Rimborsi
Chi organizza un evento di ESN Milano Statale, o rappresenta la Sezione come Delegato a un evento del Network, ha diritto al rimborso della quota di partecipazione e, nei limiti della Delibera, di trasporti, servizi e materiali. Le regole le fissa una delibera dei Soci, la Delibera rimborsi, votata su proposta del Consiglio Direttivo (Board) e valida fino all'elezione del Consiglio Direttivo successivo; se non ne viene approvata una nuova, resta in vigore quella dell'anno precedente (Regolamento interno). Alla data dell'ultimo aggiornamento di questa pagina, quella in vigore è la Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026.
- Chi: il Referente dell'evento, cioè il Socio che organizza un evento della Sezione (Chi organizza un evento), già dal primo evento e qualunque sia il numero di partecipanti; e il Delegato a un evento di rappresentanza nazionale o internazionale, come la Piattaforma Nazionale o l'Erasmus Generation Meeting, che per la Delibera è il Referente di quell'evento. Per le Piattaforme Nazionali si rimborsano le quote dei primi due Delegati; per un terzo decide il Board. Gli Aspiranti non hanno diritto a rimborsi.
- Che cosa: l'intera quota di partecipazione; il trasporto, per gli eventi locali e, entro il tetto fissato dalla Delibera, per gli eventi nazionali o internazionali; i servizi e i materiali acquistati per l'Associazione, per l'intera spesa. Quando la Delibera non fissa modalità e importi di un rimborso, li indica la call per il ruolo.
- Quando no: il Board, e in particolare la Tesoreria, può negare il rimborso in caso di inadempienze o irregolarità disciplinari. Il Referente di un viaggio che non rispetta i propri doveri perde il diritto al rimborso per quell'evento (Regolamento interno, art. 21.7).
I rimborsi ai partecipanti di un evento, per esempio per un biglietto acquistato su Gomry e un evento annullato, sono un'altra cosa: li gestisce il Tesoriere.
Prerequisiti
- Il report dell'evento, in PDF: per un evento della Sezione si usa il modello (fanne una copia).
- Il modulo di richiesta del rimborso, compilato.
- I giustificativi dei pagamenti: scontrini, ricevute, biglietti.
- Per un evento della Sezione, il rimborso dei Referenti va già previsto nel bilancio preventivo, perché la quota dei partecipanti lo copre (Prima dell'evento).
Procedura
- Paga la quota dell'evento come gli altri partecipanti, salvo diversa indicazione della Tesoreria, d'accordo con il Board.
- Porta a termine l'evento, affrontando gli eventuali problemi prima, durante e dopo.
- Manda il report in PDF a
esners@esnmilanostatale.itentro 20 giorni dall'evento (Delibera rimborsi, punto 6). - Chiedi il rimborso con una mail a
board@esnmilanostatale.itcon oggetto «RICHIESTA RIMBORSO - NOME DELL'EVENTO - NOME e COGNOME (RUOLO RICOPERTO)», allegando il modulo di richiesta e i giustificativi. - La Tesoreria paga con bonifico entro 30 giorni dalla richiesta.
Errori comuni
- Dimenticare il report: è la condizione del rimborso, e il termine dei 20 giorni decorre dall'evento, non dalla richiesta.
- Mandare la richiesta senza giustificativi: senza scontrini e ricevute la richiesta non è completa.
- Anticipare di tasca propria le spese per il locale o i fornitori di un evento della Sezione: è l'ultima risorsa; prima si concorda con il Tesoriere un bonifico (Errori comuni).
Riferimenti
- Delibera rimborsi 2026, approvata dall'Assemblea il 20 aprile 2026 (consultato il 2026-10-02)
- Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, articoli sui rimborsi e sui viaggi, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
- Eventi di ESN Milano Statale · Tesoriere · Piattaforma Nazionale · Erasmus Generation Meeting