Bozza:ESNcard

La ESNcard è la tessera associativa del Network: viene consegnata in omaggio a chi si associa, al momento dell'attivazione, e dà accesso agli sconti convenzionati in tutta Europa. Questa pagina spiega come funziona la tessera e come la si emette dall'Ufficio.

Validità

La quota associativa vale per l'intero anno associativo, che coincide con l'anno accademico: da settembre ad agosto. Per avere una ESNcard nuova, l'associato versa la quota ogni anno.

La tessera invece vale un anno a partire dalla data stampata sopra, che è il giorno in cui la quota è stata versata. Le due scadenze quindi non coincidono: la validità della ESNcard è indipendente da quella della quota associativa.

Per accedere agli sconti dedicati, chi riceve la tessera deve registrarla su esncard.org.

Emettere una ESNcard

Prerequisiti

• L'accesso all'account dell'Ufficio, che si chiede al Segretario: si entra prima su Gmail, poi su Gomry.
• Il collegamento e le credenziali dello strumento che invia il codice alla persona, anch'essi dal Segretario.

Procedura

1. Individua a chi va emessa la tessera. Su Gomry, da Dashboard apri Contacts, filtra i contatti per lista — per esempio Erasmus Invernale 25/26 — e poi per Stato ESNcard → Richiesta. Il risultato è l'elenco di chi ha versato la quota e la cui richiesta della tessera è andata a buon fine: scegli una persona da lì.
2. Raccogli i dati. Sulla tessera vanno nome, cognome, data di nascita, università (UNIMI, UNISR o Conservatorio), Sezione — sempre ESN Milano Statale — e data di validità, cioè la data del pagamento. Si trovano nel form di pagamento della quota, per esempio Membership Fee - ESNcard | ESN Milano Statale | Winter Semester 25/26: su Gomry apri Dashboard → Forms (sotto Events), poi i tre puntini a lato del form → Submissions, quindi Status → Accepted; cerca la persona e apri la sua scheda. Conviene tenere il form in una finestra separata da Contacts, per avere tutto sott'occhio. La data del pagamento compare nella scheda alla voce Form Submitted Paid 15 €.
3. Compila la tessera con i dati raccolti.
4. Registra l'emissione su Gomry. I campi si compilano dalla scheda della persona in Forms, oppure in orizzontale da Contacts:
   • ESNcard Number — il numero stampato sulla tessera. Va ricontrollato più volte.
   • Stato Jupiter — scegli non iscritto: l'iscrizione la verifica il Segretario.
   • ESNer — il tuo nome; se in Sezione c'è un'altra persona con lo stesso nome, aggiungi l'iniziale del cognome.
   • Valid from — la data del pagamento.
   • Stato ESNcard — non compilarlo ora: si chiude all'ultimo passo.
5. Manda il codice alla persona con lo strumento creato da Alessandro Clerici, che chiede username e password e poi i dati della tessera:
   • Card Holder Name — la persona a cui è intestata la tessera;
   • Card Holder Email — dalla scheda in Contacts o dagli Accepted del form;
   • Card Number — il numero stampato sulla tessera;
   • Date of Payment — la data del pagamento;
   • Office Hours — i prossimi turni d'ufficio, se li conosci, per esempio Monday, 6th of October from 18:30 until 20 in Ostello Bello Milano Centrale; lasciando vuoto compare un messaggio automatico;
   • Volunteer — il tuo nome.
6. Clicca Preview email e poi Send.
7. Chiudi lo stato. Torna sul campo Stato ESNcard e scegli Consegnata se hai dato la tessera di persona, Codice Mandato se hai solo inviato il codice.

Errori comuni

• Il numero della tessera digitato male. Compare sia su Gomry sia nella mail alla persona, e un numero sbagliato rende la tessera irrintracciabile: va riletto due volte in entrambi i punti.
• Il tasto blu in fondo allo strumento non invia niente: apre solo l'anteprima. Servono entrambi i passaggi, Preview email e poi Send.
• Lo Stato ESNcard chiuso troppo presto. Va compilato dopo l'invio del codice o la consegna, altrimenti risulta consegnata una tessera che la persona non ha ancora.
• Lo strumento non è più attivo. La bozza della mail automatica sta nel Drive dell'Ufficio: si compila a mano con gli stessi dati.