluto inclusivo («hi everyone», «hey folks»);
  • pochi dettagli: quote, luogo, orari e programma stanno nella descrizione principale, su Gomry; il messaggio dice cosa, quando e come iscriversi o chiedere informazioni;
  • la zona, non l'indirizzo: quando è possibile, nei testi pubblici si indica solo la zona, per evitare imbucati;
  • sempre il collegamento all'iscrizione su Gomry;
  • brevità: meglio evitare messaggi lunghi o da ufficio stampa;
  • niente spam: se qualcuno ha appena pubblicato un evento, conviene aspettare qualche ora;
  • in fondo, nomi e numeri di telefono dei Referenti dell'evento.

Annullare un evento

Se un evento va annullato, il Referente del WG si assicura che si segua quest'ordine:

  1. si avvisa il Board e si chiede la sua conferma;
  2. poi si avvisano il Communication Manager, che sistema il calendario editoriale, e i partecipanti: su Gomry con Invia un messaggio, dalla pagina dei messaggi dell'evento, e nel gruppo WhatsApp dell'evento, se c'è;
  3. infine si aggiorna lo stato dell'evento su Moon e si gestiscono i rimborsi: la quota a chi l'ha pagata e le spese già sostenute dai Referenti, per quanto possibile.

Durante l'evento

  • Il Referente è responsabile della buona riuscita dell'evento e, se qualcosa va storto, avvisa subito il Board.
  • Registra i partecipanti con il check-in di Gomry, dal browser del telefono: i passi sono in Gomry.
  • Agli eventi gratuiti nei luoghi pubblici — una walk, un parco, un mercato — di solito c'è tolleranza verso chi si unisce al gruppo senza essersi iscritto.

Dopo l'evento

  1. Manda il report: compila il modello (fanne una copia) e invialo in PDF a esners@esnmilanostatale.it entro 20 giorni dall'evento, lo stesso termine del rimborso. Il Referente del WG si assicura poi che sia archiviato. Per un'edizione di un evento ricorrente, il report può riportare solo cosa è cambiato rispetto all'edizione precedente, con il collegamento alla pagina del format, se c'è. Il report serve anche ad aggiornare quella pagina (vedi I format degli eventi).
  2. Chiedi il rimborso, se ti spetta (sezione seguente).

Se l'evento rientra in una delle Cause di ESN, lo carica su ESN Activities il Referente Impatto Sociale, che si occupa di tutti i caricamenti della Sezione. Le foto dell'evento le gestisce il Communication Manager, nella cartella delle foto degli eventi.

Rimborso

Il Referente dell'evento ha diritto al rimborso della quota di partecipazione e, nei limiti della delibera annuale dei Soci sui rimborsi, di trasporti, servizi e materiali. In breve: manda il report in PDF entro 20 giorni dall'evento, poi scrivi a board@esnmilanostatale.it allegando il modulo di richiesta e i giustificativi. Chi ne ha diritto, che cosa si rimborsa e tutti i passaggi: Rimborsi.

Prevenire i rischi

Privacy

  • Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti a un evento, anche quando sembra utile: qualcuno potrebbe non volere che si sappia dove si trova. Per avvisare tutti, crea un gruppo WhatsApp o, meglio, manda un'email a tutti in copia nascosta.
  • Nei gruppi WhatsApp si entra con il link: non si aggiungono i numeri senza consenso.
  • Ogni evento ha il Modulo 3 con la richiesta di consenso a foto e video, e un avviso visibile che permette di rifiutare. Su Gomry, ogni evento ha all'iscrizione una domanda obbligatoria sul consenso alle foto (vedi Gomry).
  • Chi non dà il consenso alle foto va tutelato anche durante l'evento: come farlo nel concreto lo sta definendo il Board.
  • Le allergie si chiedono solo se strettamente necessario, e nomi e allergie dei partecipanti non si passano ai locali esterni.
  • Le foto si conservano al massimo un anno; i dati dei partecipanti a un viaggio si cancellano 30 giorni dopo il viaggio.

Emergenze

È necessario conoscere il contatto di emergenza di ogni partecipante: il modo migliore è chiederlo a ciascuno al momento del pagamento della quota. In caso di emergenza:

  1. avvisa il contatto di emergenza;
  2. chiama l'ambulanza;
  3. avvisa il Presidente della Sezione o, se non è raggiungibile, un altro membro del Board.

Il primo soccorso da parte di un volontario è raccomandato solo se si hanno le competenze.

Errori comuni

  • Dimenticare il rimborso dei Referenti nella fee: va calcolato fin dal bilancio preventivo, con la formula sopra.
  • Anticipare i soldi di tasca propria: è l'ultima risorsa; prima si concorda con il Tesoriere un bonifico.
  • Mandare tardi il bilancio preventivo: si conta dalla pubblicazione, non dall'evento — almeno 10 giorni prima di pubblicare; e un evento a pagamento non si crea su Gomry prima dell'approvazione del Tesoriere.
  • Mandare il messaggio quando capita: data e ora della pubblicazione le decide il Communication Manager; un messaggio saltato si riprogramma con il CM.
  • Lasciare che i partecipanti si cedano il biglietto: il posto libero lo riassegna il Referente del WG, con nome e cognome, al primo della lista d'attesa, quando c'è.
  • Annullare senza avvisare il Board: prima la conferma del Board, poi il Communication Manager e i partecipanti, infine Moon e i rimborsi.
  • Troppi eventi informali: sono una pratica da limitare; l'evento formale passa da Gomry.

Riferimenti

Ultimo aggiornamento: 2026-10-14
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