ESN Activities

ESN Activities (activities.esn.org) è la piattaforma di ESN International che raccoglie gli eventi organizzati dalle Sezioni di tutto il Network. Vi si entra con un ESN Account. Serve a far conoscere le realtà associative delle altre Sezioni, a tenere traccia degli eventi organizzati e a costruire un portfolio aggiornato delle attività a impatto sociale; ESN Italia la usa anche per monitorare le Attività di Rilevanza Primaria delle Sezioni.

Ogni evento caricato ha una Causa principale, ed eventualmente altre, fra le sei Cause di ESN. Gli eventi di ESN Milano Statale li carica il Referente Impatto Sociale.

Caricare un evento

Quando

L'ActiCom (Activities Committee) di ESN International, che ogni mese prepara i report sulle attività del Network a partire dalla piattaforma, chiede alle Sezioni di caricare tutti gli eventi entro il 7 di ogni mese.

Prerequisiti

• Un ESN Account. Se non sei registrato o l'accesso non funziona, scrivi al Consiglio Direttivo (Board).
• Un ruolo su ESN Accounts che permetta di caricare eventi: quello certo è EG Activities Manager, l'unico che nomina la guida alla piattaforma del 2025. Il vademecum di ESN Italia, del 2024, ammette anche Project Manager e Board Member della Sezione, e dice che chi non è nel Board chiede di essere abilitato come Project Manager. In ESN Milano Statale i ruoli su ESN Accounts li aggiorna di norma il Rappresentante Locale: è a lui che si chiede.
• Le foto dell'evento, se è stato in presenza (vedi i requisiti sotto).

Procedura

Da verificare. Questa pagina contiene informazioni incomplete o non confermate. La guida del 2025 conferma il ruolo EG Activities Manager su ESN Accounts; non è confermato che Project Manager e Board Member permettano ancora di caricare eventi, né cosa veda un account senza ruolo. Nessuna delle guide dice dove compaia esattamente Submit dopo l'accesso.

1. Accedi. Su activities.esn.org clicca Log in, in alto a destra, poi Log in with ESN Accounts, ed entra con le credenziali ESN Accounts. Solo l'account che registra un evento potrà poi modificarlo.
2. Apri il menu Submit e scegli New Physical Activity per un evento in presenza o New Online Activity per un evento online. Un evento si può anche preregistrare prima che si svolga, indicando 0 partecipanti, purché lo si completi dopo.
3. Compila il form, in inglese. I campi obbligatori sono segnati con l'asterisco; per il taglio del testo conviene guardare gli eventi già pubblicati nella sezione Home. Non tutto ciò che si inserisce è pubblico: i risultati, per esempio, non si vedono. Il form chiede, nell'ordine: nome dell'evento, organizzatori, luogo e date, collegamento facoltativo alla pagina dell'evento sul sito della Sezione, obiettivi, tipo di attività, Goal e Description, l'eventuale progetto di ESN International di cui l'evento fa parte, pubblico e partecipanti, accessibilità, risultati, sostenibilità ambientale e infine le foto. In particolare:
   • date: un evento che si ripete, per esempio un cineforum settimanale, è un'unica attività, dalla data del primo incontro a quella dell'ultimo;
   • obiettivi: da questi la piattaforma assegna in automatico la Causa principale, quindi vanno scelti pensando alla Causa che si vuole far risultare, non a caso. Per esempio Gender Equality porta a Social Inclusion, Encouraging Wildlife Protection a Environmental Sustainability;
   • Goal of the activity e Description: completi e descrittivi, non il messaggio promozionale incollato. Chi legge deve capire com'è andato l'evento e cosa ha ottenuto; per gli eventi online deve risultare la partecipazione attiva degli studenti Erasmus — le storie Instagram con quiz o sondaggi non bastano;
   • Number of coordinators: i volontari della Sezione che hanno partecipato;
   • accessibilità: se hanno partecipato persone con esigenze di accessibilità, come se ne è tenuto conto; contano anche l'affollamento e il livello di rumore;
   • sostenibilità ambientale: da compilare con onestà (l'evento è stato davvero a rifiuti zero?);
   • solo per gli eventi online, Portal (la piattaforma usata: Instagram, Meet, Zoom…) e Online link, meglio se visibile pubblicamente, così che chi controlla possa vederlo.
4. Carica le foto:
   • l'immagine di copertina (Highlighted Image), 1920 × 460 px: il campo la ridimensiona da solo, quindi controlla che non risulti deformata; una foto qualsiasi esce stirata, ed è meglio preparare un'immagine apposta, per esempio con il titolo dell'evento. Si può anche lasciare vuoto: il sistema ne mette una predefinita;
   • per gli eventi in presenza, la galleria: da tre a cinque foto, ciascuna di almeno 1200 × 899 px, al massimo 2 MB, in formato png o jpg (non .jpeg: basta rinominare l'estensione). Le foto vanno orizzontali, nitide, non passate da WhatsApp, e non mostrano consumo eccessivo di alcol.

   Per la piattaforma le foto non sono obbligatorie; per i controlli di ESN Italia la foto di gruppo sì (passo successivo).

   Per ritagliarle si può usare Canva, un convertitore online o lo strumento della Sezione, di cui il Board ha il collegamento.

5. Verifica i requisiti ufficiali. In galleria serve almeno una foto di gruppo dell'evento: la Sezione chiede una foto con due o più persone e altre due foto con almeno una persona ciascuna; il banner non conta. Per gli eventi finanziati da bandi universitari, l'università va inserita fra i partner.
6. Salva.

Domande frequenti

Il partner non compare nell'elenco. Che si fa?

Nella Sezione se ne scrive comunque il nome, se è l'organizzatore principale: l'elenco viene aggiornato e le volte successive si potrà selezionare. Il vademecum di ESN Italia, e così la guida del 2025, dice invece di lasciare vuoto il campo e di nominare il partner nella descrizione. Funzionano entrambe le soluzioni; chi controlla gli eventi a livello nazionale legge il vademecum.

Chi può modificare o eliminare un evento?

Modificarlo, solo chi lo ha creato. Eliminarlo non è possibile: si corregge con i dati giusti, oppure lo si riusa per registrare un evento nuovo.

Cosa si intende per evento online?

Per la Sezione, solo i workshop, che di solito rientrano nella Causa Skills & Employability. Non si allegano screenshot, perché potrebbero mostrare i dati personali di chi era collegato; vanno però conservati — insieme a un video o a una foto — come prova che l'evento si è tenuto. Le prove non si caricano da nessuna parte: le chiede il Social Impact Team di ESN Italia durante i controlli sulle Attività di Rilevanza Primaria.

Riferimenti

• Vademecum Cause e Activities 2024, ESN Italia, collegato dalla pagina Vademecum Cause e Progetti della wiki di ESN Italia (consultato il 2026-10-06) — le sei Cause e le indicazioni nazionali su come registrare gli eventi su ESN Activities.
• ESNactivities: guide for ESN Slovakia's sections, ESN Slovakia, versione di agosto 2025, allegata alla pagina Activities del Toolbox sulla wiki di ESN International (consultato il 2026-10-07) — il ruolo EG Activities Manager, la preregistrazione, l'ordine dei campi e le note sulle foto. È scritta per le Sezioni slovacche: dove differisce dal vademecum di ESN Italia, vale il vademecum.
• Wiki di ESN International: ActiCom – ESN Activities Committee (consultato il 2026-10-07) — la scadenza del 7 di ogni mese.
• ESN Accounts · Cause di ESN · Referente Impatto Sociale · Rappresentante Locale · Eventi di ESN Milano Statale

Ultimo aggiornamento: 2026-10-07