Incontro Culturale Erasmus

L'Incontro Culturale Erasmus (ICE) è l'evento con cui ESN Italia porta ogni anno a Roma, per tre giorni a novembre, gli studenti internazionali di tutte le Sezioni: circa 3.000 partecipanti. ESN Italia lo ha creato nel 2008 per accogliere gli studenti Erasmus all'inizio dell'anno accademico. Questa pagina descrive il format e come vi partecipa ESN Milano Statale.

Obiettivi

• Accogliere gli studenti internazionali all'inizio dell'anno accademico, con un evento comune a tutto il Network italiano.
• Per la Sezione: portare a Roma i propri studenti internazionali in un pacchetto unico, viaggio compreso.

Organizzazione

ESN Italia organizza tutto ciò che avviene a Roma — attività, festa, assicurazione con la polizza quadro nazionale. La Sezione organizza e vende il viaggio e l'alloggio e li unisce alla quota di ESN Italia in un'unica quota per i propri studenti.

Prima

• Iscrizione della Sezione (in estate): ESN Italia chiede a ogni Sezione il numero previsto di partecipanti, non vincolante, e il nome del suo Responsabile Sezione (RS). Il contratto con ESN Italia lo firma il Presidente della Sezione.
• RS e RE. Il Consiglio Direttivo (Board) apre le candidature a RS e a Responsabile Erasmus (RE), con le informazioni sull'evento, i requisiti e una scadenza, e alla chiusura li nomina (Regolamento interno di ESN Milano Statale, artt. 22–23). L'RS si relaziona con il Comitato Organizzatore (OC) dell'evento, organizza trasporto e alloggio, presenta al Tesoriere il piano finanziario preventivo e gestisce le iscrizioni con il Segretario e il Tesoriere (art. 24.2).
• I posti. ESN Italia assegna alla Sezione un numero di posti, nel quale è compreso l'RS: fino a 16 partecipanti, un RS e fino a 15 studenti; da 17 a 32, un RS, un RE e fino a 30 studenti; e così via, un RE ogni 15 studenti in più. I posti in più si chiedono con un modulo solo quando tutti i partecipanti già assegnati risultano confermati su Jupiter, e ESN Italia li ridistribuisce ogni settimana: per ottenerli serve una lista d'attesa su Jupiter.
• Viaggio e alloggio. Per i gruppi di almeno 30 persone sul Frecciarossa ci si rivolge all'ufficio gruppi di Trenitalia: tariffa di gruppo scontata del 60% e un posto gratuito ogni 12. I posti si bloccano con un deposito di 5 € a persona per tratta; la fattura va chiesta prima dell'emissione dei biglietti.
• Regolarizzazione del viaggio. In Lombardia ogni viaggio di più di un giorno va organizzato tramite un tour operator (TO). Poiché ESN Italia cura tutto tranne il trasporto, la Sezione regolarizza il trasporto che vende nella quota. Il Regolamento Interno di ESN Italia chiede di caricare la prova con un modulo: il contratto con il TO (o un'email che dimostri di essersene serviti) e, se la quota del TO comprende un'assicurazione, un'email che dimostri di averlo informato della polizza quadro di ESN Italia. Negli ultimi anni la Sezione si è servita di IPPA Travel: il TO paga il fornitore per conto della Sezione ed emette la polizza viaggio, poi la Sezione lo rimborsa.
  1. Si contatta il TO, dicendo che è ESN a organizzare un viaggio a Roma in quelle date.
  2. Gli si manda il preventivo di Trenitalia, con l'importo e i dati per il pagamento.
  3. Pagato il TO, si inoltra a Trenitalia la ricevuta del bonifico con i dati di fatturazione del TO, così che la fattura sia intestata a lui.
  4. La Sezione rimborsa il TO.
  5. Prima della partenza, con i nomi definitivi, si manda al TO l'elenco dei partecipanti: il TO risponde con la polizza.
• Le iscrizioni si fanno su Jupiter, dove l'account del partecipante lo approva il Segretario e serve l'ESNcard. L'RS si iscrive per primo ed è segnato come RS. I primi iscritti passano in Approved, pagano la Sezione con bonifico entro una scadenza e passano in Confirmed solo quando il bonifico risulta sul conto; l'RE si sceglie dalla lista d'attesa.
• Moduli di ESN Italia: il modulo logistico e, alla chiusura delle iscrizioni, quello con il numero di partecipanti per ciascuna attività. L'offerta è divisa in pacchetti (nel 2026 quattro: arrivo il giovedì o il venerdì, con o senza il City Tour, un numero fisso di musei facoltativi).
• Il saldo a ESN Italia. Chiuse le iscrizioni, ESN Italia comunica il totale: la quota per partecipante, i musei facoltativi, le quote di RS e RE, meno un posto gratuito ogni 15. Si paga in una finestra di pochi giorni fissata da ESN Italia.

Durante

• L'RS rappresenta la Sezione all'evento; l'RE, se c'è, lo aiuta a seguire i partecipanti per tutta la durata (Regolamento interno di ESN Milano Statale, artt. 24.1 e 24.3).

Dopo

• ESN Italia restituisce le cauzioni (le radio del City Tour, i musei gratuiti) e le quote di RS e RE.
• L'RS presenta al Tesoriere il piano finanziario consuntivo e manda agli Associati Attivi un report sull'evento (Regolamento interno di ESN Milano Statale, art. 24.2).

Budget e materiali

• Quota di ESN Italia per partecipante: 36 € nel 2026, più i musei facoltativi.
• Treno e alloggio, a carico della Sezione e compresi nella quota unica dei partecipanti. Nel 2026, per 32 persone: alloggio 2.592 €, treno 3.135 €.
• Polizza viaggio del TO: 6,70 € a persona nel 2023 e nel 2025.
• Cauzioni a ESN Italia: 100 € per le radio del City Tour e 5 € a persona per i musei gratuiti, restituite dopo l'evento.
• Viaggio e alloggio possono essere coperti in parte dal contributo dell'Università alle attività della Sezione.

Lezioni apprese

• Annunciare l'apertura delle iscrizioni con un giorno d'anticipo, ma tenere privato il link di Jupiter: nel 2025 gli studenti lo hanno trovato e i posti sono finiti prima dell'apertura.
• Chiedere più posti, e trovare RS e RE di conseguenza: nel 2025 venti posti erano troppo pochi per circa 800 studenti Erasmus.
• Coinvolgere il TO prima di prenotare l'alloggio, così che possa contrattarlo e pagarlo anch'esso.
• A Milano Centrale e a Roma Termini chiedere al personale di aprire un varco per il gruppo; a Roma, dopo la Flag Parade, meglio il treno che gli autobus, poco affidabili.
• Le camere separate per genere vanno chieste all'ostello con largo anticipo (nel 2026, sei settimane prima dell'arrivo).

Riferimenti

• Wiki di ESN Italia (wiki.esn.it): Incontro Culturale Erasmus, Regolarizzazione viaggi (consultato il 2026-10-06)
• ESN Italia, vademecum ICE 2026 per le Sezioni (consultato il 2026-10-04)
• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 22–24, 15 maggio 2026 (consultato il 2026-09-01)
• ESN Italia · Jupiter · Piattaforma Nazionale · Glossario

Ultimo aggiornamento: 2026-10-06