Primi step in associazione

Cursus Honorum

Per diventare membro attivo della nostra associazione, si passa attraverso il seguente cursus honorum:

1. Candidate
2. Aspirante
3. Attivo

Candidate

Per poter diventare un candidate è necessario innanzitutto inviare una mail a [[email protected]]

A tale mail risponderà nientepopodimeno che il Vicepresidente della nostra sezione in persona. In questa risposta saranno allegati:

• un form di richiesta di partecipazione all'associazione
• un questionario conoscitivo

Compilati questi due allegati, inizierà per il candidato un mese di prova, durante il quale verrà invitato a partecipare agli eventi che organizziamo, in modo da poter iniziare ad entrare in contatto e conoscere la nostra realtà.

Durante il mese di prova, al candidate verrà anche assegnato un mentor, ovvero un membro attivo della sezione che tendenzialmente condivide passioni o studi con il candidate (ecco a cosa serve il questionario conoscitivo!), e che avrà il compito di aiutarlo durante questo periodo di integrazione.

Il candidate verrà quindi inserito in due gruppi Whatsapp:

• un gruppo in cui ci saranno tutti i mentor con i rispettivi candidate. Lo scopo principale di questo gruppo è quello di ricordare a tutti i candidate le date di eventi, assemblee e turni ufficio
• un gruppo più ristretto in cui saranno presenti 3 o 4 mentor con i candidat a loro assegnati. Questo gruppo faciliterà quindi una conoscenza più diretta tra candidate e mentor

Al termine del periodo di prova, se il candidate avrà dimostrato partecipazione ed interesse passerà quindi allo stato aspirante.

Ricapitolando, un candidate attraverserà le seguenti fasi prima di diventare aspirante:

1. invio mail a [[email protected]]
2. risposta a form e questionario ricevuti in allegato
3. mese di prova con assegnamento mentor ed inserimento in gruppi Whatsapp

Aspirante

Al termine del periodo di prova, se il candidate avrà dimostrato partecipazione ed interesse passerà allo stato aspirante e dovrà

1. compilare un form di richiesta di associazione, in cui dichiarerà di accettare statuto, regolamento e normativa per la privacy 2. pagare la quota associativa pari a 10€

Quindi, il nuovo aspirante

• riceverà la ESNcard;
• verrà inserito nei diversi gruppi Whatsapp dell'associazione;
• verrà inserito nella sezione Newbies di Jupiter (più avanti ti spieghiamo di cosa si tratta).

Attivo

Per attivazione si intende il procedimento di “promozione” di un ESNer da aspirante ad attivo. L'attivazione può essere richiesta dall'aspirante nel caso in cui siano rispettati i seguenti punti:

1. Aver fatto almeno 10 turni in ufficio
2. Aver partecipato ad almeno 3 assemblee
3. Aver organizzato almeno 1 evento

Per richiedere l'attivazione si manda un'email al Board qualche giorno prima di un'assemblea. La richiesta di attivazione viene poi valutata durante l'assemblea in assenza del richiedente.

Quindi, il nuovo membro attivo

• dovrà crearsi un'utenza su Galaxy (più avanti ti spieghiamo anche questo, don't worry)
• verrà spostato nella sezione ESNers in Jupiter (giuro che se continui a leggere ti spieghiamo di cosa si tratta)

Riconoscimento CFU

Vuoi riconoscere la tua attività in ESN come CFU? Lo puoi fare se sei ancora studente e seguendo questa guida.

ESNcard

La ESNcard viene consegnata ai membri di ESN in omaggio al momento del pagamento della quota associativa.

La quota associativa pagata dall'aspirante è valida per l'intero anno associativo, che coincide con l'anno accademico (ovvero da settembre ad agosto).

Ogni anno, un associato deve pagare la quota associativa per poter ottenere una nuova ESNcard valida.

La ESNcard è valida un anno a partire dalla data scritta sulla tessera stessa.

La data che compare sulla ESNcard è quella relativa al giorno in cui è stata versata la quota associativa, quindi

• al giorno in cui si è versata la quota associativa passando in ufficio, oppure
• al giorno in cui è stata pagata la quota associativa tramite bonifico, Verse o Paypal

La validità della ESNcard è indipendente dalla validità della Quota Associativa.

Galaxy

Galaxy è il portale principale di ESN International (aka ESN AISBL, Association internationale sans but lucratif, International Non-Profit Organization) dove sono presenti vari collegamenti ai portali utilizzati dall’associazione. Alcuni dei portali più interessanti sono:

• la Wiki di ESN International, che raccoglie infiniti documenti utilissimi
• il Dizionario di ESN per imparare le numerose sigle
• il Calendario che racchiude tutti gli eventi internazionali e nazionali in programma
• il WebShop dove è possibile ordinare dei fantastici gadget con il logo di ESN

Inoltre, Galaxy comprende il sistema di gestione dei membri attivi (divisi per sezione di appartenenza), in modo da tener traccia degli stessi.

Per questo, è richiesto a tutti i membri attivi di sezione di creare un account in modo che la nostra sezione e ESN International possano avere una panoramica dei propri membri attivi con le rispettive occupazioni (ad esempio le cariche del Board).

Jupiter

Jupiter è il sistema di gestione di tutti gli iscritti a ESN Milano Statale (Erasmus ed Associati), degli eventi organizzati dalla sezione e delle fatture emesse. Può essere utilizzato come strumento di ricerca degli studenti Erasmus già iscritti e in possesso di una ESNcard.

Ogni nuovo aspirante viene inserito nella sezione Newbies di Jupiter.

Ogni membro attivo viene spostato poi nella sezione ESNers.

Durante la tua vita associativa, può essere che userai Jupiter per:

• Iscrivere e tener traccia degli Eramus e dei membri dell’associazione (vedi in Ufficio come fare)
• Iscrivere e gestire gli eventi (guarda in Procedure Utili come fare)
• Inserire a registro le fatture della giornata e tener traccia di tutti i movimenti di cassa durante i turni ufficio (vedi in Ufficio come fare)

Per facilitarti la vita, abbiamo preparato un tutorial su Jupiter su come utilizzare le funzionalità principali di questo strumento nel corso della tua vita in associazione!

Per un tutorial più completo, si rimanda alla Wiki di ESN Italia (per accedervi è necessario avere un account Galaxy attivo).

Per approfondire

Prosegui la lettura per sapere come comportarti durante i turni Ufficio.