Communication Manager

Il Communication Manager (CM) è il Board Supporter che risponde della comunicazione di ESN Milano Statale: decide cosa la Sezione pubblica, su quali canali, quando e con quale voce. Gestisce i canali della Sezione, crea e programma i contenuti e lavora con il Consiglio Direttivo (Board) e con gli altri Board Supporter — soprattutto i Referenti dei Working Group — perché le loro attività siano comunicate bene e in tempo, con una comunicazione chiara, inclusiva e vivace che costruisca il senso di comunità.

Il ruolo chiede di saper organizzare, anticipare e coordinare, non meno che di fare grafiche: una grafica bella ma pubblicata in ritardo, con dati sbagliati o persa fra dieci post dello stesso giorno non ha comunicato nulla.

È nominato dal Board con carica semestrale e ratificato dall'Assemblea. Ha preso il posto del WG Comunicazione, che è stato chiuso.

Responsabilità

Dal Regolamento interno (art. 16):

• è responsabile della gestione e del coordinamento delle attività di comunicazione dell'Associazione;
• amministra le attività di comunicazione su tutte le piattaforme digitali ufficiali;
• redige il piano editoriale, curando la pubblicazione dei contenuti e la loro coerenza con l'identità dell'Associazione;
• assicura la conformità delle comunicazioni ai requisiti e alle linee guida di ESN Italia e di ESN AISBL;
• si occupa del soddisfacimento dei requisiti minimi imposti da ESN Italia in tema di comunicazione.

I requisiti minimi sono elencati all'art. 13 del Regolamento Interno di ESN Italia; in tema di comunicazione riguardano soprattutto il sito internet fornito da ESN Italia, che deve rispettare la Corporate Identity di ESN International (lettera b).

In concreto, come lo descrivono le call per i Board Supporter, il Communication Manager:

• gestisce i profili social della Sezione — i principali sono Instagram, LinkedIn e TikTok — e ne scrive il calendario editoriale;
• crea le grafiche per gli eventi, per i post e per i gadget della Sezione;
• decide data e ora di pubblicazione degli eventi su WhatsApp (vedi sotto);
• è in buona parte responsabile della brand identity della Sezione.

Come ogni Board Supporter, partecipa alle riunioni fra Board e Board Supporter e a fine mandato scrive il report di fine mandato (vedi Obblighi).

Il mese del Communication Manager

1. Il calendario editoriale. All'inizio del mese il CM prende gli eventi del mese da Moon, dove i Referenti dei WG li inseriscono entro il 20 del mese precedente, e costruisce il calendario editoriale: cosa esce, su quale canale e quando. Lo distribuisce nel mese e lo concorda con i Referenti dei WG e con il Board, perché la comunicazione sia costante ma mai eccessiva.
2. Il post con tutti gli eventi del mese, la prima grafica del mese e una delle più importanti. Se un Referente non ha ancora un dato, il CM glielo richiede, o guarda le edizioni precedenti e chiede a chi le ha organizzate; ciò che si pubblica è sempre confermato dai Referenti dei WG.
3. Le grafiche degli eventi per Gomry, una per evento, appena gli eventi sono confermati e controllandone i dati. Il CM le crea nel design Canva del mese, che raccoglie le grafiche di tutti gli eventi del mese; i Referenti le usano così come sono nella pagina dell'evento su Gomry (Creare un evento).
4. Le storie degli eventi, preparate insieme alle grafiche e messe in calendario: di solito escono all'inizio della settimana dell'evento, una o due volte a seconda dei posti rimasti.
5. Gli altri contenuti del mese: non tutti all'inizio, ma programmati abbastanza da distribuirli nel calendario, invece di inventarli all'ultimo momento.

Preparare grafiche e storie appena un'attività è confermata e se ne conoscono i dati lascia il tempo per le modifiche che chiedono gli organizzatori.

La pubblicazione degli eventi

• Il Communication Manager decide data e ora di pubblicazione di ogni evento. Gli eventi si pubblicano nel gruppo WhatsApp con gli studenti Erasmus e nel gruppo degli annunci (vedi Canali di Comunicazione).
• Il Referente dell'evento prepara il messaggio WhatsApp, con il collegamento all'iscrizione su Gomry e la grafica, e lo manda al Communication Manager, che lo controlla, lo corregge se serve e dice quando inviarlo. Le indicazioni sui testi sono in Testi dell'evento.
• Il Communication Manager manda la programmazione dei messaggi WhatsApp ai Referenti dei WG, che inviano ogni messaggio all'ora stabilita (Gli eventi del WG).
• Quando un evento viene annullato, il Communication Manager ne viene avvisato e corregge il calendario editoriale.

La programmazione su WhatsApp

Il CM decide quando ogni comunicazione esce nei gruppi WhatsApp della Sezione e prepara in anticipo quali messaggi escono e a che ora: gli eventi e le loro pagine su Gomry, i turni dell'Ufficio, le comunicazioni generali e le richieste urgenti del Board o dei WG. La programmazione tiene conto di ciò che esce su Instagram, perché gli studenti sappiano di un evento abbastanza presto senza ricevere troppi messaggi.

• Ogni giorno, o con abbastanza anticipo, controlla cosa deve uscire quel giorno, perché nulla di importante sia dimenticato e i messaggi non si accavallino.
• Prima che un messaggio parta, ne controlla destinatari, contenuto, collegamenti, data e ora dell'evento ed eventuali istruzioni per gli iscritti. I messaggi sono chiari, rapidi da leggere e nel tono della Sezione (Testi dell'evento).

Instagram

Il CM crea le grafiche e pubblica sul profilo Instagram della Sezione. Per ogni attività riceve da chi la organizza, o dal Referente del WG, i dati che servono, prepara il materiale e lo programma. Cura il profilo nel suo insieme — il feed, le storie, la distribuzione dei contenuti nel mese — e sceglie per ogni comunicazione il formato adatto: post, storia, reel o altro.

• Non tutto ciò che arriva si pubblica. Il CM decide se un contenuto serve, su quale canale e quando, per non sovraccaricare il profilo o i gruppi WhatsApp: per esempio, una storia per un evento già pieno è inutile.
• Un post che non serve più si archivia.
• Ai messaggi che arrivano al profilo risponde il Segretario, non il CM.

Gli altri social

Il CM pubblica anche sugli altri canali della Sezione — Facebook, LinkedIn e TikTok — scegliendo ciò che si adatta a ciascuno e adattandolo al suo pubblico (vedi Canali di Comunicazione).

LinkedIn è il canale istituzionale: il Recruiting, il Welcome Day, gli eventi e le iniziative ufficiali che contano per l'immagine della Sezione all'esterno. Il tono è più formale e professionale che negli altri canali, e i contenuti non sono una copia di quelli: si adattano al suo pubblico. Prima di pubblicare si controlla che testo, immagini e dati siano corretti e rappresentino bene la Sezione; servono anche foto «istituzionali», non solo quelle delle feste.

Le partnership

Il CM dà visibilità sui canali alle partnership attive, quelle della Sezione e quelle di ESN Italia. Con il Partnership Manager raccoglie informazioni e materiale e decide come e quando comunicarle (post, storie, altri contenuti), in linea con il calendario editoriale e con quanto prevede ciascuna convenzione.

Le partnership nazionali di ESN Italia si ricondividono quando ESN Italia lo chiede, per email, con istruzioni e una scadenza; il CM segue le istruzioni, che possono chiedere per esempio di pubblicare sia su Instagram sia su Facebook e di aggiungere il contenuto alle storie in evidenza.

Grafiche, gadget e immagine della Sezione

Oltre alla comunicazione ordinaria, il CM prepara le grafiche e il materiale che servono alle attività della Sezione — gadget, locandine, materiale promozionale, grafiche per eventi speciali, anche per Milano Unita — con una linea grafica coerente.

Tutto, digitale o stampato, segue il Visual Identity Manual (VIM) di ESN International: soprattutto il logo ESN, sempre ben visibile e con i margini e le proporzioni del manuale, e poi i caratteri e i colori. Nei contenuti pubblicati si evitano, per quanto possibile, foto e video a bassa risoluzione.

Foto e video

Il CM gestisce la cartella delle foto degli eventi, condivisa da tutta la Sezione, in cui ciascuno carica le foto scattate agli eventi: deve essere facile trovarvi ciò che serve. Agli eventi il CM scatta foto e video, per la comunicazione immediata e come documentazione delle attività; per le grafiche le foto della Sezione sono meglio di quelle trovate in rete.

Si usano solo foto di persone che possono comparire nella comunicazione secondo le regole della Sezione; nel dubbio, meglio la foto di volontari di cui il consenso è certo. Le regole: Privacy.

Attività ricorrenti

• Ogni mese: il calendario editoriale a partire dagli eventi su Moon, il post con gli eventi del mese e le grafiche Gomry nel design Canva del mese.
• Ogni giorno: il controllo dei messaggi che devono uscire su WhatsApp.
• In continuo: la pubblicazione sui social secondo il calendario editoriale.
• A ogni evento: la grafica e la comunicazione che lo accompagnano, il controllo del messaggio WhatsApp e la scelta di data e ora di pubblicazione.
• A ogni annullamento: la correzione del calendario editoriale.
• A ogni nuova convenzione: la promozione concordata con il Partnership Manager, come il contratto richiede.
• A fine mandato: report di fine mandato e passaggio di consegne.

Strumenti e accessi

• I profili social e le piattaforme digitali ufficiali della Sezione; recapiti e canali sono elencati in Canali di Comunicazione.
• Moon, da cui il CM prende gli eventi del mese.
• Canva, per le grafiche: le grafiche Gomry di ogni mese sono raccolte in un unico design.
• La cartella delle foto degli eventi.
• L'account di ruolo del Communication Manager.
• La gestione delle forme e dei canali di comunicazione resta in capo al Segretario, che può delegarla (art. 7.2 del Regolamento).

Relazioni con altri ruoli

• Il Segretario è il responsabile statutario dei canali di comunicazione: il Communication Manager opera su di essi, non al posto suo. Risponde ai messaggi che arrivano al profilo Instagram.
• I Referenti dei Working Group producono gli eventi da comunicare e inviano i messaggi WhatsApp all'ora che il Communication Manager stabilisce; i Referenti degli eventi gli mandano il testo da controllare. I Referenti usano così come sono le grafiche Gomry del CM e lo avvisano se un evento ha poche iscrizioni.
• Il Partnership Manager gli porta le convenzioni da pubblicizzare, con le informazioni e il materiale.
• L'IT Manager gestisce il sito di Sezione, che è una delle piattaforme su cui la comunicazione passa.
• Il Rappresentante Locale è di norma il canale attraverso cui arrivano i requisiti e le linee guida di ESN Italia ed ESN AISBL.

Riferimenti

• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 14, 16, 15 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
• Call Board Supporter primavera 2026 (6 febbraio 2026) e autunno 2026 (16 agosto 2026) (consultato il 2026-10-03)
• Regolamento Interno di ESN Italia, art. 13, testo della II AG 2026, sulla wiki di ESN Italia (consultato il 2026-10-07)
• Board Supporter · Canali di Comunicazione · Consiglio Direttivo · Eventi di ESN Milano Statale

Ultimo aggiornamento: 2026-10-14