Come organizzare un evento

Per organizzare un evento ci sono una serie di documenti da preparare.

Prima dell'evento:

• Budget
• form (Link verse)
• testi

Dopo l'evento:

• bilancio
• report

Ecco qui una guida step by step per organizzare il tuo evento in ESN!

Prima dell'evento

1. Trova il locale per l'evento che vuoi organizzare e contattalo💃

Mettiti d'accordo con il locale su:

• Data e luogo dell'evento;
• N. di persone, confrontati con il Referente WG su quante persone potrebbero partecipare;
• deal;
• possibili gratuità;

🤫Pro tip: controlla nel drive del WG se sia presente un report di un evento simile o che si sia svolto proprio nello stesso locale! Se è presente dagli un'occhiata, potrebbe tornarti utile per prevenire delle problematiche che in passato si sono già verificate ;)

2. Prepara il budget 🥸📝

Sembra complicato, ma non lo è. Abbiamo preparato un fantastico ✨template (scaricalo qui)✨ per aiutarvi! Fatene una copia ed iniziate a compilarlo! Se non hai la più pallida idea di come si faccia, non ti preoccupare! Ci siamo passati tutti! Chiedi pure al tuo mentor, al referente WG o nel gruppo whatsapp, c'è sempre qualcuno pronto a darti una mano :)

La fee dell'evento deve comprendere il rimborso dei referenti! Come calcolo la fee?

$\frac{(n.partecipanti + n.referenti)*deal}{n.partecipanti} + b$

b è un valore di euro molto piccolo solo per fornire un guadagno in più alla sezione. Può anche essere 0.

Un esempio con i numeri

• deal con il locale 10€
• n. partecipanti 20
• n. referenti 2
• scegliamo b uguale a 50 centesimi

$fee = \frac{(20+2)*10}{20} + 0.5 = 11.50$

Ogni evento su verse ha una commissione del 2% sul prezzo del biglietto che i partecipanti dovranno pagare. Quindi, sulla quantità scritta sopra si deve calcolare anche il costo delle transazioni di Verse o di altri metodi di pagamento.

3. Presenta il budget al tesoriere di sezione ed al referente wg

In caso il budget sia compilato correttamente il tesoriere lo approverà, vi fornirà il link verse e procederà con l'acconto al locale, se necessario. In questo momento il tesoriere potrebbe dirvi come cambierà il prezzo finale per i partecipanti dopo aver applicato le commissioni di Verse.

4. Prepara il form

Qui una guida dettagliata sul ✨ form perfetto ✨ che faciliterà la vita a te, a chi parteciperà all'evento ed al board.

5. Prepara una bozza di testi e contatta il referente WG comunicazione :)

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie è il momento di comunicarle! Prepara 2 testi, uno per Facebook ed uno per whatsapp.

I testi vanno inviati al referente WG comunicazione rispettando i tempi in base al tipo di evento.

Segui anche le linee guida per la stesura dei testi degli eventi.

Prevenire i rischi

Pubblicare i nomi dei partecipanti

Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti ad un evento, anche quando può sembrare utile. Dobbiamo mantenere la privacy, infatti a qualcuno potrebbe non andare bene che tutti sappiano dove si trova. La migliore soluzione per avvisare tutti è creare un gruppo WhatsApp o ancora meglio mandare un messaggio email a tutti in Ccn.

🚑 Soccorso e contatto di emergenza

[...]

Innanzi tutto è necessario conoscere i contatti di emergenza di tutti i partecipanti all'evento. Si possono ottenere nel miglior modo chiedendolo a ognuno al momento dell'iscrizione sul libro soci.

In caso di emergenza:

1. Avvisare il contatto di emergenza
2. Chiamare l'ambulanza
3. Avvisare il Presidente della propria sezione

• In caso il Presidente non fosse raggiungibile, avvisare un altro membro del Board.

Il primo soccorso eseguito da uno di noi ESNer è raccomandato solo se si hanno le capacità. La possibilità di seguire dei corsi di primo soccorso (per esempio erogati dalla Croce Rossa Italiana) non è perseguibile per tre ragioni:

1. I pochi frequentanti di tale corso si caricherebbero di troppa responsabilità
2. Almeno uno di loro dovrebbe essere sempre presente ad ogni evento
3. Il corso potrebbe avere un costo non irrilevante.

Referente evento

Il referente è colui/colei a cui la sezione e gli stessi Erasmus si rivolgono se hanno bisogno di chiedere informazioni relative all’evento e alla sua organizzazione/programmazione.

Per pubblicare un evento, il referente dovrà

1. inviare al Segretario testi e banner relativi all'evento
2. aggiungere l'evento su Jupiter (vedi in Procedure Utili come fare, oppure direttamente dal Tutorial Jupiter)

Una volta pubblicato l'evento, il referente dovrà

1. inviare nel thread ufficio una mail per comunicare le istruzioni per l'ufficio. In particolare, è necessario specificare

1. le modalità di pagamento previste
2. la causale da inserire nelle ricevute relative al pagamento
3. se si prevede ricevuta e soldi in cassa oppure diversamente

1. creare il form che verrà compilato durante i turni ufficio con le persone che si iscriveranno all'evento (e relativi dati necessari per l'organizzazione dell'evento stesso)
2. presentarsi puntualmente al meeting point (o trovare un sostituto nel caso in cui sia impossibilitato)

In Procedure Utili ti spieghiamo come inviare una mail nel thread ufficio.

Ecco un esempio di mail in cui vengono comunicate le istruzioni per l'ufficio relative ad un evento:

Ciao ragazzi,
vi scrivo le istruzioni per le iscrizioni alla Sport Night di lunedì 4 marzo:
Costo: 6€ a testa
Raccogliere i dati di tutti i partecipanti nel foglio Excel sport night 4 marzo che trovate sul drive del team (Google Drive), inserendo i seguenti dati:
Nome, Cognome, Numero ESNcard, Sport scelto, Numero di telefono, Email (in caso di imprevisti vari)
Fare la ricevuta con causale "sport night 4 marzo", Se hanno domande o dubbi, indirizzarli all'evento FB o dire di contattare il referente dell'evento (Pinco Pallino +39xxxxxxxxxx)

Grazie a tutti e speriamo siano numerosi!
Pinco

N.B. In base alla tipologia di evento, ci sono determinate tempistiche da rispettare per la sua pubblicazione:

• Viaggi: 2 settimane prima
• Eventi con iscrizioni (ad esempio eventi sportivi): 10 giorni prima
• Eventi che non richiedono iscrizioni in ufficio: 1 settimana prima