Rimborsi

Chi organizza un evento di ESN Milano Statale, o rappresenta la Sezione come Delegato a un evento del Network, ha diritto al rimborso della quota di partecipazione e, nei limiti della Delibera, di trasporti, servizi e materiali. Le regole le fissa una delibera dei Soci, la Delibera rimborsi, votata su proposta del Consiglio Direttivo (Board) e valida fino all'elezione del Consiglio Direttivo successivo; se non ne viene approvata una nuova, resta in vigore quella dell'anno precedente (Regolamento interno). Alla data dell'ultimo aggiornamento di questa pagina, quella in vigore è la Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026.

I rimborsi ai partecipanti di un evento, per esempio per un biglietto acquistato su Gomry e un evento annullato, sono un'altra cosa: li gestisce il Tesoriere.

Chi ha diritto e a che cosa

Chi: il Referente dell'evento, cioè il Socio che organizza un evento della Sezione (Chi organizza un evento), già dal primo evento e qualunque sia il numero di partecipanti; e il Delegato a un evento di rappresentanza nazionale o internazionale, come la Piattaforma Nazionale o l'Erasmus Generation Meeting, che per la Delibera è il Referente di quell'evento. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote dei primi due Delegati; per un terzo decide il Board. Gli Aspiranti non hanno diritto a rimborsi.
Che cosa: l'intera quota di partecipazione; il trasporto, per gli eventi locali e, entro il tetto fissato dalla Delibera, per gli eventi nazionali o internazionali; i servizi e i materiali acquistati per l'Associazione, per l'intera spesa. Quando la Delibera non fissa modalità e importi di un rimborso, li indica la call per il ruolo.
Quando no: il Board, e in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari. Il Referente di un viaggio che non rispetta i propri doveri perde il diritto al rimborso per quell'evento (Regolamento interno, art. 21.7).

Prerequisiti

Il report dell'evento, in PDF: per un evento della Sezione si usa il modello (fanne una copia).
Il modulo di richiesta del rimborso, compilato.
I giustificativi dei pagamenti: scontrini, ricevute, biglietti.
Per un evento della Sezione, il rimborso dei Referenti va già previsto nel bilancio preventivo, perché la quota dei partecipanti lo copre (Prima dell'evento).

Procedura

Paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria, d'accordo con il Board.
Porta a termine l'evento, affrontando gli eventuali problemi prima, durante e dopo.
Manda il report in PDF a esners@esnmilanostatale.it entro 20 giorni dall'evento (Delibera rimborsi, punto 6).
Chiedi il rimborso con una mail a board@esnmilanostatale.it con oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)», allegando il modulo di richiesta e i giustificativi.
La Tesoreria paga con bonifico entro 30 giorni dalla richiesta.

Errori comuni

Dimenticare il report: è la condizione del rimborso, e il termine dei 20 giorni decorre dall'evento, non dalla richiesta.
Mandare la richiesta senza giustificativi: senza scontrini e ricevute la richiesta non è completa.
Anticipare di tasca propria le spese per il locale o i fornitori di un evento della Sezione: è l'ultima risorsa; prima si concorda con il Tesoriere un bonifico (Errori comuni).

Riferimenti

Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026 (consultato il 2026-10-02)
Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, articoli sui rimborsi e sui viaggi, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
Eventi di ESN Milano Statale · Tesoriere · Piattaforma Nazionale · Erasmus Generation Meeting

Ultimo aggiornamento: 2026-10-21