Regolamento interno di ESN Milano Statale

Il Regolamento interno attua lo Statuto: dove lo Statuto dice che cosa sono gli organi e gli Associati, il Regolamento dice come si diventa Socio, come si gestiscono Ufficio, Working Group ed eventi, e quali figure affiancano il Consiglio Direttivo (Board). Si modifica in Assemblea Ordinaria a maggioranza semplice, e non può contenere disposizioni in contrasto con lo Statuto. La versione vigente è il testo datato 15 maggio 2026, approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026; l'originale è conservato nel Drive della Sezione.

Questa pagina è una sintesi orientata a chi lavora in Sezione, non una copia del documento: quando serve il testo esatto di un articolo, si legge l'originale.

Contenuto in sintesi

Diventare e restare Socio (artt. 1–3)

• Socio Ordinario (art. 1): servono entrambe le cose — la partecipazione a un programma di mobilità presso l'Università degli Studi di Milano, l'Università Vita-Salute San Raffaele o il Conservatorio di Milano (o l'essere studente internazionale che vi svolge un titolo di studio, o la partecipazione a un programma di mobilità non studentesco) e il pagamento della quota.
• Socio Volontario (art. 2): si entra come Aspirante, a seguito di delibera del Board, e contestualmente si viene inclusi nei canali di comunicazione. L'Aspirante non è ancora Socio e non paga la quota fino all'attivazione. Gli elenchi degli Aspiranti e degli Associati Attivi sono tenuti dal Vice Presidente e dal Segretario (artt. 2.2, 2.3.7).
• Per diventare Associato Attivo l'Aspirante deve, entro sei mesi dalla richiesta (art. 2.3.1):
  1. avere partecipato ad almeno due Assemblee, ordinarie o straordinarie;
  2. avere svolto il numero di turni d'ufficio stabilito da delibera dei Soci su proposta del Board (in assenza di delibera vale quella dell'Anno Associativo precedente); attualmente è un turno;
  3. avere collaborato all'organizzazione di almeno un'Attività.
• Chi non ce la fa può non essere ammesso oppure vedersi prorogare lo status di Aspirante (art. 2.3.2); chi è oggettivamente impossibilitato a fare i turni può chiedere l'esonero per iscritto e il Board può disporre un'alternativa (artt. 2.3.3–2.3.4). La nomina a Board Supporter comporta di per sé lo status di Associato Attivo (art. 2.3.6).
• Per mantenere lo status di Associato Attivo (art. 2.4.1), a partire dall'Anno Associativo successivo all'acquisizione: avere partecipato all'organizzazione di almeno due eventi nell'anno e non assentarsi per più di tre Assemblee consecutive senza motivo giustificato. Ne è esonerato, per il primo requisito, chi nell'Anno Associativo ha ricoperto una carica del Board, di Board Supporter o di Garante (art. 2.4.8).
• Lo status decade per recesso volontario, con comunicazione scritta al Board, oppure su iniziativa del Board e con voto dell'Assemblea quando vengono meno i requisiti (art. 2.4.2): prima della fine dell'Anno Associativo il Board propone all'Assemblea di revocare il diritto di rinnovare la quota associativa a chi ha mostrato scarsa partecipazione o impegno (art. 2.4.4). L'interessato riceve comunicazione scritta almeno sette giorni prima e può presentare note scritte a sua difesa; l'Assemblea vota a maggioranza semplice dei presenti (art. 2.4.5). Chi non è in grado di rispettare i requisiti per un periodo determinato può chiedere la sospensione della qualifica anziché perderla (art. 2.4.6).
• Per comportamenti lesivi dell'immagine o degli interessi dell'Associazione, il Board può proporre alla prima Assemblea utile la revoca dello status di Associato Attivo, in alternativa ai provvedimenti disciplinari dell'art. 12 dello Statuto, con un preavviso scritto di dieci giorni (art. 2.4.9).
• Alumnus (art. 3): è una sottocategoria dei Soci Onorari. Serve avere ricoperto la qualifica di Associato Attivo per almeno tre anni consecutivi — oppure per un anno più un anno nel Board — essere stati in regola con le quote per tutta la permanenza, non avere subìto provvedimenti disciplinari, e ottenere il parere favorevole del Board previa consultazione dell'Assemblea. Con la richiesta si rinuncia automaticamente allo status di Associato Attivo. L'Alumnus non è tenuto a pagare la quota, ma può versarla per avere accesso ai benefici degli Associati Attivi (art. 3.5); può in qualsiasi momento tornare Socio Volontario (art. 3.6).

Garanti e candidature (artt. 4–5)

• Per candidarsi al Collegio dei Garanti come Garante (art. 4.2) servono almeno due anni consecutivi da Associato Attivo e un mandato nel Board — oppure un ulteriore anno da Attivo, ma in questo caso la candidatura va approvata dall'Assemblea con i 3/4 dei votanti. Il Garante deve inoltre impegnarsi a non fare più parte della vita attiva in senso stretto: niente obbligazioni per conto dell'Associazione, niente responsabilità di attività, niente attività in conflitto di interessi. L'Assemblea può derogare a quest'ultimo punto con i 2/3 dei votanti.
• Le candidature al Board (art. 5) vanno presentate entro la data fissata dal Presidente nella convocazione dell'Assemblea Elettiva, che deve precedere l'Assemblea stessa: le candidature presentate durante l'Assemblea non sono ammesse.

Quota associativa (art. 6)

• La quota è di 15 €; una volta pagata, al nuovo Socio viene rilasciata gratuitamente la ESNcard (artt. 6.1–6.2).
• Il Regolamento fissa lo status di Socio dal 1º agosto al 31 luglio dell'anno solare successivo, con rinnovo entro il 30 settembre (art. 6.3). La Sezione segue l'Anno Associativo dell'art. 10.5(a) dello Statuto: dal 1º settembre al 31 agosto.

Comunicazione e Assemblee (artt. 7–11)

• Le forme e i canali di comunicazione sono gestiti dal Segretario, che può delegarli ad altri Associati Volontari (art. 7.2). Il Board può rimuovere dai canali chi sia colpito da provvedimento disciplinare, anche in via d'urgenza (art. 7.3).
• L'Assemblea è l'organo sovrano dell'Associazione. Ne assicura il regolare svolgimento il Presidente; in sua assenza, il Vice Presidente o un altro membro del Board delegato dal Presidente (art. 8).
• L'ordine del giorno provvisorio è presentato dal Presidente insieme alla convocazione; ogni Socio può chiedere di aggiungere punti, e il Board può rifiutare motivando per iscritto sulla mailing list. Le modifiche si accettano fino a 24 ore dalla prima convocazione per l'Assemblea Ordinaria e 48 ore per la Straordinaria (art. 9).
• Il voto che riguarda persone è sempre segreto, in entrambi i tipi di Assemblea (art. 10.1). Le deleghe — una sola per Socio, valida per tutti i punti — si presentano per iscritto al Board fino a 24 ore prima dell'apertura (artt. 10.2–10.3).
• La partecipazione telematica (art. 11) si chiede via posta elettronica all'indirizzo del Board prima dell'apertura, allegando la giustificazione: è concessa al massimo due volte a semestre, quattro nell'Anno Associativo; il collegamento lo invia il Segretario. La partecipazione telematica dà diritto di parola ma non di voto — il voto si può però delegare a un Socio presente.

Ufficio e Working Group (artt. 12–13)

• In ufficio si fa prima accoglienza, informazione e assistenza durante il soggiorno, servizi per gli studenti outgoing, gestione delle iscrizioni a eventi e gite, aiuto linguistico. È rigorosamente vietato fornire dati sensibili degli Associati a persone esterne; a fine turno si informano Segretario e Tesoriere di quanto accaduto. La turnazione è gestita dal Segretario (art. 12).
• I Working Group (WG, art. 13) sono gruppi di Soci Volontari, Onorari o Aspiranti che curano un tema unico e ne organizzano gli eventi. Numero e tematiche sono scelti dal Board entrante in base alle necessità: non sono fissati dal Regolamento. Ogni WG ha un Referente, e ogni Socio Volontario deve far parte di almeno due WG.

Board Supporter (artt. 14–18)

• I Board Supporter affiancano il Board nella gestione amministrativa. Il Regolamento individua come tali i Referenti dei WG, il Communication Manager, il Partnership Manager e l'IT Manager (art. 14.2). Sono nominati dal Board previe candidature e ratificati dalla prima Assemblea utile; la carica è semestrale salvo diversa deliberazione.
• Il Referente di un WG (art. 15) gestisce entrate e uscite dei Soci dal gruppo, individua i referenti degli eventi, aggiorna il calendario condiviso, carica i report sul Drive, predispone gli strumenti per le iscrizioni e carica su ESN Activities gli eventi afferenti a una Causa di ESN AISBL (Culture, Health & Wellbeing, Skills & Employability, Education & Youth, Social Inclusion, Environmental Sustainability).
• Il Communication Manager (art. 16) coordina la comunicazione su tutte le piattaforme ufficiali, redige il piano editoriale e assicura la conformità alle linee guida di ESN Italia e ESN AISBL, compresi i requisiti minimi nazionali.
• Il Partnership Manager (art. 17) gestisce e cerca le partnership, segnala quelle in scadenza, predispone i contratti che il Presidente firma, e si coordina con le altre sezioni per le partnership comuni. Assume anche il ruolo di ESNcard Manager, tenendo aggiornato il sito esncard.org.
• L'IT Manager (art. 18) gestisce il sito di Sezione coordinandosi con il Partnership Manager, amministra la suite Google for Non Profit e soddisfa i requisiti informatici minimi di ESN Italia.

Eventi locali, rimborsi, responsabili (artt. 19–21)

• Evento Locale è un'attività organizzata o sponsorizzata dall'Associazione e rivolta ai propri Soci, di norma nel Comune di Milano o in via telematica (art. 19).
• I rimborsi sono la restituzione di quanto speso da un Responsabile Attività per un evento formale, e sono disciplinati da una delibera adottata dai Soci a maggioranza semplice, su proposta del Board, valida fino all'elezione del Board successivo; in assenza vale quella dell'anno precedente (art. 20).
• Il Responsabile Attività è designato dal Referente del WG di riferimento e dirige la fase organizzativa e quella operativa (art. 21). Fra i suoi doveri: avvisare per tempo se non può portare a termine il compito, presentare al Tesoriere il piano finanziario preventivo e consuntivo se l'attività non è gratuita, curare le comunicazioni ai Soci, gestire le iscrizioni con Segretario, Tesoriere e Referente del WG, vigilare sulla condotta di chi lo coadiuva e redigere un report da condividere con i Soci Volontari.
• Il Referente di un viaggio è un Responsabile Attività a tutti gli effetti e può essere coadiuvato da accompagnatori designati dal Board o dal Referente WG. Il mancato rispetto dei doveri può configurare violazione dell'art. 12.2 dello Statuto e comporta comunque la perdita del diritto al rimborso per quell'evento.

Eventi di Network (artt. 22–25)

• Per i Soci Ordinari (artt. 22–24): a un evento organizzato o patrocinato da ESN Italia o ESN AISBL i Soci Volontari possono assumere il ruolo di Responsabile di Sezione (RS), che si relaziona con l'Organising Committee, organizza trasporti e alloggio, presenta al Tesoriere il piano finanziario, gestisce le iscrizioni e invia un report a conclusione. Gli accompagnatori sono Responsabili Erasmus (RE) e coadiuvano l'RS. Le candidature sono aperte dal Board, che poi nomina.
• Per i Soci Volontari (art. 25): la Sezione è rappresentata da Delegati di Sezione scelti fra i Soci Volontari o Onorari, anch'essi per candidatura. Per le Assemblee Generali di ESN Italia in occasione della Piattaforma Nazionale gli Associati Attivi possono partecipare anche a titolo personale (Partecipante a Titolo Individuale, Fee Relax, Board Supporter nazionale, posti riservati al Consiglio Direttivo Nazionale), informandone il Board.

Espulsione e rinvio (artt. 26–27)

Nel procedimento disciplinare dell'art. 12.5 dello Statuto, la facoltà di replica e appello ai Garanti si esaurisce entro dieci giorni dalla notifica del provvedimento; è valida anche la rinuncia scritta anticipata. Per tutto il resto si applicano le norme dello Statuto.

Nota sulla numerazione. Nel testo del 15 maggio 2026 la numerazione degli articoli 19–21 non è allineata: l'articolo intitolato Rimborsi porta il numero 20 ma numera i propri commi 19.x, quello intitolato Responsabile attività porta il numero 21 ma numera i commi 20.x, e il numero 21 compare due volte (Responsabile attività e Viaggi). Anche l'art. 17.1 elenca due lettere (c). Nel citare questi articoli conviene indicare anche il titolo, non solo il numero.

Rilevanza per la Sezione

• È il documento che risponde a "cosa devo fare per…". Diventare Attivo, restare Attivo, candidarsi Garante, farsi rimborsare, portare una gita: le condizioni concrete stanno qui, non nello Statuto.
• Definisce le figure che lo Statuto non conosce. Referenti WG, Communication Manager, Partnership Manager e IT Manager esistono in forza dell'art. 14: le loro pagine su questa wiki descrivono ciò che il Regolamento assegna loro, e cambiano quando cambia il Regolamento.
• I Working Group non sono fissi. L'art. 13.4 lascia numero e tematiche al Board entrante. Una pagina di questa wiki che elenchi i WG documenta un mandato, non una struttura permanente, e va datata.
• Due requisiti sono rimandati a una delibera annuale: il numero dei turni d'ufficio per diventare Attivo (art. 2.3.1(b); attualmente uno) e la disciplina dei rimborsi (art. 20.2). Chi cerca la cifra esatta deve guardare la delibera in vigore, non il Regolamento.

Collegamenti

• Regolamento interno di ESN Milano Statale - ETS, testo del 15 maggio 2026 approvato dall'Assemblea il 20 maggio 2026 (consultato il 2026-10-06) — testo vigente, conservato nel Drive della Sezione. Non è ancora pubblicato a un indirizzo consultabile da chiunque; il collegamento verrà aggiunto quando lo sarà.
• Statuto di ESN Milano Statale — la norma di rango superiore.
• Il percorso di un Associato — lo stesso percorso raccontato dal punto di vista di chi lo compie.
• Working Group · Board Supporter · Ufficio · Struttura · ESN Activities

Ultimo aggiornamento: 2026-10-06