Segretario

Il Segretario è la carica del Consiglio Direttivo (Board) che tiene la memoria dell'Associazione — elenchi, verbali, corrispondenza — e che ne gestisce l'ufficio e i canali di comunicazione. È una delle tre cariche senza le quali il Board non può costituirsi.

Responsabilità

Dallo Statuto (art. 21):

• cura la tenuta dell'elenco degli Associati;
• è responsabile della corrispondenza dell'Associazione e dell'archiviazione di tutti i documenti; quelli di natura contabile possono essere custoditi dal Tesoriere, sotto la propria responsabilità;
• redige il verbale del Board e dell'Assemblea degli Associati;
• è responsabile della gestione dell'ufficio, e per farlo può servirsi della collaborazione degli Associati Attivi.

Dal Regolamento interno:

• gestisce le forme e i canali di comunicazione dell'Associazione, potendo delegare la funzione ad altri Associati volontari (art. 7.2);
• tiene, insieme al Vice Presidente, gli elenchi degli Aspiranti e degli Associati Attivi (artt. 2.2, 2.3.7);
• gestisce la turnazione dell'Ufficio, provvedendo alla programmazione e all'efficienza e individuando spazi e orari adatti (art. 12.3);
• dispone i mezzi per la partecipazione telematica alle Assemblee e invia il link attraverso i canali dell'Associazione (art. 11.3);
• riceve, insieme al Tesoriere, il resoconto di quanto accaduto a fine di ogni turno d'ufficio (art. 12.2);
• gestisce le iscrizioni agli eventi insieme al Tesoriere, al Referente dell'evento e al Referente del Working Group (vedi Chi organizza un evento).

Il Segretario coordina inoltre il WG Tessere, il Working Group ufficioso che si occupa delle iscrizioni, dell'emissione delle ESNcard e dei turni d'Ufficio, e amministra l'account Google dell'ufficio. Gli spetta anche l'amministrazione di Gomry, che può delegare. È responsabile del merchandising della Sezione una volta acquistato: cosa e quanto comprare lo decide il Board, e l'ordine lo fa e lo paga il Tesoriere. Verifica inoltre l'iscrizione a Jupiter di chi riceve una ESNcard in ufficio (vedi Emettere una ESNcard) e approva gli account Jupiter dei partecipanti agli eventi gestiti su Jupiter, come l'Incontro Culturale Erasmus. Apre anche la call per i Buddy del Buddy System (vedi Buddy System) e risponde ai messaggi che arrivano al profilo Instagram della Sezione; le proposte di partnership che vi arrivano le passa al Partnership Manager.

Con gli uffici internazionali delle università — dell'Università degli Studi di Milano, dell'Università Vita-Salute San Raffaele e del Conservatorio — il Segretario tiene il contatto di tutti i giorni (il rapporto istituzionale è del Presidente): invia le lettere di benvenuto che gli uffici inoltrano agli studenti in arrivo e prenota le aule dell'Università a nome della Sezione — per le Assemblee, il Welcome Day, gli eventi di recruiting, le presentazioni —, con i documenti che l'Università richiede. Gli altri membri del Board chiedono a lui le prenotazioni. Il Welcome Day lo organizza il Board nel suo insieme: al Segretario spettano l'aula e le lettere di benvenuto.

Il libro degli Associati

Il Segretario aggiorna il libro degli Associati attraverso Jupiter e inserisce nei moduli d'iscrizione su Gomry le domande che il libro richiede, con i link alle informative sulla privacy. Il libro non si approva, si firma, e si chiude alla fine dell'Anno Associativo; i dati degli Associati si conservano per dieci anni. A differenza del registro dei volontari, il libro degli Associati non va vidimato dal Comune.

I verbali

• Il verbale dell'Assemblea parte da un modello. Dopo ogni Assemblea il Segretario invia alla mailing list esners@esnmilanostatale.it il link al verbale provvisorio, un documento aperto ai commenti, con un termine di circa una settimana per proporre modifiche. Scaduto il termine, il verbale si considera approvato per silenzio assenso: il Segretario lo carica in PDF nella cartella dei verbali delle Assemblee e ne invia il testo definitivo nella stessa conversazione.
• Il verbale di un Board Meeting elenca i temi discussi e riassume le decisioni; i documenti si citano, non si incollano. Le decisioni prese fuori riunione, in chat o con un sondaggio, si riportano nel verbale del Board Meeting successivo. Prima dell'invio ogni membro del Board conferma la bozza.
• Quando un terzo chiede la prova di una delibera dell'Assemblea — per esempio ESN Italia, per aggiungere un Board Supporter appena nominato alla community nazionale del suo ruolo, se ne esiste una — il Segretario ne fa un estratto del verbale, con il resto omesso.
• Quando il Segretario non può verbalizzare, lo fa un altro membro del Board, sul modello che il Segretario prepara.

Attività ricorrenti

• Dopo ogni Assemblea: redazione e invio del verbale provvisorio ai Soci, poi del definitivo (vedi I verbali).
• Per i turni d'ufficio: programmazione dei turni, che si annunciano su WhatsApp e il cui calendario è su Moon (vedi Ufficio), e raccolta del resoconto di fine turno.
• A ogni Assemblea con partecipanti da remoto: predisposizione del collegamento e invio del link.
• Ogni semestre: di solito è il Segretario a creare la community WhatsApp che raccoglie i gruppi con gli studenti Erasmus del semestre, e a chiudere quella del semestre precedente.
• In continuo: aggiornamento dell'elenco degli Associati, da cui dipende il diritto di voto — che spetta a chi è iscritto nel libro degli Associati da almeno tre mesi; le risposte ai messaggi che arrivano al profilo Instagram della Sezione.
• A inizio luglio: chiedere agli uffici internazionali quando arrivano gli studenti Erasmus e internazionali; entro la seconda metà di luglio, prima della chiusura estiva degli uffici, una breve lettera di pre-benvenuto agli uffici delle tre università, e la prenotazione delle aule per il Welcome Day d'autunno e per gli eventi di recruiting.
• Fra luglio e agosto: la call per i Buddy e quella per il WG Tessere, e l'aggiornamento dei moduli su Gomry.
• L'ultima settimana di agosto: la lettera di benvenuto completa agli stessi uffici; per il secondo semestre, a gennaio–febbraio. Se un ufficio non risponde, gli si riscrive.
• Alla fine dell'Anno Associativo: la chiusura del libro degli Associati.
• A fine mandato: il report di fine mandato.

Strumenti e accessi

• L'account Google dell'ufficio, ufficio@esnmilanostatale.it, da cui si passa a Gomry per l'emissione delle ESNcard. È il Segretario a darne l'accesso a chi fa i turni.
• I canali di comunicazione della Sezione, elencati in Canali di Comunicazione. L'accesso alla pagina Facebook della Sezione è legato al Segretario.
• L'archivio dei documenti sul Drive della Sezione.
• Gomry, di cui il Segretario è amministratore.

Relazioni con altri ruoli

• Il Tesoriere: custodisce i documenti contabili che il Segretario altrimenti archivierebbe, e insieme a lui riceve i resoconti di fine turno e coordina le iscrizioni agli eventi.
• Il Vice Presidente: insieme tengono gli elenchi degli Aspiranti e degli Attivi.
• I Responsabili di Attività e i Responsabili di Sezione agli eventi di Network gestiscono le iscrizioni coordinandosi con Segretario e Tesoriere.
• Il Communication Manager opera sulle piattaforme di comunicazione, che restano sotto la responsabilità del Segretario: pubblica sul profilo Instagram, ai cui messaggi risponde il Segretario.
• Il Partnership Manager riceve dal Segretario le proposte di partnership arrivate sui canali della Sezione.
• Il Presidente tiene il rapporto istituzionale con le università, il Segretario il contatto di tutti i giorni con i loro uffici.
• La community dei Segretari di ESN Italia, con le sue call e il Community Meeting annuale, è dove trovano risposta le domande pratiche: verbali, libro degli Associati, Jupiter.

Riferimenti

• Statuto di ESN Milano Statale - ETS, art. 21, 25 febbraio 2021 (consultato il 2026-10-02)
• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 2.2, 2.3.7, 7.2, 11.3, 12, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
• Consiglio Direttivo · ESNcard · Gomry · Canali di Comunicazione

Ultimo aggiornamento: 2026-10-21