WG Eventi
Il WG Eventi è il Working Group (WG) di ESN Milano Statale che organizza le serate sociali della Sezione: serate a tema nei locali partner, karaoke, quiz e giochi musicali, giochi da tavolo, speed friending, mixology class, pub crawl, picnic, feste e i tandem linguistici. Non è legato a nessuna delle Cause di ESN. È guidato da un Referente, che è un Board Supporter.
I format
Gli eventi del WG si raggruppano in pochi tipi, ciascuno con i suoi format e una forma tipica.
| Tipo | Format | Forma tipica |
|---|---|---|
| Serate a tema nei locali partner | karaoke, quiz night, il Guess the Song, Just Dance Night, la Board Games Night, il tandem linguistico | gratuite su Gomry, con uno sconto sulle consumazioni nel locale |
| Conoscersi | lo Speed Friending Aperitivo, il Language Tandem, Friend Pong (torneo di beer pong a coppie) | all'inizio del semestre; aperitivo a pagamento, o gratuito con un accordo sulle consumazioni |
| Laboratori e giochi | la Mixology Class, Italian Gestures, la pittura delle uova di Pasqua | gruppi piccoli, in un locale o in un parco, con i materiali preparati dai Referenti dell'evento |
| Uscite | pub crawl (Isola, Porta Venezia), Isola by night, la cena a Chinatown | gratuite, ognuno paga le proprie consumazioni; due o tre locali nella stessa zona |
| Feste | Halloween, Aperi X-Mas, Semester Wrap a fine semestre, Tram Party, Après Ski | un locale riservato alla Sezione, buffet e open bar compresi nella quota, un DJ |
| All'aperto | il picnic del 25 aprile, Backyard Games, il picnic internazionale | gratuiti o quasi; la spesa la fanno i Referenti, oppure ognuno porta qualcosa |
I locali partner
Il WG lavora più volte con gli stessi locali. L'accordo di solito è uno sconto sulle consumazioni o un prezzo per l'aperitivo riservato ai partecipanti di ESN, più qualche ingresso gratuito per i Referenti dell'evento.
- Gipsy Bar, a Lambrate: ogni martedì la Gipsy Night, la serata informale della Sezione nel locale partner, con un'offerta fissa sulle consumazioni. Non è un evento da organizzare: non ci sono iscrizioni e i volontari ci sono da un'ora stabilita. Al Gipsy si tengono anche eventi del WG, come il Friend Pong e alcune serate di giochi.
- Bar Doria, in via Plinio: le serate a tema del WG — karaoke, quiz night, Guess the Song, Just Dance Night, Board Games Night e il tandem linguistico — con uno sconto fisso sulle consumazioni. Ogni serata ha bisogno di un tema ben definito (vedi Il calendario).
- Sensi: la mixology class, ripetuta ogni semestre alle stesse condizioni.
- Ostello Bello Grande: sale gratuite per le serate di giochi da tavolo e per Italian Gestures.
- Fancy Toast Bicocca: feste con il locale riservato alla Sezione, come Halloween e l'Aperi X-Mas.
- Hard Rock Cafe: la cena con karaoke della sera del Welcome Day, che organizza il Board, non il WG Eventi.
Le partnership sono del Partnership Manager: è il PM a trattare con i locali e a portare le offerte al WG Eventi, che le valuta nella riunione mensile. Gli sconti dei locali partner sono elencati in Partner.
Il Referente del WG Eventi
Il Referente del WG Eventi ha i compiti di ogni Referente, descritti in Referente di un Working Group (in particolare Gli eventi del WG e Gli eventi a pagamento); i passi di un evento sono in Come si organizza un evento. Questa sezione raccoglie solo ciò che è proprio del WG Eventi.
Il calendario
Nella riunione mensile del WG, oltre a decidere gli eventi del mese successivo e i loro Referenti:
- si fa il punto sugli eventi del mese in corso;
- si valutano le offerte dei locali che porta il Partnership Manager;
- si controllano le collaborazioni e le sovrapposizioni con gli eventi degli altri WG, sul calendario di Moon: una serata spostata sulla data di un viaggio toglie partecipanti a entrambi. Se un evento cambia data, lo si aggiorna subito su Moon (Aggiungere gli eventi del proprio WG).
Nello scegliere date e orari:
- Alla fine del semestre, nelle ultime settimane e nella sessione d'esami, la partecipazione cala: conviene non lasciare troppi eventi a pagamento alla fine e, a fine novembre, preferire un locale al chiuso.
- L'orario d'inizio: gli eventi che cominciano alle 18:30 o prima vedono arrivare la gente in ritardo, o non arrivare, perché le lezioni non sono finite.
- Una serata fissa nello stesso locale ha bisogno di un tema ben definito, altrimenti sembra la copia di un'altra serata.
Conviene tenere vivo il gruppo WhatsApp del WG anche per le proposte, non solo per la logistica, e provare ogni tanto tipi di evento nuovi.
Prenotare
Il preventivo del locale, le gratuità per i Referenti, le email formali dalla casella del WG: vedi I contatti con i locali, Gli eventi a pagamento e Prima dell'evento. In più, per gli eventi del WG Eventi:
- Verifica lo spazio reale del locale prima di prenotare: un locale può promettere più posti di quanti ne abbia, e un format come lo speed friending ha bisogno di spazio.
- Verifica cosa il locale permette e cosa ha: le licenze per l'attività che si vuole fare; per karaoke e quiz, schermo, computer e microfono. Se il locale non ha un computer, portane uno.
- Accordi chiari con il locale in anticipo: quando e come si paga, e un buffet che tenga conto delle intolleranze alimentari.
Durante gli eventi
Il Referente del WG segue i Referenti dell'evento durante l'organizzazione e il giorno stesso, e interviene se c'è un problema; l'evento lo conducono loro.
- Abbastanza volontari attivi: al karaoke serve qualcuno alla lista delle canzoni e qualcuno al microfono per tutta la serata, meglio a turni; due volontari non bastano per una serata di oltre 40 persone. La regola generale è in Quanti volontari servono.
- Gettoni per le consumazioni: si consegnano al check-in, con la lista dei partecipanti, perché c'è chi prova a riusare quelli di una serata precedente.
- Nei format per conoscersi, i gruppi arrivati insieme vanno divisi, altrimenti restano insieme tutta la sera.
Problemi ricorrenti
- Iscritti che non si presentano agli eventi gratuiti: spesso si presenta circa la metà di chi si è iscritto, mentre gli eventi a pagamento si riempiono.
- I biglietti non si cedono fra partecipanti: il posto libero va alla lista d'attesa, con nome e cognome (Biglietti e lista d'attesa).
Riferimenti
- Working Group · Referente di un Working Group · Board Supporter · Partnership Manager · Partner · Eventi di ESN Milano Statale · Moon · Gomry · Glossario