Segretario

Il Segretario è la carica del Consiglio Direttivo (Board) che tiene la memoria dell'Associazione — elenchi, verbali, corrispondenza — e che ne gestisce l'ufficio e i canali di comunicazione. È una delle tre cariche senza le quali il Board non può costituirsi.

Responsabilità

Dallo Statuto (art. 21):

cura la tenuta dell'elenco degli Associati;
è responsabile della corrispondenza dell'Associazione e dell'archiviazione di tutti i documenti; quelli di natura contabile possono essere custoditi dal Tesoriere, sotto la propria responsabilità;
redige il verbale del Board e dell'Assemblea degli Associati;
è responsabile della gestione dell'ufficio, e per farlo può servirsi della collaborazione degli Associati Attivi.

Dal Regolamento interno:

gestisce le forme e i canali di comunicazione dell'Associazione, potendo delegare la funzione ad altri Associati volontari (art. 7.2);
tiene, insieme al Vice Presidente, gli elenchi degli Aspiranti e degli Associati Attivi (artt. 2.2, 2.3.7);
gestisce la turnazione dell'Ufficio, provvedendo alla programmazione e all'efficienza e individuando spazi e orari adatti (art. 12.3);
dispone i mezzi per la partecipazione telematica alle Assemblee e invia il link attraverso i canali dell'Associazione (art. 11.3);
riceve, insieme al Tesoriere, il resoconto di quanto accaduto a fine di ogni turno d'ufficio (art. 12.2);
gestisce le iscrizioni agli eventi insieme al Tesoriere, al Referente dell'evento e al Referente del Working Group (vedi Chi organizza un evento).

Il Segretario coordina inoltre il WG Tessere, il Working Group ufficioso che si occupa delle iscrizioni, dell'emissione delle ESNcard e dei turni d'Ufficio, e amministra l'account Google dell'ufficio. Gli spetta anche l'amministrazione di Gomry, che può delegare. È responsabile del merchandising della Sezione una volta acquistato: cosa e quanto comprare lo decide il Board, e l'ordine lo fa e lo paga il Tesoriere. Verifica inoltre l'iscrizione a Jupiter di chi riceve una ESNcard in ufficio (vedi Emettere una ESNcard) e approva gli account Jupiter dei partecipanti agli eventi gestiti su Jupiter, come l'Incontro Culturale Erasmus. Apre anche la call per i Buddy del Buddy System (vedi Buddy System) e risponde ai messaggi che arrivano al profilo Instagram della Sezione; le proposte di partnership che vi arrivano le passa al Partnership Manager.

Con gli uffici internazionali delle università — dell'Università degli Studi di Milano, dell'Università Vita-Salute San Raffaele e del Conservatorio — il Segretario tiene il contatto di tutti i giorni (il rapporto istituzionale è del Presidente): invia le lettere di benvenuto che gli uffici inoltrano agli studenti in arrivo e prenota le aule dell'Università a nome della Sezione — per le Assemblee, il Welcome Day, gli eventi di recruiting, le presentazioni —, con i documenti che l'Università richiede. Gli altri membri del Board chiedono a lui le prenotazioni. Il Welcome Day lo organizza il Board nel suo insieme: al Segretario spettano l'aula e le lettere di benvenuto.

Il libro degli Associati

Il Segretario aggiorna il libro degli Associati attraverso Jupiter e inserisce nei moduli d'iscrizione su Gomry le domande che il libro richiede, con i link alle informative sulla privacy. Il libro non si approva, si firma, e si chiude alla fine dell'Anno Associativo; i dati degli Associati si conservano per dieci anni. A differenza del registro dei volontari, il libro degli Associati non va vidimato dal Comune.

I verbali

Il verbale dell'Assemblea parte da un modello. Dopo ogni Assemblea il Segretario invia alla mailing list esners@esnmilanostatale.it il link al verbale provvisorio, un documento aperto ai commenti, con un termine di circa una settimana per proporre modifiche. Scaduto il termine, il verbale si considera approvato per silenzio assenso: il Segretario lo carica in PDF nella cartella dei verbali delle Assemblee e ne invia il testo definitivo nella stessa conversazione.
Il verbale di un Board Meeting elenca i temi discussi e riassume le decisioni; i documenti si citano, non si incollano. Le decisioni prese fuori riunione, in chat o con un sondaggio, si riportano nel verbale del Board Meeting successivo. Prima dell'invio ogni membro del Board conferma la bozza.
Quando un terzo chiede la prova di una delibera dell'Assemblea — per esempio ESN Italia, per aggiungere un Board Supporter appena nominato alla community nazionale — il Segretario ne fa un estratto del verbale, con il resto omesso.
Quando il Segretario non può verbalizzare, lo fa un altro membro del Board, sul modello che il Segretario prepara.

Attività ricorrenti

Dopo ogni Assemblea: redazione e invio del verbale provvisorio ai Soci, poi del definitivo (vedi I verbali).
Per i turni d'ufficio: programmazione dei turni, che si annunciano su WhatsApp e il cui calendario è su Moon (vedi Ufficio), e raccolta del resoconto di fine turno.
A ogni Assemblea con partecipanti da remoto: predisposizione del collegamento e invio del link.
Ogni semestre: di solito è il Segretario a creare la community WhatsApp che raccoglie i gruppi con gli studenti Erasmus del semestre, e a chiudere quella del semestre precedente.
In continuo: aggiornamento dell'elenco degli Associati, da cui dipende il diritto di voto — che spetta a chi è iscritto nel libro degli Associati da almeno tre mesi; le risposte ai messaggi che arrivano al profilo Instagram della Sezione.
A inizio luglio: chiedere agli uffici internazionali quando arrivano gli studenti Erasmus e internazionali; entro la seconda metà di luglio, prima della chiusura estiva degli uffici, una breve lettera di pre-benvenuto agli uffici delle tre università, e la prenotazione delle aule per il Welcome Day d'autunno e per gli eventi di recruiting.
Fra luglio e agosto: la call per i Buddy e quella per il WG Tessere, e l'aggiornamento dei moduli su Gomry.
L'ultima settimana di agosto: la lettera di benvenuto completa agli stessi uffici; per il secondo semestre, a gennaio–febbraio. Se un ufficio non risponde, gli si riscrive.
Alla fine dell'Anno Associativo: la chiusura del libro degli Associati.
A fine mandato: il report di fine mandato.

Strumenti e accessi

L'account Google dell'ufficio, ufficio@esnmilanostatale.it, da cui si passa a Gomry per l'emissione delle ESNcard. È il Segretario a darne l'accesso a chi fa i turni.
I canali di comunicazione della Sezione, elencati in Canali di Comunicazione. L'accesso alla pagina Facebook della Sezione è legato al Segretario.
L'archivio dei documenti sul Drive della Sezione.
Gomry, di cui il Segretario è amministratore.

Relazioni con altri ruoli

Il Tesoriere: custodisce i documenti contabili che il Segretario altrimenti archivierebbe, e insieme a lui riceve i resoconti di fine turno e coordina le iscrizioni agli eventi.
Il Vice Presidente: insieme tengono gli elenchi degli Aspiranti e degli Attivi.
I Responsabili di Attività e i Responsabili di Sezione agli eventi di Network gestiscono le iscrizioni coordinandosi con Segretario e Tesoriere.
Il Communication Manager opera sulle piattaforme di comunicazione, che restano sotto la responsabilità del Segretario: pubblica sul profilo Instagram, ai cui messaggi risponde il Segretario.
Il Partnership Manager riceve dal Segretario le proposte di partnership arrivate sui canali della Sezione.
Il Presidente tiene il rapporto istituzionale con le università, il Segretario il contatto di tutti i giorni con i loro uffici.
La community dei Segretari di ESN Italia, con le sue call e il Community Meeting annuale, è dove trovano risposta le domande pratiche: verbali, libro degli Associati, Jupiter.

Riferimenti

Statuto di ESN Milano Statale - ETS, art. 21, 25 febbraio 2021 (consultato il 2026-10-02)
Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, artt. 2.2, 2.3.7, 7.2, 11.3, 12, testo approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026 (consultato il 2026-10-03)
Consiglio Direttivo · ESNcard · Gomry · Canali di Comunicazione

Ultimo aggiornamento: 2026-10-21