Partnership Manager

Il Partnership Manager (PM) è il Board Supporter che cura le convenzioni fra ESN Milano Statale e i partner commerciali — le stesse che rendono utile la ESNcard a chi la riceve — e che tiene aggiornato l'elenco dei partner su esncard.org. I partner attuali e i loro sconti sono elencati in Partner.

Il suo compito è sviluppare, gestire e valorizzare le partnership della Sezione: non solo trovare nuovi partner, ma costruire relazioni durature, tenere in ordine gli accordi e fare in modo che Soci e studenti internazionali conoscano e usino gli sconti. Una partnership vale non solo per il ritorno economico, ma per ciò che dà ai Soci.

È nominato dal Consiglio Direttivo (Board) con carica semestrale e ratificato dall'Assemblea.

Responsabilità

Dal Regolamento interno (art. 17.1):

• gestisce le relazioni con i partner commerciali esistenti e potenziali;
• riferisce al Board quali partnership siano in scadenza;
• ricerca nuove partnership;
• predispone il contratto che finalizza la partnership, e che sarà poi firmato dal Presidente;
• in caso di partnership in comune con altre sezioni ESN, si confronta con i Referenti corrispondenti.

Tiene inoltre aggiornato il sito esncard.org (art. 17.2) — quello su cui chi riceve la tessera trova gli sconti.

In concreto, come lo descrivono le call per i Board Supporter, il Partnership Manager:

• cerca nuove partnership adatte alle esigenze della Sezione;
• monitora le partnership attive, per esempio controllandone la scadenza, e rinnova i contratti quando serve;
• aggiorna il sito di Sezione, con l'IT Manager, e il sito ESNcard con le partnership attive;
• lavora con il Communication Manager perché le partnership siano pubblicizzate come i contratti prevedono.

Con il Presidente e il Communication Manager lavora a rendere la Sezione attraente per i partner: la visibilità e gli eventi della Sezione sono una leva importante nella trattativa.

Come ogni Board Supporter, partecipa alle riunioni fra Board e Board Supporter e a fine mandato scrive il report di fine mandato (vedi Obblighi).

Trovare nuovi partner

Il PM cerca partner adatti alle esigenze della Sezione: attività commerciali, enti culturali, associazioni e servizi per studenti — per esempio ristoranti, bar e locali serali, centri sportivi e palestre, teatri, servizi di alloggio e di trasporto. Ne negozia le condizioni e presenta ogni nuova proposta al Board, che la approva prima che il Presidente firmi l'accordo. Spesso sono i partner a contattare la Sezione: rispondere a queste richieste è una parte importante del lavoro.

Conviene tenere gli scambi con i partner per iscritto, via email: in caso di malinteso è ciò che conta. Dopo un incontro o una telefonata, un'email riassume ciò che si è concordato, soprattutto sugli aspetti economici.

I contatti con gli enti culturali che ospitano gli eventi del WG Cultura non passano dal PM: li tiene il Referente del WG Cultura oppure il Presidente (vedi Le sedi e gli enti culturali).

L'accordo

Ogni partnership si formalizza per iscritto, con il modello di accordo della Sezione adattato al singolo partner. L'accordo è fra la Sezione, rappresentata dal Presidente in quanto legale rappresentante, e il partner, e lo firma il Presidente: il PM lo prepara, ma non ha la rappresentanza legale. Il modello stabilisce:

• che cosa dà il partner: uno sconto ai Soci che mostrano una ESNcard valida; inoltre espone nel proprio locale la riproduzione della ESNcard fornita da ESN, l'adesivo che il PM gli consegna;
• che cosa dà la Sezione: visibilità, promuovendo lo sconto sui propri canali e pubblicandolo nella pagina dei partner del sito di Sezione e su esncard.org;
• la durata: di norma dodici mesi dalla firma, senza rinnovo tacito, così che alla scadenza serve un nuovo accordo; in alternativa il modello prevede una durata fissa che si rinnova da sé, salvo disdetta;
• la risoluzione e il recesso: la Sezione può sciogliere l'accordo se il partner rifiuta lo sconto, agisce contro i valori di ESN o ne danneggia l'immagine, e ciascuna parte può recedere con un preavviso scritto;
• l'uso dei loghi: ciascuna parte usa i marchi dell'altra solo per annunciare l'accordo e solo finché dura.

Un accordo può aggiungere impegni per la Sezione, per esempio un certo numero di eventi a semestre nei locali del partner: riguardano i Referenti dei WG che organizzerebbero gli eventi.

La sponsorizzazione è un contratto diverso: lo sponsor paga la Sezione in cambio della promozione del proprio marchio. ESN Italia ne fornisce un modello; le somme ricevute passano dal Tesoriere.

Il PM conserva ogni accordo firmato e fa sì che il Board ne abbia sempre l'ultima versione. Chi porta alla Sezione un accordo firmato lo consegna al PM, scansionato.

Gestire le partnership attive

Il PM segue gli accordi in vigore:

• quando parte una nuova partnership, ne avvisa l'IT Manager per il sito e il Communication Manager per Instagram, la comunica alla Sezione per email con i suoi dettagli e la pubblica su esncard.org;
• controlla le scadenze e prepara i rinnovi per tempo, segnalando al Board le partnership in scadenza;
• resta in contatto con il referente di ciascun partner;
• si assicura che entrambe le parti rispettino l'accordo, compresa la visibilità che la Sezione ha promesso;
• raccoglie i riscontri dei partner e dei Soci;
• se un partner smette di applicare lo sconto, lo toglie da esncard.org finché lo sconto non è confermato, poi ne corregge la scheda e lo ripubblica.

Per farlo tiene un elenco delle partnership, che serve anche al passaggio di consegne: per ogni partner almeno il referente e i suoi contatti, il tipo di partnership, i vantaggi, la durata, le date di firma e di scadenza, lo stato (attiva, in rinnovo, conclusa), le note e lo storico delle comunicazioni. L'elenco è il riferimento anche per il Communication Manager e per l'IT Manager: ciò che va sul sito e ciò che si promuove viene da lì.

Valorizzare le partnership

Una partnership crea valore solo se è comunicata e usata. La Sezione dà visibilità solo ai partner con cui ha un accordo: niente pubblicità gratuita. Con il Communication Manager il PM annuncia per tempo ogni nuova partnership e prepara il materiale per i post.

Con il Board e gli altri Board Supporter promuove i partner nell'organizzazione degli eventi, soprattutto dove l'accordo lo prevede, coinvolge i partner nelle attività della Sezione e controlla che la visibilità concordata sia data.

Per far conoscere e usare gli sconti, due consigli, non obblighi:

• un piano di comunicazione periodico degli sconti, con il Communication Manager, per i Soci (nuove partnership, rinnovi, convenzioni nazionali, offerte temporanee, vantaggi della ESNcard) e per gli studenti internazionali (Instagram, gruppi WhatsApp, presentazioni agli eventi, Welcome Day);
• promuovere il valore della ESNcard nella promozione degli eventi, ai Welcome Day e in campagne periodiche.

Il sito di Sezione ed esncard.org

Con l'IT Manager il PM tiene aggiornate la pagina dei partner del sito di Sezione e le partnership locali su esncard.org, e controlla periodicamente che i partner siano pubblicati correttamente: chi ha la tessera chiede di partner che la Sezione non ha più, se l'elenco non è aggiornato.

esncard.org conta anche per i requisiti minimi di ESN Italia, che legano alla quota associativa un numero minimo di partnership locali attive sul portale (art. 13, lettera f, del Regolamento Interno di ESN Italia). Prima di un'Assemblea Generale ESN Italia controlla il portale: contano solo le partnership pubblicate e valide all'Assemblea. Le scadenze su esncard.org devono quindi corrispondere a quelle degli accordi.

La rete nazionale

Il PM fa parte della comunità nazionale di ESN Italia dei Tesorieri, dei Partnership Manager e degli ESNcard Manager, su WhatsApp e con call periodiche: è il posto in cui chiedere delle partnership nazionali e del caricamento delle partnership su esncard.org.

ESN Italia firma anche partnership nazionali, che la Sezione fa conoscere ai propri Soci; alcune chiedono una promozione specifica, che il PM concorda con il Communication Manager. Alcune partnership, dette di coordinamento, sono in comune con le altre sezioni di Milano, attraverso Milano Unita: nella Sezione le segue il PM, che si confronta con i Referenti corrispondenti delle altre sezioni, e i contratti li firma il Presidente.

Attività ricorrenti

• In continuo: il monitoraggio delle scadenze, da riferire al Board prima che una convenzione decada, e i contatti con i partner.
• A ogni nuova partnership: trattativa, predisposizione dell'accordo dal modello, approvazione del Board, passaggio al Presidente per la firma, avviso all'IT Manager e al Communication Manager, email alla Sezione, pubblicazione su esncard.org e aggiornamento dell'elenco delle partnership.
• Al variare delle convenzioni: aggiornamento del sito di Sezione e della scheda su esncard.org, perché l'elenco che vede chi ha la tessera resti quello vero, con le stesse scadenze degli accordi; se un partner smette di applicare lo sconto, la scheda su esncard.org si toglie finché lo sconto non è confermato.
• A fine mandato: report di fine mandato e passaggio di consegne.

Relazioni con altri ruoli

• Il Presidente firma i contratti, dopo l'approvazione del Board: il Partnership Manager li prepara, ma non ha la rappresentanza legale.
• Il Consiglio Direttivo approva le nuove partnership prima della firma, riceve le segnalazioni sulle scadenze e ha sempre l'ultima versione degli accordi firmati.
• L'IT Manager gestisce il sito di Sezione coordinandosi con il Partnership Manager (art. 18), per le pagine dei partner.
• Il Communication Manager pubblicizza le convenzioni, con il materiale e il piano che il PM gli propone.
• I Referenti dei Working Group organizzano gli eventi che un accordo può richiedere alla Sezione.
• Il Tesoriere amministra le entrate che da una convenzione o da una sponsorizzazione possono derivare.

Riferimenti

• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 14, 17, 15 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
• Call Board Supporter autunno 2026 (16 agosto 2026) e riaperture per il Partnership Manager (4 marzo e 29 settembre 2026) (consultato il 2026-10-03)
• Regolamento Interno di ESN Italia, art. 13, testo della II AG 2026, sulla wiki di ESN Italia (consultato il 2026-10-07)
• Partner · Board Supporter · ESNcard · Consiglio Direttivo · Communication Manager

Ultimo aggiornamento: 2026-10-15