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Incontro Culturale Erasmus

Da Wiki di ESN Milano Statale.

L'Incontro Culturale Erasmus (ICE) è l'evento con cui ESN Italia porta ogni anno a Roma, per tre giorni a novembre, gli studenti internazionali di tutte le Sezioni. ESN Italia lo ha creato nel 2008 per accogliere gli studenti Erasmus all'inizio dell'anno accademico. Il numero di partecipanti varia di anno in anno: nel 2026 ESN Italia ha distribuito i posti in base alla capienza della location del sabato, circa 1.200 persone. Questa pagina descrive il format e come vi partecipa ESN Milano Statale.

Obiettivi

  • Accogliere gli studenti internazionali all'inizio dell'anno accademico, con un evento comune a tutto il Network italiano.
  • Per la Sezione: portare a Roma i propri studenti internazionali in un pacchetto unico, viaggio compreso.

Organizzazione

ESN Italia organizza tutto ciò che avviene a Roma — attività, festa, assicurazione con la polizza quadro nazionale. La Sezione organizza e vende il viaggio e l'alloggio e li unisce alla quota di ESN Italia in un'unica quota per i propri studenti.

Prima

  • Iscrizione della Sezione (in estate): ESN Italia chiede a ogni Sezione il numero previsto di partecipanti, non vincolante, e il nome del suo Responsabile di Sezione (RS). Il contratto con ESN Italia lo firma il Presidente della Sezione.
  • RS e RE. Il Consiglio Direttivo (Board) apre le candidature a RS e a Responsabile Erasmus (RE), con le informazioni sull'evento, i requisiti e una scadenza, e alla chiusura li nomina (Regolamento interno di ESN Milano Statale, artt. 22–23). L'RS si relaziona con il Comitato Organizzatore (OC) dell'evento, organizza trasporto e alloggio, presenta al Tesoriere il piano finanziario preventivo e gestisce le iscrizioni con il Segretario e il Tesoriere (art. 24.2).
  • I posti. ESN Italia assegna alla Sezione un numero di posti, nel quale è compreso l'RS: fino a 16 partecipanti, un RS e fino a 15 studenti; da 17 a 32, un RS, un RE e fino a 30 studenti; e così via, un RE ogni 15 studenti in più. I posti in più si chiedono con un modulo solo quando tutti i partecipanti già assegnati risultano confermati su Jupiter, e ESN Italia li ridistribuisce ogni settimana: per ottenerli serve una lista d'attesa su Jupiter.
  • Viaggio e alloggio. Il mezzo lo sceglie l'RS. Chi viaggia in Frecciarossa con un gruppo numeroso può rivolgersi all'ufficio gruppi di Trenitalia, che applica una tariffa di gruppo; in quel caso la fattura va chiesta prima dell'emissione dei biglietti.
  • Regolarizzazione del viaggio. In Lombardia ogni viaggio di più di un giorno va organizzato tramite un tour operator (TO). Poiché ESN Italia cura tutto tranne il trasporto, la Sezione regolarizza il trasporto che vende nella quota. Il Regolamento Interno di ESN Italia chiede di caricare la prova con un modulo: il contratto con il TO (o un'email che dimostri di essersene serviti) e, se la quota del TO comprende un'assicurazione, un'email che dimostri di averlo informato della polizza quadro di ESN Italia. L'agenzia suggerita da ESN Italia è IPPA Travel, di cui la Sezione si è servita negli ultimi anni: il TO paga il fornitore del trasporto, qualunque esso sia, e se si vuole anche l'alloggio, per conto della Sezione; emette la polizza viaggio; poi la Sezione lo rimborsa.
    1. Si contatta il TO, dicendo che è ESN a organizzare un viaggio a Roma in quelle date.
    2. Gli si manda il preventivo del vettore (e, se lo paga anche il TO, quello dell'alloggio), con l'importo e i dati per il pagamento.
    3. Pagato il TO, si inoltra al vettore la ricevuta del bonifico con i dati di fatturazione del TO, così che la fattura sia intestata a lui.
    4. La Sezione rimborsa il TO.
    5. Prima della partenza, con i nomi definitivi, si manda al TO l'elenco dei partecipanti: il TO risponde con la polizza.
  • Le iscrizioni si fanno su Jupiter, dove l'account del partecipante lo approva il Segretario e serve l'ESNcard. L'RS si iscrive per primo ed è segnato come RS. I primi iscritti passano in Approved, pagano la Sezione con bonifico entro una scadenza e passano in Confirmed solo quando il bonifico risulta sul conto; l'RE si sceglie dalla lista d'attesa.
  • Form di ESN Italia: la form logistica e, alla chiusura delle iscrizioni, quella con il numero di partecipanti per ciascuna attività. L'offerta è divisa in pacchetti (nel 2026 quattro: arrivo il giovedì o il venerdì, con o senza il City Tour, un numero fisso di musei facoltativi).
  • Il saldo a ESN Italia. Chiuse le iscrizioni, ESN Italia comunica il totale: la quota per partecipante, i musei facoltativi, le quote di RS e RE, meno un posto gratuito ogni 15. Si paga in una finestra di pochi giorni fissata da ESN Italia.

Durante

  • L'RS rappresenta la Sezione all'evento; l'RE, se c'è, lo aiuta a seguire i partecipanti per tutta la durata (Regolamento interno di ESN Milano Statale, artt. 24.1 e 24.3).

Dopo

  • ESN Italia restituisce le cauzioni (le radio del City Tour, i musei gratuiti) e le quote di RS e RE.
  • L'RS presenta al Tesoriere il piano finanziario consuntivo e manda agli Associati Attivi un report sull'evento (Regolamento interno di ESN Milano Statale, art. 24.2).

Budget e materiali

  • Quota di ESN Italia per partecipante, fissata ogni anno, più i musei facoltativi.
  • Viaggio e alloggio, a carico della Sezione e compresi nella quota unica dei partecipanti.
  • Polizza viaggio del TO, per ogni partecipante.
  • Cauzioni a ESN Italia per le radio del City Tour e per i musei gratuiti, restituite dopo l'evento.
  • Viaggio e alloggio possono essere coperti in parte dal contributo dell'Università alle attività della Sezione.

Lezioni apprese

  • Annunciare l'apertura delle iscrizioni con un giorno d'anticipo, ma tenere privato il link di Jupiter: nel 2025 gli studenti lo hanno trovato e i posti sono finiti prima dell'apertura.
  • Chiedere più posti, e trovare RS e RE di conseguenza: nel 2025 venti posti erano troppo pochi per circa 800 studenti Erasmus.
  • Coinvolgere il TO prima di prenotare l'alloggio, così che possa contrattarlo e pagarlo anch'esso.
  • A Milano Centrale e a Roma Termini chiedere al personale di aprire un varco per il gruppo; a Roma, dopo la Flag Parade, meglio il treno che gli autobus, poco affidabili.
  • Le camere separate per genere vanno chieste all'ostello con largo anticipo (nel 2026, sei settimane prima dell'arrivo).

Riferimenti

Ultimo aggiornamento: 2026-10-07
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