Creazione e Gestione Eventi

Questa è la guida per la "Creazione e Gestione Eventi" di Jupiter.

Aggiungere un nuovo evento

Per aggiungere un nuovo evento su Jupiter devi:

1. accedere a Jupiter
2. cliccare su Nuovo evento nel menu laterale che trovi sul lato sinistro dello schermo
3. compilare i dettagli relativi all'evento (dopo ti spieghiamo in dettaglio questa parte)
4. confermare cliccando sul bottone con doppia spunta verde che appare in fondo alla pagina sulla destra
5. pubblicare l'evento cliccando sul bottone cerchiato in blu nella figura sottostante


1. **aggiungere movimenti** per ogni iscritto che ha pagato la quota dell'evento (nel tutorial successivo ti spiegheremo come fare)
2. **compilare il preventivo dell'evento **(dopo vedrai come) **se i soldi delle iscrizioni passano dalle casse di sezione, quindi per eventi per cui gli iscritti pagano prima** (ad esempio una Sport Night)** e non al momento dell'evento stesso** (ad esempio una pizzata). Al termine dell'evento ricordati anche di **compilare il bilancio dell'evento**

Campi dell'evento da compilare

- Nella parte alta della schermata si può scegliere la **Lingua **con cui compilare i campi dell'evento. Questi bottoni a forma di bandiera ti serviranno quando dovrai inserire una descrizione multi-lingua dell'evento (vedi dopo)

• **Nome** dell'evento (è obbligatorio compilare questo campo sia in Italiano che in Inglese)
• **Luogo** dell'evento (nome ed indirizzo)
• **Data e Ora** dell'evento
• **Descrizione **dell'evento, che andrà fatta in _Italiano \_ed \_Inglese_. E' la stessa descrizione che pubblichiamo con l'evento Facebook
• **Automatismi Evento**: spuntando l'opzione \_Conferma automaticamente le nuove iscrizioni \_se un erasmus si iscrive all'evento tramite Jupiter, verrà direttamente confermato come partecipante. Senza questa opzione, sarà il referente dell'evento a dover confermare la partecipazione di un erasmus che si è iscritto all'evento. Questo secondo approccio è utile se c'è una fee obbligatoria da pagare per l'evento. In tal caso, sarà il referente a confermare la partecipazione dell'erasmus solo dopo aver verificato il pagamento della fee

- **Tipi di utente che possono vedere l'evento**: permette di specificare chi può partecipare all'evento, ovvero _ESNers_, _Newbies_, o _In scambio_ (ovvero Erasmus) - **Quote di partecipazione**: permette di specificare eventuali fee da pagare obbligatorie o opzionali per la partecipazione all'evento. Un esempio di fee obbligatoria è quella richiesta per poter partecipare ad una Sport Night. Un esempio di fee facoltativa è quella richiesta per l'acquisto di un gadget relativo ad un evento particolare che organizziamo. - **Campi del form**: eventuali campi aggiuntivi per chiedere ulteriori dati agli erasmus quando necessario

Una volta compilati questi campi, dovrai confermare ciò che hai inserito cliccando sul bottone con doppia spunta verde che appare in fondo alla pagina sulla destra

Opzioni relative ad un evento

Una volta confermati i campi di un evento, ti comparirà questa schermata relativa all'evento:


Vediamo uno ad uno i bottoni colorati che compaiono nella parte alta della schermata.

1. **Iscrizioni all'evento**: permette di vedere la lista di persone che si sono iscritte all'evento 2. **Chiusura evento ed iscrizioni**: serve a bloccare nuove iscrizioni all'evento (attualmente purtroppo non è possibile impostare un numero massimo di iscritti in maniera automatica) 3. **Pubblica evento**: serve a pubblicare ufficialmente un evento, in modo tale che appaia tra gli eventi disponibile a cui potersi iscrivere tramite Jupiter 4. **Modifica evento**: serve nel caso in cui tu debba modificare qualche campo relativo all'evento 5. **Archiviazione evento**: tendenzialmente non è richiesta l'archiviazione di un evento 6. **Elimina evento**: elimina l'evento in questione

Esempio: creazione di un evento a numero chiuso

- creare un evento **rimuovendo l'opzione** _Conferma automaticamente le nuove iscrizioni \_sotto al campo \_Automatismi Evento_ - **accettare manualmente gli iscritti** all'evento rispettando l'ordine con cui si sono iscritti tramite Jupiter (ed eventualmente verificando che abbiano pagato tutte le fee obbligatorie) - una volta raggiunto il numero di iscritti, **bloccare le iscrizioni\*\***\_ _\*\*all'evento, cliccando sul bottone \_Chiusura evento ed iscrizioni_ dalla pagina relativa all'evento

Compilazione preventivo e bilancio evento

Il preventivo di un evento va compilato quando i soldi delle iscrizioni passano dalle casse di sezione, quindi per eventi per cui gli iscritti pagano prima (ad esempio una Sport Night) e non al momento dell'evento stesso (ad esempio una pizzata).

Cosa fare?

1. **scarica il template Excel** del preventivo da Google Drive a questo link <https://docs.google.com/spreadsheets/d/1I71GPqJYL2ppdud7s7nxWCmSdQCn2Mg_c33QeI5btZs/> 2. **compilare la scheda Excel** chiamata _Preventivo evento vuoto_ (se hai qualche dubbio su come compilarla, puoi vedere la scheda _Preventivo evento esempio_) 3. **inviare il preventivo via mail** a [tesoriere@esnmilanostatale.it](mailto:tesoriere@esnmilanostatale.it) 4. al termine dell'evento, ricordati anche di **compilare la scheda Excel **chiamata _Bilancio evento vuoto_ e di **inviarla via mail**