Ufficio

Introduzione

L'ufficio è il luogo fisico in cui, ad esempio, diamo la possibilità agli Erasmus di iscriversi ai nostri eventi o a nuovi potenziali membri dell'associazione di chiedere informazioni su ESN.

L'ufficio è spesso un luogo di aggregazione e divertimento, che permette ai nuovi associati di iniziare a conoscere meglio la realtà associativa e gli altri membri della sezione. Anche gli Erasmus hanno la possibilità di conoscerci meglio ogni volta che passano a trovarci in ufficio!

Allo stesso tempo, mentre ad esempio si iscrive un Erasmus ad un evento o si gestisce un pagamento, è molto importante non essere superficiali e rimanere concentrati, al fine di evitare errori che poi richiederebbero del lavoro extra per poter essere risolti.

Strumenti utilizzati in Ufficio

Jupiter

Come abbiamo già visto nei Primi Step in Associazione, Jupiter è il sistema di gestione di tutti gli iscritti a ESN Milano Statale (Erasmus ed Associati), degli eventi organizzati dalla sezione e delle ricevute emesse.

Durante un turno ufficio probabilmente userai Jupiter per:

• Ricercare un Eramus che ha pagato la quota associativa ed è in possesso della ESNcard;
• Iscrivere e tener traccia degli Eramus e dei membri dell’associazione;
• Inserire a registro le fatture della giornata e tener traccia di tutti i movimenti di cassa durante i turni ufficio.

In questo documento ti spiegheremo passo-passo come fare tutte queste cose, quindi non ti preoccupare!

Se vuoi, puoi anche leggere il Tutorial Jupiter interamente dedicato a questo strumento.

Thread Ufficio

Il Thread Ufficio è una raccolta di email (aka una conversazione che ha per oggetto THREAD UFFICIO) inviate alla mailing list generale di sezione: esxnexrs@exsnmilxanoxstatale.it.

In questo thread, troverai tutte le istruzioni che i referenti dei prossimi eventi hanno inviato proprio per chi si trova a fare turno ufficio!

Google Drive

Nel Google Drive di sezione troverai invece eventuali form che andranno compilati con i dati delle persone che si iscrivono ai nostri eventi (non tutti gli eventi richiedono di compilare un form su Google Drive).

Procedure utili in ufficio

Apertura ufficio

Chi fa turno ufficio deve leggere attentamente il Thread Ufficio in mailing list per essere informato sugli eventi e su come effettuare le iscrizioni degli Erasmus a tali eventi.

L'apertura dell'ufficio può essere effettuata soltanto da un membro attivo della sezione.

Appena aperto l'ufficio, bisogna controllare sia in cassa che su Jupiter che la lista dei movimenti sia corretta:

• Contare i soldi presenti in cassa (Non dovrebbero esserci, siccome ad ogni turno si deve depositare, ma potrebbero esser presenti soldi in moneta)
• Controllare la lista movimenti su Jupiter, inserendo come data di inizio e di fine la data odierna, e verificare che i soldi visualizzati dal sistema siano gli stessi presenti in cassa

Come scrivere una ricevuta corretta

Ecco un esempio di ricevuta cartacea compilata correttamente:

Assicurarsi di compilare i campi:

• Matrice della ricevuta n: il numero sequenziale della ricevuta (devi incrementare di un'unità il numero sequenziale dell'ultima ricevuta che trovi compilata nel libretto delle ricevute)
• Data del pagamento
• Ricevuti da: nome e cognome di chi ha effettuato il pagamento
• €: importo in lettere che deve terminare con

• _"//00"_ se l'importo non contiene centesimi (come in figura)
• _"//centesimi"_ se l'importo ha anche i centesimi

Ad esempio, se l'importo è pari a €10,50 è necessario scrivere "dieci // cinquanta"

• Per: la causale del pagamento
• Totale €: importo totale in cifre precedute da "#" e separando i decimali con una virgola
• Firma del turnista che ha compilato la ricevuta

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Prova ad usare questo programma per l'emissione di ricevute. Ti basta un computer con un browser moderno installato (Chrome, Safari, Firefox, ecc.).

Registrare un movimento su Jupiter

Per aggiungere un nuovo movimento su Jupiter devi

1. accedere a Jupiter
2. cliccare su Nuovo movimento nel menu laterale che trovi sul lato sinistro dello schermo
3. compilare i dettagli relativi al movimento (dopo ti spieghiamo in dettaglio questa parte)
4. confermare cliccando sul bottone con doppia spunta arancione che appare in fondo alla pagina sulla destra
5. puoi inviare la ricevuta via mail del pagamento, ad esempio se è stato effettuato per partecipare ad un evento. Puoi anche stampare la ricevuta. Per effettuare queste operazioni, dovrai cliccare rispettivamente uno dei due bottoni arancioni che appaiono nella pagina relativa al movimento (vedi immagine sottostante).

Maggiori dettagli li puoi trovare direttamente nel Tutorial Jupiter che abbiamo creato per te!

Rilascio ESNcard agli Erasmus

N.B. La ESNcard è un omaggio che diamo agli Erasmus ed ai Soci previo pagamento della quota associativa. La ESNcard non costa €10. Va bene che per gli Erasmus non ci sia differenza, ma noi lo dobbiamo sapere.

Prerequisiti per poter effettuare questa operazione:

• ESNcard disponibili in ufficio
• Documento del richiedente
• Fototessera del richiedente (facoltativa: se il richiedente non ce l’ha può comunque iscriversi e mettere la fototessera successivamente da solo)
• Assicurarsi che l’Erasmus sia effettivamente iscritto all’Università degli Studi di Milano, o del San Raffaele o Conservatorio (Non possiamo tesserare Erasmus di altre Università)

Quando uno studente Erasmus viene a richiedere la ESNcard va iscritto tramite Jupiter, in particolare la procedura da seguire è la seguente:

• cliccare su "Crea un utente"
• compilare le informazioni sull'utente:

• come tipo di utente, specificare "In Scambio"
• completare le informazioni anagrafiche e di accesso
• accettare i tre tipi di autorizzazione

• cliccare sul pulsante blu in basso a destra con la doppia spunta
• compilare il form che si apre con le informazioni del documento del nuovo membro
• inserire il numero della ESNcard, cliccando sul bottone rosso "gestisci ESNcard" che presenta l'icona di una tessera:

• inserire il numero della ESNcard
• inserire la data della quota versata per la ESNcard
• cliccare su "Conferma"
• vi sarà richiesto se volete aggiungere questa transazione direttamente alla lista movimenti ("cashflow") di Jupiter.

• Se rifiutate, ricordatevi di inserire manualmente questa transazione alla lista movimenti
• se accetate, ricordatevi che dovrete modificare il movimento (inserito automaticamente da Jupiter), inserendo il numero della ricevuta cartacea nelle note

• Compilare la ESNcard e consegnarla al richiedente
• Ritirare la quota associativa dal richiedente
• Rilasciare la ricevuta cartacea con causale “Quota associativa”

Procedura di iscrizione dei nuovi associati

L’iscrizione in sezione è libera per tutti, anche se si preferiscono studenti o ex-studenti dell’Università degli Studi di Milano.

Quando un nuovo candidate viene ad iscriversi in ufficio

1. si compila il suo contatto nel registro degli associati (tipicamente un foglio di calcolo)
2. si consegna il foglio di benvenuto insieme al flyer di ESN Italia, se disponibile
3. segnalare di scrivere alla mail [candidates@esnmilanostatale.it](mailto:candidates@esnmilanostatale.it), chiedendo di entrare in associazione.
4. avvisare già del percorso necessario per poter entrare in associazione, spiegato in [Primi Step in Associazione](https://slite.com/api/public/notes/COoxl64VsN/redirect)
5. rispondere a qualsiasi curiosità del candidato.

Comprare materiale per l'ufficio

Se capita di dover comprare materiale per l’ufficio (es. blocchetti delle ricevute):

1. avvisare il tesoriere (o un membro del board) di tale spesa
2. prendere i soldi dalla cassa
3. custodire la ricevuta dell'acquisto
4. segnare l'uscita su Jupiter, inserendo come categoria "ufficio" con la cifra corrispondente (che appare rossa)

Se i soldi in cassa non corrispondono con quelli su Jupiter

Assicurarsi che:

1. ci siano le ricevute cartacee senza doppioni e con l'importo corretto
2. siano stati segnati tutti i movimenti di cassa correttamente (compresi eventuali rimborsi e spese di cancelleria)

Nel caso in cui i contanti in cassa fossero minori di quelli indicati su Jupiter, i turnisti dovranno dividere la quota da mettere in cassa necessaria per coprire l'ammanco.

TODO: Nel caso in cui i contanti in cassa fossero minori di quelli indicati su Jupiter, questi dovranno essere lasciati in cassa (da confermare)

Chiusura ufficio

Il registro di ESN Milano Statale su Jupiter tiene traccia di tutte le fatture emesse durante il turno ufficio e dei soldi presenti in cassa ad ogni turno.

Quindi, prima di chiudere l'ufficio:

1. bisogna assicurarsi che il registro comprenda tutti i movimenti di cassa, comprese le ricevute cartacee rilasciate durante il turno con numero di fattura e causale.
2. tutte le banconote devono essere versate il giorno stesso, lasciando in cassa solo le monete. (in caso di problemi con bancomat o carta, contattare il Tesoriere o un altro membro del Board)
3. il versamento deve essere segnato come uscita su Jupiter ("outflow"), categoria "altro" ("other") e nelle note segnare "versamento in banca".
4. Nella sezione tesoreria cliccare su lista movimenti e cliccare sulla data dell’ultima apertura dell’ufficio per vedere se i soldi corrispondono.

Metodi di Pagamento

Vediamo insieme tutti i metodi di pagamento che abbiamo a disposizione in sezione:

• Verse
• Bonifico
• Contanti in Ufficio

Verse

Verse è un’applicazione per dispositivi mobili che funziona da portafoglio digitale, permettendo di effettuare e di ricevere pagamenti in modo sicuro, gratuito e istantaneo.

Questo è il link per il download dell'app: <TODO>

Per ogni nuovo evento, il referente può contattare il Tesoriere per avere un evento Verse dedicato, specificando la causale relativa ai pagamenti per tale evento.

Alcuni link utili:

• pagamento generico (da usare solo nelle emergenze): <TODO>
• pagamento quota associativa: <TODO>

Bonifico

Metodo utile e versatile, di solito utilizzabile da chiunque.

Le informazioni relative al bonifico sono le seguenti:

       Name: ERASMUS STUDENT NETWORK UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO

       Iban: IT02O0200801603000102605193

       BIC: UNCRITMM

       CAUSALE: <event name - date - your name>

Effettuato il pagamento, bisogna inviare una mail a tesoxriere@esnmilaxnostatxale.it e segrextarxio@esnxmilanxostaxtale.it, allegando la ricevuta del pagamento.

Contanti in Ufficio

L'unico modo per pagare in contanti è in ufficio. È possibile pagare soltanto durante gli orari di apertura ufficiali.

Quando qualcuno si iscrive ad un evento pagando in ufficio, la procedura da seguire è:

1. aggiungere il nuovo iscritto nell'eventuale form che contiene la lista dei partecipanti
2. compilare la ricevuta cartacea del pagamento come descritto precedentemente
3. ritirare la quota del pagamento
4. consegnare la copia della ricevuta cartacea
5. segnare il movimento su Jupiter con i dettagli della ricevuta cartacea (come descritto precedentemente)