Segretario

Il Segretario è la carica del Consiglio Direttivo (Board) che tiene la memoria dell'Associazione — elenchi, verbali, corrispondenza — e che ne gestisce l'ufficio e i canali di comunicazione. È una delle tre cariche senza le quali il Board non può costituirsi.

Responsabilità

Dallo Statuto (art. 21):

• cura la tenuta dell'elenco degli Associati;
• è responsabile della corrispondenza dell'Associazione e dell'archiviazione di tutti i documenti; quelli di natura contabile possono essere custoditi dal Tesoriere, sotto la propria responsabilità;
• redige il verbale del Board e dell'Assemblea degli Associati;
• è responsabile della gestione dell'ufficio, e per farlo può servirsi della collaborazione degli Associati Attivi.

Dal Regolamento interno:

• gestisce le forme e i canali di comunicazione dell'Associazione, potendo delegare la funzione ad altri Associati volontari (art. 7.2);
• tiene, insieme al Vice Presidente, gli elenchi degli Aspiranti e degli Associati Attivi (artt. 2.2, 2.3.7);
• gestisce la turnazione dell'Ufficio, provvedendo alla programmazione e all'efficienza e individuando spazi e orari adatti (art. 12.3);
• dispone i mezzi per la partecipazione telematica alle Assemblee e invia il link attraverso i canali dell'Associazione (art. 11.3);
• riceve, insieme al Tesoriere, il resoconto di quanto accaduto a fine di ogni turno d'ufficio (art. 12.2);
• gestisce le iscrizioni agli eventi insieme al Tesoriere, al Referente dell'evento e al Referente del Working Group (vedi Chi organizza un evento).

Il Segretario coordina inoltre il WG Tessere, il Working Group ufficioso che si occupa delle iscrizioni, dell'emissione delle ESNcard e dei turni d'Ufficio, e amministra l'account Google dell'ufficio. Verifica inoltre l'iscrizione a Jupiter di chi riceve una ESNcard in ufficio (vedi Emettere una ESNcard) e approva gli account Jupiter dei partecipanti agli eventi gestiti su Jupiter, come l'Incontro Culturale Erasmus. Apre anche la call per i Buddy del Buddy System (vedi Buddy System).

Attività ricorrenti

• Dopo ogni Assemblea: redazione e invio del verbale ai Soci.
• Per i turni d'ufficio: programmazione dei turni, che si annunciano su WhatsApp e il cui calendario è su Moon (vedi Ufficio), e raccolta del resoconto di fine turno.
• A ogni Assemblea con partecipanti da remoto: predisposizione del collegamento e invio del link.
• In continuo: aggiornamento dell'elenco degli Associati, da cui dipende il diritto di voto — che spetta a chi è iscritto nel libro degli Associati da almeno tre mesi.
• A fine mandato: il report di fine mandato.

Strumenti e accessi

• L'account Google dell'ufficio, ufficio@esnmilanostatale.it, da cui si passa a Gomry per l'emissione delle ESNcard. È il Segretario a darne l'accesso a chi fa i turni.
• I canali di comunicazione della Sezione, elencati in Canali di Comunicazione.
• L'archivio dei documenti sul Drive della Sezione.

Relazioni con altri ruoli

• Il Tesoriere: custodisce i documenti contabili che il Segretario altrimenti archivierebbe, e insieme a lui riceve i resoconti di fine turno e coordina le iscrizioni agli eventi.
• Il Vice Presidente: insieme tengono gli elenchi degli Aspiranti e degli Attivi.
• I Responsabili di Attività e i Responsabili di Sezione agli eventi di Network gestiscono le iscrizioni coordinandosi con Segretario e Tesoriere.
• Il Communication Manager opera sulle piattaforme di comunicazione, che restano sotto la responsabilità del Segretario.

Riferimenti

• Statuto di ESN Milano Statale - ETS, art. 21, 25 febbraio 2021 (consultato il 2026-10-02)
• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 2.2, 2.3.7, 7.2, 11.3, 12, 15 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
• Consiglio Direttivo · ESNcard · Gomry · Canali di Comunicazione

Ultimo aggiornamento: 2026-10-13